02文件信息控制程序

文件信息控制程序

编制：

批准：审核：文件编号：SDRF/CX/02 文件版本:B/0 发布日期:2018/01/01 生效日期:2018/01/01

1、目的

严格管理与质量、环境、职业健康安全管理体系有关文件，确保文件是适宜的、充分的和有效的；确保所有管理体系有关的文件均处于受控状态，防止误用。

2、适用范围

适用于质量、环境、职业健康安全管理体系有关的所有文件的控制。

3、职责

3.1 办公室是管理体系文件的归口管理部门，负责文件的发放、回收、借阅、使用、更改、归档等管理和控制。

3.2管理者代表负责组织编写程序文件、管理手册并审核管理手册，批准程序文件。

3.3总经理负责批准、发布管理手册。

3.4该要素主管部门负责编制对应的程序文件。

3.3 技术部负责产品技术文件的编制、更改、管理和控制。

3.4 各部门管理性作业文件由各主管部门负责编制、保管、管理和控制。

4、工作程序

4.1文件的分类

4.1.1分类

管理体系的文件结构分为三个层次：

第一层次：《管理手册》 (包括质量、环境、职业健康安全方针和目标)；

第二层次：《程序文件》；

第三层次：管理体系第三层次文件,包括：

a) 管理文件：包括管理标准（制度）、工作标准（岗位责任制和任职资格要求等）、质量计划、环境、职业健康安全管理方案、各部门记录表格等；

b) 技术文件：包括技术标准、产品图纸、设计和开发文件、工艺规程、作业指导书、操作规程和检验规范等；

c) 外来文件：如从顾客和供方处得到的文件、国家的法规、标准等。该类文件具有法规性、强制性和协调性的作用。

d)特殊类型的文件：各种记录。

4.1.2文件分“受控”和“非受控”两种文件状况：

a) “受控”文件：凡组织内部与质量环境职业健康安全管理体系运行紧密相关的文件必须“受控”。受控文件加盖“受控”印章，并注“发放号”；

b) 非受控文件：为组织宣传需要外发的文件，对其不受更改控制。“非受控”文件只注明“分发号”。

每个部门有唯一的文件分发号，使用者按照规定的发放号码使用，分发号分配：最高管理层，01；办公室，02；技术部，03；生产车间，04；销售部，05；质检部，06；采购部，07；财务部，08；生产部，09；安环部，10设备部，11物资部，12。

4.1.3记录的媒介形式

主要以书面的表格形式，也可呈现其它形式：如电子媒体、日记、顾客反馈、批示、样品、文字、照片、胶片、图表、音像制品、磁盘和光盘等形式。

4.1.4 记录的分类

a) 管理体系运行记录：如管理评审记录、产品要求评审记录、供方评价记录、纠正和预防措施记录、内外部质量审核记录、培训记录等；

b) 与产品/服务有关的要求的记录：如质量计划相关记录、设计和开发记录、工序控制记录、产品标识记录、产品的监视和测量记录、不规范服务、不合格品控制记录、顾客投诉处理记录、不合格品控制记录、外来有关产品质量的反馈记录、统计记录等；

c）供方记录

产品证明书、检验报告、化验单等。

d)与环境、职业健康安全有关的记录：如环境因素识别评价表、危险源辨识风险评价表、事件调查分析报告等。

4.2文件化信息编号标识

4.2.1文件的编号

a)管理手册编号：SDRF/SC/XXXX/X/X，其中： SDRF为企业代号；SC为手册缩写； XXXX为编号；X为版本号；X为第几次修订。

b)程序文件编号： SDRF/CX/X X，其中：SDRF为企业代号；CX为程序文件缩写；XX为顺序号（如01、02等）。

c) 体系三级文件：SDRF / BM/ GL或JS或GY或JY/ XX，SDRF:企业代号，BM部门拼音首字母，XX为文件序号，GL为管理制度拼音首字母；JS为技术拼音首字母；GY为工艺拼音首字母；JY为检验拼音首字母。

