高峰论坛会议执行手册

会议主题、会议时间、会议视觉、会议行程及内容、会议物料、会议场地、人员分工、费用
会议传播物料的设计及制作、车辆、机场接待、新闻发布会、联盟会议、晚宴、文艺节目、会 后休闲活动 前期传播、车辆、新发会、联盟会、晚宴及文艺表演、会后休闲活动、其他物料、操作细节、分工 前期传播、会场布置及调试、
机场迎接、酒店接待、新闻发布会、联盟会议、晚宴及文艺表演、会后及休闲活动
新闻发布会
携手共进 健康中国 联盟会议
晚宴 及 文艺表演
会后休闲活动 其他会议物料 会务管理操作细节
分工职责 其他临时提及
内容 内容及媒体 迎接方式 邀请媒体 活动内容与形式 活动所需物料 各级别与会人员的数量、特殊要求 活动内容及形式 活动所需物料 配套方案 菜单内容及数量 划分区域的位置及形态 桌子的摆放形态与数量 活动所需物料 配套方案 节目单 某游乐中心、莫斯科大剧院、刘老根大舞台、观看专场电影、卡拉 OK 物料详见物料清单
备注 贵宾专用行车道 根据嘉宾等级设置专车
负责人
贵宾出站道 根据嘉宾等级设置专车
注明离哈的时间与方式
接风宴由会议管理员告知活动内容
预留出第四五排的座位给记者 记者到场签到时发放新闻稿 提前 30 分钟发给其讲话稿
9
携手共进 健康中国 联盟会议
晚宴 及 文艺表演 会后
15:32 嘉宾讲话
15:35 礼仪人员将联盟标志物展示到会议台前台
15
活动物料
序号 负责人
所属区域 嘉宾邀请 酒店外布置物料
酒店大堂 通道
布置物料
签到处物料
新发会会议厅 布置物料
名称 邀请函 入口活动欢迎背景板 横幅 停车指示牌 会场入口指示牌 会场外的展架(待定) 酒店水牌 大堂活动指示牌 活动宣传牌 活动展位（其他企业自行准备） 签到背景板 签到台 签到台卡 签到本 签到笔 胸花 胸卡 签到台花 通行卡 笔 水（小瓶） 背景板 宣传牌 座位分区指示牌 嘉宾座位台卡 场内提醒牌（关闭手机等贴牌）
邀请函附介绍文字，概述会议时间、地点和内容与流程
各企业设置专职人员，以专业的、礼仪的、规范的行为直接邀请与会人员
注意与会人员的细节要求
会议厅
场内布置设计
场外布置设计
会议灯光方案设计
备注
可参考新发会的邀请媒体详见附件 数量待定 数量待定 通过前期邀请环节确定后再行定夺
建议邀请媒体明细表见部分 暂定为奇星药业的产品 详见物料清单 详见物料清单 需带有会议主视觉 详见物料清单
电视、报纸、广播、网络
灯光音响 上菜顺序 如：服务、气氛方案灯光音响抽奖
7
会前执行事务
时间
工作项目
前期传播
会场布置及调试 会场布置及调试
内容 电视——企业形象专题片 报纸——企业品牌故事 广播——企业品牌传播 网络——综合或筛选上述部分内容 新发会 会场搭建布置、监控 铺设并调试音视频设备 验收设计效果 会议厅 会场舞台搭建布置、监控 会场桌椅形象造型布置 验收设计效果及安全性 铺设并调试音视频设备 铺设并调试灯光 宴会厅 会场舞台搭建布置、监控 宴会桌椅形象造型布置 验收设计效果及安全性 铺设并调试音视频设备 铺设并调试灯光等文艺节目所需的物料 另外 会议厅与宴会厅之间空间的视觉布置
邀请媒体
选择新发会结束后赠送的礼品
南北战略联盟标志揭幕仪式 新闻发布会
场内设计 场外设计 发布会所需音视频文件及设备的形象包装
发言稿等
嘉宾、记者进入联盟会的路线及秩序设计
携手共进 健康中国
人员邀请
联盟会议
设计制作精美的邀请函书面邀请与会人员，邀请函
邀请函形式设计需突出本次会议主题、会议风格、会议基调
提前获悉参与活动的大致人数
10
休闲活动
对于参与休闲活动的嘉宾按原计划进行 对不参与休闲活动的嘉宾设置车辆停放于指定停车场随时接送其出行
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会后事务
时间
工作项目
欢送嘉宾
撤展
感情沟通
会后总结 会后报销
内容 根据此前获知的离哈的方式及时间时段用此前确定的车辆送走嘉宾 等候及途中安排饮料等细节服务
把嘉宾各自的照片整理给予嘉宾 对重要来宾进行感谢 提供物料照片总结 提供媒体报道等照片及文字的总结
会议主题、logo、邀请信文字 饮食荤素禁忌、抵哈时间及方式
详细布置及要求参见物料清单 详细布置及要求参见物料清单 灯光颜色强弱，配合节点
责任人
5
晚宴 文艺表演 会后休闲活动
