合资公司企业标准采购管理制度

合资公司企业标准采购管理制度

1 范围

本标准规定了采购物料价格的确定、采购合同的签订、储备物资采购审批、采购信息系统操作平台操作要求、采购履行及货款结算等工作要求。

本标准适用于制冷事业本部。

2 引用标准

无

3 定义

本标准采用下列定义。

3.1 期货类物料

指铜管、铝箔以及用外汇结算的进口物料。

3.2 储备物资

采购周期较长、市场供应紧俏或受生产能力所限无适量储备将无法满足旺季生产需求的长线物资，包括压缩机、两器、铜管、铝箔、芯片、商用空调进口物料。

4 管理内容

4.1 流程图

4.1.1

4.2 采购周期的确定

4.2.1 根据各类物料生产、运输周期的不同，制定合理、科学的采购周期，严格按采购周期向供应商下达订单。

4.3 编制采购订单

4.3.1 大宗原材料及采购量价值大的物料，根据供应链管理部制定的供货比例和生产计划，每月25日前编制下月度供方意向采购订单，供应链管理部会签后，发供方；

4.3.2 一般类物料及大宗原材料等物料的日常订单，由采购主管

根据供方意向采购订单和供方供货比例通过采购平台向供方传达。

4.3.3 采购订单的下达，采购主管应下达应考虑到我司需求计划

和供方的生产、交货周期，采购提前期尽可能按物料分类一览表中规定执行，以确保采购物料满足生产需求。

4.3.4 储备物料的采购订单下达按《物料储备管理办法》执行。

4.4 采购订单下达

4.4.1 经批准的采购订单由采购业务部门通过传真或电子邮件、

采购平台的方式传递至供方。

4.4.2 采购订单需经供方评审并由授权人员签字确认后正式生效。

4.4.3 打印两份采购订单交财务管理部门核实后盖公司印章，然

后交供方签字盖单位章，双方各留存一份备查。

4.5 供应商采购订单确认

当天下达的采采购订单，如供应商无法执行的必须有当天以书面报告回复，如无提出异议视作同意。

4.6 订单跟踪与例外信息维护

4.6.1 采购业务部门检查采购订单的履行情况，督促供应商按质、按量、按期供货。

4.6.2 采购订单履行过程需调整供货量和供货期时，由生产部采购主管通过采购平台，通知供方建议取消或延迟订单。

4.6.3 供方未对建议取消或延迟订单提出异议视作同意。

4.6.4 对未按采购周期下单，从而造成供方供货不及时的，采购主管应承担供货不及时造成待产或停产的损失

4.6.5 对于供方按我司订单需求交货的物料若因我司计划变更或其它物料不能到位需退供方的,由生产部采购员与供方协商解决。协商不能处理的交供应链管理部协调处理。原则上由计划变更方承担已出具收料单（领用）的合格物料经济损失。

4.6.6 供方不能按质、按量、按期供货时，分别按《合作协议》执行处罚。

4.7 订单关闭

4.7.1 供方按量、按期送货到仓库，由仓库管理部门核实后在供方“送货单”上签名暂收。

4.7.2 暂收物料经进货检验合格或虽不合格但同意回用，由仓库管理部门打印“外购件收料单”，订单至此关闭。

4.7.3 暂收物料经进货检验不合格需退货时，订单仍未关闭。

4.7.4 订单关闭后并不免除供方物料在使用过程中出现质量问题时的责任，具体按《合作协议》执行。

4.8 采购货款结算与支付

4.9 采购平台操作管理

4.9.1 生产部采购主管在每天早上8：30～下午3：00向供方发出“送货通知”，不同的物料送货通知发出的时间有所不同。要求供

方与采购主管沟通，确定送货通知发出的时间。供方自采购主管发出送货通知至当天下午5：30之间回执完毕。如下午5：30还未回执，视为放弃订单。

4.9.2 每个物料的初始状态都为“待确认”，供方可通过查询，对新产生 __进行确认和拒绝。供方拒绝通知，需要在“说明”中给出拒绝的原因及能够满足到货的时间和数量。

4.9.3 当采购计划变更临时产生物料需求时，由工厂相关人员电话通知供方，由供方根据工厂的要求在采购平台中自制“送货单”。

4.9.4 供方送货依据是送货通知，供方确认送货通知后以“送货单”的格式向采购工程师报货，作为收货的唯一凭证。如供方未满足上述要求，可要求其将货留下，回去打电脑单或在工厂送货单打印室打单。

4.9.5 供方根据送货通知，自行决定是送往配套仓还是外租仓亦或从外租仓转往配套仓。

4.9.6 如供方没有电脑或由于各种原因不能正常使用电脑或不能上网，需方暂设一区域给供方使用，方便供方进行相关在线采购业务处理。

4.9.7 在系统运行出现异常情况时，以从系统下载并打印的“送货单”为物料交接的主要凭证，同时仍保留传统的手工“送货单”的形式作为应急措施。各供应商积极组织必要的硬件到位，并指定相关人员跟进系统异常情况处理，发现问题立即反馈。

5 相关文件

无

6 记录

——采购订单

——“外购件收料单”

——一次性采购申请表

内容仅供参考