论行政管理者在企业中的角色定位_王永胜

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[企 业 研 究]
论行政管理者在企业中的角色定位
◎文/王永胜
[摘 要] 企业行政管理是一个企业的重要组成部分。在企业行政管理者正确的引导下,可以促使整个组 织的发展和所有成员的成长,此意义是革命性的、非比寻常的。而角色对个体的行为和心理影响巨大,不同的 角色赋予一个人的权利和责任是不同的,人们对他的期待也必定不同,这些无形的东西都会影响一个人的心理 和行为,也相应地影响着一个人的能力发展。因为能力是决定工作绩效的持久品质和特征。本文从角色理论 出发,论述了企业行政管理及管理者内涵,并着重分析了企业行政管理者扮演的多重角色,并在此基础上,提取 了相应的角色胜任力特征,从而试图进一步提高企业行政管理者的角色认知意识和胜任力水平,进而提高企业 行政管理者的个人领导能力,促进个人和企业的更好发展。
作者单位:江苏好收成韦恩农化股份 有限公司
56 BRAND·2013
即对企业行政事务实行管理,主要包 具备丰富的专业知识,而这些知识的构成
人员,他不仅要管理本部门的日常工作,同 括以下四个方面:文书、人员、信息和日常 应与行政管理工作密切的知识为核心,选
时还需要总体把握企业总体行政工作,负 事务。
择相关联的知识作为外围、边缘的知识层
责部门沟通、企业文化管理、会议管理、人
[关键词] 现代企业行政管理;能力和素质;职责
企业行政管理是企业参与社会化大生 现代企业行政管理者的能力和素质不仅能
企业是一个团队组织,为了能使其良
产及市场的客观要求。在现代经济生活 对企业行政管理工作加深认识,还能有重 好运转,需要进行有效的协调与沟通,这也
中,随着社会生产力的发展,生产分工日趋 点地去培养锻炼,为今后的职业生涯奠定 是现代企业行政管理者能力的要求:
俱进,了解新知识、新理念。在这个科技化 会议的有效控制是企业行政管理者在会议
的社会,许多新兴技术与科学方法大量涌 管理工作中必备的能力,只有对会议进行
入企业,并在逐步改变企业的管理模式,极 有效控制,才能缩短会议的时间,增强会议
大的影响着企业的管理工作。企业行政管 的质量、数量与进度,使企业不至于陷入
节各部门联合成一个健康有序的有机体,
(一)承办职责
通过以上职责的叙述,可以提炼出现
并通过各种行政管理手段有效的组织企业
现代企业行政管理者的首要职责是对 代企业行政管理者的能力和素质,有所依
生产经营活动,是保证企业生存发展目标 企业决策方案的贯彻与实施,以及承办各 据并且能够得到对照与支撑,了解现实情
在企业的经营管理中,信息已成为第 四大经营资源,任何一条有用的信息都可 能产生惊人的效益。现代企业行政管理者 要做好信息管理工作,必须认识到自身所 辖的行政办公部门是企业的综合办事机 构,不单单是为某项业务进行工作服务,而 是为了服务于企业的决策和全部的智慧管 理工作,内容十分广泛,千变万化。要对与 本企业相关的经济、科技、政治、社会、生活 等信息,有意识地进行捕捉与收集、筛选与 加工、整理与储存、传递与服务、开发与利 用,从而达到真实准确、及时有效、充分利 用的目的,为企业的运营起到指导性、战略 性、方向性的作用。
顺利实wk.baidu.com的重要保障。
职能部门要求办理的事项等。如公司年度 况。从而对于现代企业行政管理者的能力
会议、庆祝活动或与其它公司的联谊,都需 和素质有更加直观和深刻的理解。管理者
一、现代企业行政管理及现代企业 要行政部门去协调办理。企业行政管理者 的职责决定着他们应当具备的能力和素
行政管理者
应在繁杂的工作中区别轻重缓急,进行有 质。
作的现代企业行政管理者要把职业道德看 有效控制管理。企业行政管理者对物资财
成是个人综合素质的重要组成部分:较强 产的综合管理工作主要是对企业物资财产
的责任感、以身作则、公私分明、严守信用 进行合理调变安排,为企业活动提供必要
