外部文件管理工作规范

1. 目的

本文规定了新疆航管理体系文件中外部文件的管理程序，为新疆航管理体系文件的外部文件有效控制提供依据和程序准则。

2. 适用范围

适用于对新疆航质量管理体系文件中外部文件的管理全过程，在《工作手册》中已做出规定的除外。

3．职责：

3.1 所有保存有外部文件的部门应建立外部文件目录；

3.2 外部文件由使用单位向主管职能部门提出配置申请，或由主管职能部门根据工作内

容要求直接配置；

3.3 外部文件的评估由各主管职能部门进行，外部文件的管理由各主管职能部门负责，4．管理程序

4.1本程序所述的外部文件是指由新疆航以外的部门或机构所发布文件。

4.2新疆航各部门因工作需要购置外部文件时,应先填写“外部文件申购单”。

4.3“外部文件申购单”由各部门经理审批后，报主管职能部门评估。

4.4主管职能部门业务员评估同意后，报主管职能部门经理审批；主管职能部门业务员

根据工作内容要求，申请向基层或本部门配置的外部文件，可直接填写“外部文件申购单”，报主管职能部门经理审批。

4.5外部文件的购置，由主管职能部门业务员负责实施。

4.6外部文件购置后，按照“外部文件使用审批表”由主管职能部门业务员负责对外

部文件进行评估，主管职能部门经理进行审批，主管职能部门业务员负责分类、登记、造册和外部文件的配发，并负责外部文件标示。在所购外部文件验收后，经主管职能部门经理审查、验收合格并签字后财务部门可予以报销。

4.7各外部文件使用部门负责制定本部门外部文件目录和外部文件的日常管理。外部文

件陪发后，各外部文件使用部门负责修订本部门外部文件目录。日常工作中发现涉及外部文件相关问题时，外部文件使用部门应及时向主管职能部门业务员反映，主管职能部门业务员负责解决协调外部文件的使用。

4.8外部文件的有效性由主管职能部门业务员负责。当接收到来自原外部文件制定部门

或机构的修改原文后，主管职能部门业务员进行登记，填写“修改审阅表”：不适

用则记录后报废处理；适用需进行修改的，报主管职能部门经理进行审批。

4.9外部文件的修改，经主管职能部门经理进行审批后，由主管职能部门业务员按原外

部文件配发部门进行配发，各外部文件使用部门负责领取、登记和修订本部门外部文件目录。

4.10各外部文件使用部门负责在“外部文件修改页记录表”和“失效文件作废记录单”

中做好相应记录，并负责失效文件的销毁工作。

主管职能部门业务员每年对所有保存有本部门配发外部文件的部门进行一次外部文件检查工作。

5. 相关文件