会议音响方案设计 宴会厅 场内布置设计 场外布置设计 会议灯光方案设计 会议音响方案设计 另外 会议厅与宴会厅之间空间的视觉设计 换场顺序、秩序设计 由广药方拟定菜单要求 酒店制定菜单 靠近前台的数桌为领导区、后排为其他与会嘉宾区 领导区按照重要程度、饮食要求再次划分为数个区域 他嘉宾区按照区域、性别、特殊要求砸此划分为数个区域 与演出服务商沟通洽谈，设计节目单 演出气氛营造方案设计 灯光 音响 抽奖环节 活动设计 活动场地包装设计 活动服务人员设计、安排 活动所需物料设计、采购、运输 活动所需费用
17:40 礼仪人员就位，结束时引导嘉宾退离会议厅，进入宴席厅
会中服务及管理细节
会议间歇由酒店服务员递送茶点
时刻留意现场情况，随时准备应对突发情况
温度、卫生、现场秩序
嘉宾入场前为每桌设置冰雕花(设置托盘防止冰体融化)
部分礼仪人员引导重要嘉宾、媒体记者入座贵宾区
部分礼仪人员引导普通嘉宾入座普宾区
会务管理人员时刻留意现场情况，协调应对突发情况
备注
责任人
12
执行组织划分
职务划分
职位划分
总监 执行管理员
会务总监 会务副总监 物料管理员 礼仪服务管理员 卫生安全管理员 车辆调度员
职责划分
负责人员、事物的决策、执导及部分事务的执行 负责人员、物料的统筹、调度、协调、执导、执行，使会议事宜正常运转，媒介传播 负责会务事宜的物料、道具的筹备、执行及管理 负责礼仪人员的统筹、安排 负责饮食的安排以及饮食卫生、意外防护 负责接送车辆统筹安排
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晚宴抽奖议程
一等奖，由 5 位嘉宾抽取，每位抽奖嘉宾抽取 1 名，一共 5 名，每名奖金 800 元，合计 4000 元。 名单暂略 二等奖，由 5 位企业代表抽取，每位抽奖嘉宾抽取 2 名，一共 10 名，每名奖金 600 元，合计 6000 元。 名单暂略 三等奖，由 5 位企业代表抽取，每位抽奖嘉宾抽取 3 名，一共 15 名，每名奖金 300 元，合计 4500 元。 名单暂略 抽奖费用总计：14，500 元
备注
按确定设计稿布置 按确定设计稿布置 课桌式
按确定设计稿布置 圆桌式
负责人
8
会议期间执行事务
时间
工作项目
机场迎接
酒店接待 会议前一天 活动安排 南北战略联盟标志揭幕仪式 新闻发布会
内容 站内迎接 提前在场内铺设红地毯、设置礼仪接待人员 提前将会议专车停放在停机地点附近 嘉宾下班机后直接上车开往酒店 嘉宾在车上时提供饮料等细节服务 站外迎接 提前在场外设置接待牌、礼仪接待人员 提前将会议专车停放在出口附近 嘉宾上车开往酒店 嘉宾在车上时提供饮料等细节服务 礼仪服务人员在服务台等候来宾签到、领取会议流程、会议赠品 签到时再次确认其餐饮要求 协调酒店服务人员，使之引导与会人员入住，并安排好随后的事宜 设置当天晚上的接风宴、次日早晨、中午的自助餐 时间：接风宴结束后 30 分钟 会议管理员引导嘉宾上车前往活动地点 活动地点设置服务人员提前等候 活动地点设置礼仪人员引导嘉宾 活动场地安排茶点 14:50 会务管理人员入场、管理 15:00 礼仪人员在场内外接待来宾、提供引导服务 15:10 参与某会的人员入会场落座 15:20 媒体记者全部到场 15:25 领导全部到场，由礼仪人员引导嘉宾入座 15:30 主持人介绍发布会背景
**高峰论坛会议 执行手册
主题：携手共进 健康中国 时间：年月日 地点：
1
筹
策划方案撰写
月日——月日
备
期
策划方案确认
月日——月日
会前筹备
月日——月日
执行前沟通会
月日——月日
执
会前执行事务
月日——月日
行
期
会议期间执行事务
月日——月日
会后事务
活动执行框架
会议主题、会议时间、会议视觉、会议行程及内容、会议物料、会议场地、人员分工、费用
备注
13
执行职责描述
职务
物料管理员 礼仪服务管理员 卫生安全管理员
车辆调度员
职责