等都不可或缺。同时行政管理者在处理各 的物质保障、秩序保障和运营保障服务。
种各样的行政事务和协调各个层次的员工 对于物资财产的合理控制能力的培养,需
的各项生产经营目标就可能因缺乏组织性 划、组织、控制与领导来实现对企业行政事
内外部协调:与媒体、社会团体和政府
而不能实现。企业内以经理或厂长为首的 务的管理与控制,其工作重点是负责企业 的关系建立维护,使公共形象规范化,建立
行政管理系统运用行政手段,把企业各环 日常行政工作的展开,工作范围十分广泛。 良好的沟通交流渠道。
之,企业行政管理在企业内部从事的主要 过程中提高必要的咨询服务,因此,对于企 政管理者的基本素质有如下几点:
是从事管理、协调、服务这三部分工作,其 业领导者的决策进行参谋是必不可少的。
(一)丰富的知识结构体系
中管理、协调是核心,服务是根本。
(三)企业管理职责
行政工作的属性要求行政管理者必须
企业行政管理者不同于企业行政管理
(四)协调职责
事行政管理、物质财产管理、安全管理等 表1
以辅助。科学的管理方法将指导管理者选 择使用合适的管理
事务,相当于企业的“大管家”。 它的工作 文 书 主要包括公共信息发布,信件管理,公文的拟定、签发、批办等 工具、管理手段应
看上去琐碎繁杂不起眼,但这些事务却正 人 员 知人善用,达到人才高效利用
参考文献 [1]吴振兴.行政经理工作手册.哈尔 滨出版社,2006(34)-66 [2]李伟.行政部门岗位绩效考核与薪 酬设计模板.中国海关出版社,2006,2-8 [3]边惠敏.行政总监.西南财经大学 出版社,2006,114-178 [4]李建华.企业行政管理教程.中国 劳动社会保障出版社,2009,65-99 [5]何翔舟.行政管理案例分析.浙江 大学出版社,2008,87-90
结语 随着知识经济时代的到来和竞争的国 际化趋势,人力资本的价值将逐步取代金 融资本而成为未来企业的核心竞争力和发 展的决定性因素,能否对现有人力资源加 以有效的配置对组织来说便显得极为关 键,对企业行政管理者进行角色定位,从而 进一步提高企业行政管理者的角色认知意 识和胜任力水平,进而提高企业行政管理 者的个人领导能力,促进企业的发展。■
现代企业行政管理是企业管理与行政 条理的安排和操作。
管理相结合而产生的,它是企业组织管理
(二)参谋职责
三、现代企业行政管理者的能力和
工作的重要部分,担负着企业行政管理的
决策是领导层的基本功能和职责。现 素质
组织实施、具体操作,对现代企业的发展发 代行政管理者应在决策的过程中承担辅助
企业行政管理者是行政工作的领军人
有良好、稳定的职业心理素质即职业道德 维护等工作,是行政办公的重要组成部门,
和良好心理素质。职业道德不应只成为一 物资财产管理包括对物资财产的采购控制
个概念、一句口号,它必须深入到企业的所 和对财产的妥善保管,以及对其进行合理
有成员的心中。作为负责企业行政管理工 分配使用,从而实现其在物资财产方面的
织行为学、公共关系学、文书学、档案管理 可少的活动,是解决矛盾的一种方法。在
学、应用写作学、领导学等学科知识。二是 企业中,人与人之间、部门与部门之间在进
行政管理者所在行业的专业知识,行政管 行计划任务时不可能没有矛盾,这就需要
理者在哪一行业工作,就应精通哪一行业 采用协商和调节的办法,解决这些已经出
对现实事务。同
是企业获得战略发展的基础,决定着企业 的兴衰和发展趋势。因此,企业行政管理 者必须具备极高的素质和岗位技能。了解
对企业信息、档案文件进行筛选保管,为企业领导者的正确决 信息
策提供依据,为保证企业各部门工作的顺利开展提供服务 日常事务 会议、后勤、规章制度等的有效管理
时 ,增 长 一 些 新 理 念 ,新 知 识 对 于 适 应行政工作环境的
理者需要正视这些新理念、新知识对员工 “文山会海”之中,从而提高办事效率和工
的影响,认真研究并做到与行政管理的有 作效率,使会议不流于形式。
效融合。
(六)企业资源的控制管理能力
(二)良好的职业心理素质
