使用word 的“邮件合并”批量生成文档

使用word 的“邮件合并”批量生成文档

1．准备数据材料

在进行邮件合并之前，首先要制作一个数据文件。以Excel格式为例，要求第1行为字段名，下面为数据区域

2．Word主文档编辑

用Word 2003制作一个页面大小为1/4 A4纸尺寸的文档，并输入相应的内容。

3．打开邮件合并工具栏

视图→工具栏→邮件合并，使之处于选中状态，邮件合并工具栏就要显示在Word窗口区内。4．设置数据源

首先点击“设置文档类型”按钮，查看一下邮件合并的文档类型，这里可以选普通Word文档（根据自己的实际需要选择适当的类型）

5．设置数据源

浏览打开在第1步编辑好的Excel工作簿，并选择数据所在的工作表

6．查看收件人

点击“收件人”按钮，以查看数据是否正确，如果不正确，重新按第5步操作。在源数据更新时，也可以在弹出的“邮件合并收件人”对话框中，点击“刷新”按钮，

7．插入数据

将光标放到要插入姓名的位置，点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，并在弹出的

“插入域”对话框中，选择“姓名”域，插入，关闭对话框。

插入后，如下图所示，在原光标处出现“《姓名》”。

用同样的方法插入其他域，最终形成如下效果

8．查看合并数据

点击“查看合并数据”按钮，文档中的域就会变为相应的第1个记录的相应数值，如图

从查看结果看，日期和时间格式显示得不理想。恕我愚笨，没有找到解决办法。本案例中，由于考试时间均一致，直接输入相应的字符，不必插入域。这里主要是想通过插入日期和时间域，以便与各位探讨交流，看谁有什么比较好的办法来解决。

如果各考生考试时间不一致的话，我的建议是在源数据Excel表上进行修改，分别将月份、日期等存为单独的字段，从而实现按规定格式输出。

另外，如果要对插入的域进行格式调整，如修改字号、字体、段落对齐方式等，都与普通的Word相同，没有必要在这儿说明了。

另外，利用工具栏上的浏览记录按钮组，点击如图所示的某一按钮，可以查看或查找各记录的情况。

9．合并输出

合并后的文件输出有以下三种方式。

⑴合并到新文档：即产生一个包含所有记录的新文档，每页包含一个记录的信息。

⑵合并到打印机：直接将合并的结合输出到打印机，进行打印输出。

⑶合并到邮件：可以实现邮件批量发送的效果。

这里选合并到打印机。

10．虚拟打印输出

在弹出的打印对话框中，选择一种虚拟打印机，FinePrint。在FinePrint打印上打印的效果如下图所示。

11．实际打印

在设置并检查无误后，就可以在上面FinePrinter窗口下部的打印机下拉列表中选择实际的打印机，并打印输出出来。上一页