采购及供方控制程序

1.目的

对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求。

2.适用范围

适用于对所需的原材料、设备、附件采购及供方的控制过程。

3.职责

供销部(采购)

3.1.1负责按公司的要求组织各相关部门对供方进行评价，建立供方档案。

3.1.2负责根据各部门物资采购计划，执行采购作业。

技术部负责编制采购物资技术标准。

质量部负责对与产品有关的采购物资（原材料、附件、辅料、外协加工）的进货验证。

财务部负责制定仓储物资的库存标准。

技术部、生产部、质量部本着谁出图/计划，谁检验的原则负责对工装模具、设备配件等的进货验证。

4.工作程序

采购物资的分类

4.1.1采购物资分三类：

A类物资：构成最终产品的主要部分或关键部分，或直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资。如设备、产品原材料、中心螺栓、衬套等。

B类物资：构成最终产品非关键的批量物资，它一般不影响最终产品的质量或即使略有影响，但可采取措施予以纠正的物资。如产品辅料、油漆、塑粉、钢丸等。

C类物资：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如一般包装材料等。供方选择与评价

4.2.1初步考察：

4.2.1.1供销部(采购)门根据需要从各种渠道了解市场情况、行业信息，收集相关的供方资料，对提供A、B 类物资的供方由供销部(采购)对其进行初步考察，考察内容包括：

a) 是否通过质量管理体系认证，具有较强的质量保证能力；

b) 产品工艺技术是否合理，生产、检测、试验设备是否齐全；

c) 是否具有较强的设计开发能力；

d) 企业生产经营及财务状况是否良好；

e) 产品价格是否合理及售后服务情况等；

f）生产能力是否满足我公司年度经营计划和月度经营计划的需求。

4.2.1.2通过上述考察，填写《供方调查表》，符合上述要求的列入潜在供方名录；C类物资供应商可直接纳入潜在供方名录。

4.2.2审核与评估

4.2.2.1 经初步考察合格后，供销部(采购)组织技术部、质量部、生产部、办公室等相关部门对A、B类物资的潜在供方进行现场审核和评估，现场审核内容包括：质量管理体系运行情况；实物质量；财务状况；产品研发能力；工艺保证能力；交付服务能力等。

4.2.2.2以下供方优先考虑:

A.经顾客批准的合格供方。

B.通过OEM或第三方认证机构的认证。

C.能达到规定的质量要求，能按规定的数量、时间交付，有合理的报价和提供优质的服务。

4.2.2.3 上述审核合格的供方，经相关部门综合评估后，合格的进行样件认可，不合格的淘汰。

4.2.3样件认可

4.2.3.1 供销部(采购)组织对A、B类物资的供方进行样件和小批量认可，质量部负责组织技术部、生产部对其进行检验验证，根据样品检验报告做最后确认。

4.2.3.2顾客对PPAP有要求时，供销部(采购)负责向供方收集PPAP资料，具体按《生产件批准控制程序（PPAP）》执行。

4.2.4纳入合格供方

4.2.4.1样件检验及小批量试用或试装合格后，经相关部门综合评价确认后，供销部(采购)纳入《合格供应商名单》，原则上每种物品应有两家以上合格供方。

4.2.4.2 合格供方名录由总经理批准后正式生效。

4.2.5建立档案：供销部(采购)建立合格供应商档案。内容包括：供应商简介、调查表、供应商供应产品明细表、质量技术协议/技术保密协议、营业执照/生产许可证/法人代表证、二方审核报告/三方审核报告等。

4.2.6 供方监控及评价

4.2.6.1供方的绩效从以下指标进行监控：

交付产品的质量；

对顾客造成的中断干扰，包括现场退货；

交付计划表现（包括发生的超额运费）；

与质量或交付问题有关的特殊状况的顾客通知；

供方过程的绩效。

4.2.6.2供方业绩评价

1）供销部(采购)组织相关部门每月根据4.1.6.1的要求对各供方进行业绩评价，完成《供方供货业绩表》。

2）由供销部(采购)在每年年初制定《年度供应商评审计划》，保证每年至少一次组织技术部、质量部、生产部、办公室等相关部门对合格供方进行评价，不合格的取消其合格供应商资格。

4.2.6.3根据业绩评价结果，由供销部(采购)与供方沟通，要求其进行整改并跟踪其整改情况。

采购过程

4.3.1采购计划的制定

4.3.1.1财务部组织制定《仓储物资的安全库存标准》，各部门应根据月度营销计划、营销调度令、合同需求，结合安全库存标准提交采购计划，经分管领导批准后报供销部(采购)。

4.3.1.2采购计划/请购单中应明确规定采购物资名称、规格数量、到货日期等内容，必要时可指定供方。

4.3.1.3采购计划修订时，应补充或重新填写《请购单》然后经供销部(采购)部门负责人审核，报分管领导批准。

4.3.2采购的实施

4.3.2.1供销部(采购)接到采购计划后，按物资的缓急，根据《合格供应商名单》并参考市场行情及过去的采购记录或厂商提供资料，采用纵向比价与横向比价相结合方式最终选择供应商。当顾客要求时，《合格供应商名单》经顾客批准，对于客户指定供应商的情况，并不免除本公司确保采购的产品质量的责任。

4.3.2.2技术部负责制定采购物资标准及《产品工艺定额表》。

4.3.2.3供销部(采购)与合格供应商签订《价格协议》（原材料除外）时，其

内容需经总经理审核、董事长批准后，由供销部(采购)负责人进行合同的签署；原材料的协议直接由董事长审核批准。

4.3.2.4由供销部(采购)为供方提供必要的采购策划资料，如采购计划和采购承诺，做好交货能力的持续评价，确保供方具有100%的按时交付能力。4.3.2.5第一次向合格供方采购A类和B类时，应签订《采购合同》，明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件，违约责任及供货期等。

4.3.2.6供销部(采购)应按采购文件和《合格供应商名单》（零星采购辅助物资除外）采购A类和B类。

4.3.2.7临时采购的要求：因临时性需求需要在非合格供方采购时，由各部门填写临时采购申请单，经使用部门负责人签字确认，报总经理审批执行，使用部门对临时采购产品进行检验。

采购信息

4.4.1采购信息应表述拟采购的产品。

A.对产品型号、规格及质量要求（可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件）。

B.对产品的验收要求。

C.其它要求，如价格、数量、交付等。

4.4.2 由技术部和供方签订技术协议，质量部签订年度质量协议，内容应包括技术质量要求、质量检验方法和职责(如供方提供检验报告中的项目的规定、检验标准等)。对A类物资要求供方至少每半年一次提供第三方证明（如外部实验室结论、第三方认证机构认证等），对A、B类物资必须随附供应商内部检测报告。

4.4.3 采购信息的形式

4.4.3.1对A类重要的采购产品供方，应包括：