1.物资财产的合理控制能力。企业财
一个优秀的现代企业行政管理者要具 产管理是企业所有物资财产的购置、运用、
2.信息资源的管理能力。随着技术和
能在企业行政管理工作中游刃有余。
经济的发展,信息技术在现代企业管理中
(三)优雅的沟通与协调的艺术
的运用日益广泛,许多企业已将先进的电
子技术、通信技术、信息技术、系统科学及 其设备运用到企业的办公之中,形成了人 机信息处理系统,使企业的各种办公活动 实现科学化、自动化。作为企业的行政管 理者,可以通过实现企业的自动化办公来 降低工作人员的劳动强度,提高工作效率, 同时还解决了传统办公方式在沟通、协作 和控制等方面存在的问题,最终实现企业 在决策管理过程中的信息化。因此,现代 企业行政管理者必须拥有信息资源的管理 能力从而实现信息资源的高效利用与整 合。
挥着很强的规划、指导、管理、监督、协调、 参谋的重要职责。因为行政管理者的工作 物,其个人素质的高低直接关系到行政部
服务等作用,推动并保证企业各部门工作 特性包括实际工作接触面大,信息较为灵 门管理水平的高低,关系到行政管理工作
的顺利有效进行和相互之间的协调。总 通,对外联系广泛,客观上能够在企业决策 是否能顺利高效的进行,因此,对于企业行
学、决策学等软科学知识;市场学、物价学、 完善健全的规章制度的能力必不可少。
管理经济学、股票、证券等经济理论知识以
(五)对会议的高效组织和控制技能
及法学、新闻学、情报学、计算机应用等相
在现代企业发展中,各种大型公共会
关科学知识。
议和内部企业会议不可枚举,如何达到既
除此之外,企业行政管理者还应与时 定的会议目的,促成会议沟通的高效率和
政工作密切联系的相关知识。基础知识掌 和企业效益。
握得越多、越牢固,才能进一步学习其它方
(四)建立完善健全的规章制度的能力
面的知识,准确地理解企业的方针政策,领
俗话说得好“无规矩不成方圆”,企业
会企业领导意图,提高自己的判断与决策 的规章制度的完善为企业的正常运转提供
能力。与行政工作密切联系的相关知识包 前提,企业的制度化管理是企业按章制度
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企业研究 BRAND
发展变化也具有很大作用。
现代企业行政管理部门是企业组织管
专业知识是行政管理者知识结构的核 理工作的重要执行部门,在执行企业任务
心,主要包括两个方面的内容:一是与行政 或进行活动等时,时时处处都伴随着与各
工作有直接关系的行政学、人事管理学、组 部门的协调与沟通。它是企业中一项必不
专业化,这就要求一个生产流程中各个环 基础。
纵向协调:上令下行,上情下达,上下
节最大可能协调一致。因此要有效地组织
紧密配合,步调一致。
企业生产经营,就必须有一定强制力的权
二、现代企业行政管理者的职责
横向协调:企业各部门之间的信息交
威与服从机制——即行政管理,否则,企业
现代企业行政管理者德职责是通过计 流与沟通。
的专业知识。只有懂得这方面的专业知识 现或可能出现的矛盾。因此,现代企业行
才能适应工作环境,从而更好地进行企业 政管理者就需要做好企业的协调沟通工
行政事务的管理工作。
作。协调即调节企业员工、部门在社会活
相关知识包括以社会科学知识和自然 动中相互之间的关系,使之分工合作、步调
科学知识为基础而形成的知识结构和与行 一致、目标趋同,从而取得最佳的工作成果
关系时,面对着巨大的压力,良好的心理素 要企业行政管理者了解物资财产管理的要
质必不可少。具备健全的心理素质才能缓 求并对物资财产进行科学分类,同时结合
解压力,调整好心态,从而更好的投入工 公司财政收支现状分析问题,从而实现高
作。只有拥有坚强的意志力、顽强的自制 效管理。
力、宽宏豁达的气度、稳定乐观的情绪,才
括:系统论、信息论、控制论等现代管理学 进行管理的过程,是使企业成员的行为符
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