关于三级文件部门的编号：ZG/最高管理层，BG/办公室， JS/技术部，XS/销售部 ZJ/质检部，SCCJ/生产车间，AH/安环部，设备部，SB，CG/采购部，CW/财务部，SC/生产部，WL/物流部。

d)外来文件保持原来编号，无原编号则以收到的年月日为编号。

4.2.2 记录的编号标识

4.2.2.1 记录标识以编号方式：SDRF/CX/XX/XX, SDRF为企业代号；CX为程序文件缩写；XX为程序文件号；XX为本程序记录顺序号（如01、02等）。

4.2.2.2记录标识可用纸张颜色和表格颜色。

4.3 文件的编写与审批

4.3.1《管理手册》由管理者代表组织编写,管理者代表审核，总经理批准。

4.3.2《程序文件》和第三层次文件由相关部门编写，管理者代表审核，总经理批准。

4.4文件的发放

文件批准后，办公室加盖红色“受控”章，按管理者代表批准的【受控文件清单】的发放范围进行发放，接收文件的部门或人员在【文件发放回收记录】上签名。

4.5 文件的更改

4.5.1文件需要修改时由更改提出部门、负责人填写【文件更改申请单】，交审核人批准后实施更改。

4.5.2办公室文件管理员按【受控文件清单】、【文件发放回收记录】的名单更改、发放文件，及时收回作废的文件。作废的文件若需保留或销毁，文件管理员填写【文件处理申请单】，经批准后由文件管理员保留或销毁。

4.6 文件的执行与使用

4.6.1责任部门按文件规定，履行对文件要求的活动进行指导和控制的职责和权利，确保文件的有效实施，并达到预期的效果。

4.6.2 所有使用区域，所需的各级管理体系文件必须及时充分，并为有效版本。

4.6.3 对任何需保留的失效或作废文件（包括已存档的文件），应作出明确“作废保留”或“作废存档”标识，以免误用。

4.6.4 现场所使用的文件必须标识清晰，文件特征易于识别和检索。

4.7 文件的换版、作废与销毁

4.7.1 多次更改或大幅度更改的文件经评审确认后应进行换版。

4.7.2 作废文件按登记回收并记录，作废文件应加盖红色“作废”印章。如需作资料保留的文件，加盖红色“作废保留”印章方可留存。由相关部门主管填写【文件处理申请单】，经管理者代表批准后隔离保留。

4.7.3 对要销毁的作废文件，由办公室填写【文件处理申请单】，经管理者代表批准后销毁。

4.8 外来文件的识别和控制

4.8.1外来文件：由文件相关主管部门识别其适用性：

a) 直接引用的各类外来文件，由各部门经理审查后交由办公室编号、登记、发放。

b) 有关法律法规等外来文件的控制，执行《合规义务管理程序》。

c) 由相关主管部门负责在“外来文件”上确认盖“受控”章，表示对外来文件的确认，并送办公室登记在【外来文件清单】中供借阅或按规定发放。

4.8.2 技术部负责搜集相关的国际标准、国家标准、行业标准的最新标准加盖“受控”印章，发放到相关部门使用，并回收旧标准。

4.8.3 控制：应确保有关法律、法规和顾客文件、供方文件的有关版本。接收/归档部门应确保通过适当途径及时获得有效版本的信息，并及时得到有效版本的文件。

4.8.4 应注意外来文件，来源处的联系和最新动态，对“外来文件”进行跟踪识别，以确保使用适用的“外来文件”。一旦发现失效，立即从现场撒出，并在【外来文件清单】上注销。

4.8.5 “外来文件”涉及到顾客提供的文件有知识产权时，应保护顾客的知识产权。

4.8.6 为保持外来文件的有效性，各责任部门经理应对外部文件的有效性进行审