听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序 负责监控活动中各项物料设计 负责监控活动中各项物料的制作 负责监控活动中各项物料的安装、调试 负责监控活动中各项物料的维护、管理 负责活动中所需的电力等资源的协调与管理 严格遵循会务（副）总监的工作安排 仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等） 听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序 负责招募礼仪人员 负责讲解礼仪服务进出路线及会议流程 负责监督礼仪服务过程，保证流程顺利进行 仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等） 听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序 负责安排会议饮食事宜 负责安排活动安全保险事宜，准备常规的备用药品及急救工具（血压计，氧气瓶，担架） 及时发现潜在的威胁安全状况并向会务（副）总监反馈，并提出解决方案 阻止陌生人或以找人为借口的外来人员在会议期间控寻与会人员，另外留意有无冒充与会人员的闲杂人员混入会场 仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等） 听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序 安排、调度接送车辆，登记用车情况 仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等）
从指定的路线送到会议前台
15:35 礼仪人员引导嘉宾走到揭幕区
15:38 会议嘉宾揭幕，新闻拍照
15:45 答记者问
15:50 结束、媒体记者凭邀请函获得礼品
15:50 主持人及嘉宾邀请媒体记者共同参加联盟会、观赏晚会节目
礼仪人员协同引导
15:30 开始播放背景音乐或相关宣传片
正式开场时结束
15:30 礼仪人员开始引导参会人员签到、告知流程、安排休息
16:03～17:40 会议主要内容
企业介绍、领导发言（甲方详定）
17:41 主持人邀请双方主要嘉宾走到台前，准备启动
会场灯光逐渐暗淡
17:43 主持人倒数，双方嘉宾共同启动会议庆祝仪式
音响配合，庆祝仪式详见执行方案
17:45 主持人串词祝贺，会议结束，营造晚宴及文艺表演所需的气氛
礼仪人员协助与会嘉宾入宴会场
穿插抽奖活动 如：雪糕、糖葫芦 哈市知名的 KTV，如：阿萨蒂 KTV 等
4
会前筹备
时间
工作项目
内容
会议传播、物料的制作 物料详见物料清单
（主要环节以外的其他细项） 前期传播内容、媒体、排期表
为高管人员设置高级轿车
车辆
为其他与会人员设置斯柯达 设置接送计划
后备计划的确定
机场迎接
站内迎接的 贵宾车行通道 洽谈 站外迎接的 贵宾人行通道 洽谈
场内服务人员安排普通嘉宾入座
15:45 会议厅前设置迎宾礼仪人员欢迎嘉宾
新发会嘉宾入场时放欢迎音乐
15:55 礼仪人员引导重要嘉宾入座前台主席台
15:56 主席台礼仪人员发放讲话稿
16:00 主持人开场
灯光、音响配合
16:05 迎宾礼仪全部从工作通道进入主席台两侧及后方协助其他事宜
Байду номын сангаас
16:05 场内服务人员按照每人负责 2~4 桌服务的标准，停留于指定的位置
晚宴 及 文艺表演
会后休闲活动
会议行程及内容 时间：会议前一天-19:00 之后 内容： 活动亮点：设置专场（或专区）、专用通道、或在节目中提到贵宾 时间：会议日-15:30 地点：新闻发布厅 时间：会议日-16:00 地点：会议厅 时间：会议日-18:00～19:30 地点：晚宴厅 菜单：暂略
餐桌亮点：每桌设置冰雕花 节目单：详见附件部分 时间：会议日-19:50～22:00 方案 A 某游乐中心 方案 A 亮点：观赏冰雪、冰天雪地吃冷饮 方案 B 莫斯科大剧院 方案 B 亮点：设置专场（或专区）、专用通道、或在节目中提到贵宾 方案 C 卡拉 OK 方案 C 亮点：设置专场（或专区）、专用通道、专职的服务人员陪同娱乐
音乐曲目、长短、强弱 详细布置及要求参见物料清单 详细布置及要求参见物料清单 灯光颜色强弱，配合节点 音乐曲目、长短、强弱
详见执行职责描述
待客户数据上报后再行定夺
时点、时长 时点、时长 奖品为礼金 节目、路线、区域 导游、专职服务人员
6
执行前沟通
时间
工作项目 前期传播内容及操作
车辆接送 南北战略联盟标志揭幕仪式
欢送嘉宾、撤展、感情沟通、会议总结、会后报销
2
方案的撰写与确认
时间
工作项目
方案的撰写与确认
活动执行细案
内容 会议主题 会议时间时长 会议视觉 会议行程及内容：新闻发布会、会议、晚宴及文艺表演 会议物料清单 会议场地效果 人员分工 费用明细表
备注
责任人
详细流程见下页会议行程及内容
3
会议前一天 休闲活动 南北战略联盟标志揭幕仪式 新闻发布会 携手共进 健康中国