文件编写与管理规范标准

文件编写及管理规范标准

1目的

为规范公司各类文件（如制度、流程、通知、规范等）的管理，对各类文件的编写、管理予以标准化，结合公司实际情况，特制定本规范标准。

2范围

本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。

3职责

3.1各职能部门：负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。

3.2行政部：负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。

4定义

本标准所述的文件主要包括四大类：管理制度类文件（含：标准、规范、管理办法、手册等）、流程 / 表单类文件、人事任命类文件、通知类文件（通报、公示、表彰等）。

5管理规定

5.1管理制度类文件（除财务类）：

5.1.1 “管理制度”定义：具有强制性的要求，由公司各职能部门编制，并经公司审批后下发各

部门（门店）执行。财务类文件的编制要求详见 5.2 的约定。

5.1.2编号规则等要求：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。

编号规则文件的命名编排样式由“企业标准代号”、“企业名称代号”、“标准分类

采用“编号 +文件名”组合的参见附件1。

号”、“标准功能代号”、“标准顺序号”和“标准批准年

方式予以命名，例：具体明确规定制度文件的内代号”组成。

Q/PRG-MDF-21-2019 文件编容框架、页面设置、字体规例：本标准《文件编写及管理规范标准》编号为：

写及管理规范标准。范等。

Q/PRG-MDF-21-2019 。

备注：

1、各职能部门编制的公司管理制度类文件务必按照以上规则予以编号，提报公司审批同意后方可发布生效，并抄送行政部

存档管理。

2、编号中所述的字母分别表示的含义说明如下：①“Q”为企业标准代号；②“PR”为企业名称代号，与企业标准代号之

间以斜线“ / ”分开；③“G”为标准分类号；④“MDF”为公司标准代号，即“ ###”（若是“ ###”的文件，则以“ HSH”

表示）；⑤“ 21”为本规范标准的文件代号，后续编制发布的管理制度，以此类推；⑥“2019”表示本规范标准编制的批准年代号，即2019 年。

5.2财务类文件（制度、规范、手册等）：

5.2.1定义：

①财务制度：具有强制性要求的有关财务制度，经公司审批后下发各部门执行；

②财务规范（总部）：由财务部起草，经审批后下发，对总部各部门具有强制性要求的规范；

③财务规范（门店）：由财务部起草，经审批后下发，对门店具有强制性要求的规范；

④财务操作指南：根据业务需要，经审批后下发，具有指导性、但不具有强制性要求的具体操

作指南；

⑤专项操作手册：根据项目需要，经审批后下发，对具体项目（如软件系统等）操作具有指导

性的手册。

5.2.2编号规则等规定：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。

项目编号规则编号示例文件名规则备注财务制度参照本标准 5.1的规定编号 +文件名财务规范（总部）MZ+CWGF+ 三位流水号 +年份MZCWGF0012019编号 +文件名

财务规范（门店）MM+CWGF+ 三位流水号 +年份MMCWGF0012019编号 +文件名

流水号：按照所有规范总财务操作指南M+CWZN+ 三位流水号 +年份MCWZN0012019编号 +文件名体流程，不按照每年重启

MDF+ 项目简写 + 三位流水号 +

专项操作手册MDFABKSC0012017编号 +文件名

年份

5.3 流程 / 表单类文件：

编号规则文件的命名编排样式

以编号“ Q/ PRG-MDF-21/F01-2019 ”为例，

参见附件 3。

其表示为对应管理制度采用“编号 + ##流程 / 表”方式组合的流程图须根据具体的操作或管理流程方式来命名： Q/PRG-###-21/F01-2019绘画流程图。输出表单是指对应流程中

“Q/PRG-MDF-21-2019 ”的流程 / 表单，序

号为 F01。

培训管理流程图。有涉及表单的，需要将表单列出；备注

说明是指对应流程的补充说明。

备注：

1、编号中所述的字母分别表示的含义说明参见本标准 5.1 。

5.4任命书类文件：

5.4.1编排样式：参见附件4，须为红头文件。

5.4.2编制发布：由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布，按序编号并存档管理。

5.5通知类文件：

5.5.1编排样式：参见附件5。通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料。

6其它

本办法由行政部负责制定、实施、修改和解释，经批准后实施，修改时亦同。

7生效

本制度由公司总裁办批准后生效，自颁布之日起执行。

8附则

8.1制度类文件样例：Q/PRG-MDF21/F01-2019×××××管理制度

8.2财务类文件样例：MZCWGF0012019###财务规范 - 基础规范

8.3流程/表单类文件样例：Q/PRG-MDF21/F01-2019 培训管理流程图

8.4任命类文件样例：Q/PRG-MDF21/F03-2019 关于×××任命

8.5通知类文件样例：Q/PRG-MDF21/F04-2019 关于×××××的通知

××××××管理制度1

1目的

2

×××××××××××××××××。

2范围

2.1 ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

（序号后空一个半角格，序号也用中文半角模式）

2.2

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

⋯⋯（用 WORD 版本空格 4 个半角格，相当两个中文字距离）

3职责

×××××。（空格不动时按SHIFT+ENTER后可以空格）

4××××××××

4.1 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（如果还有不整齐地方用

格式刷）

4.2 ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

5××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

6××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

7解释权

××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

8附则

8.1 Q/PRG- ××- ××/F01-2012 《培训管理流程图》

1标题：黑体三号，段前 1 行，段后0.5 行，固定行距18 磅。