时间管理(教材).pptx

明确的、具体的 可衡量的 可达到的 现实存在的 有时间基础的
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设定目标
举例：
在2010年11月30日前完成本部门所有员工的 “时间管理”培训。
练习： 每人设定一个个人工作或生活目标。
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如何制定工作计划？
制定计划
个人每周工作计划 （__月__日至__月__日)
工作目标:________________________________________
工作效率
如果路的方向走错了，走得再快又有什么意义呢？ 5
你的工作效益分析
每天我的三件最具价值的事情
1. _________ 所需时间: _______ 2. _________ 所需时间: _______ 3. _________ 所需时间: _______
每天我的三件价值最小的事情
1. _________ 所需时间: _______ 2. _________ 所需时间: _______ 3. _________ 所需时间: _______
时间管理
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二十一世纪的人们是如何看待时间？
有人说：“我没有足够的时间！” 我们说：“每个人都拥有所有的时间！”
有人说：“必须要用办法节省时间。” 我们说：“不能节省时间，只能使用时
间！” 有人说：“工作时间越长，干得越多。” 我们说：“收益递减规律在起作用！”
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“成就大的人比别人工作努力？”
WORK SMART，BUT NOT WORK HARD！
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课程大纲
工作效益和工作效率 时间管理模式 如何制定工作计划 个人管理 有效的会议技巧
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时间管理 = 控制事件
时间管理就是如何控制事件发生的过程。
工作效益 TO DO THE RIGHT THINGS——做对的事情！ TO DO THE THINGS RIGHT——把事情做对！
6/15 6/16 6/17 Dsh 6/15
留待明天 已取消 已完成 D已授权
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授权
授权是将你手头上的部分工作委任给下属，并 给予适当的权限和自由度。 你仍然是工作结果的最终负责人。 使管理人员有更多时间从事计划和管理工作。 授权可以使下属责任感增强，同时也是培养人 才的方法。
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确定授权的程度
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制定完整工作计划
举例:
XXX每周工作计划
（__月__日至__月__日)
工作目标：通过部门例会与员工布置下周工作任务。
工作内容
1 与Linda吃午饭 2 召开部门例会 3 核对本月费用 4 定出本周例会议程
优先 次序 C1 B1 B2 A1
所需 时间 1小时 2小时 1小时 1小时
计划完 完成 成日期 情况
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矩阵三：紧急非重要型
包括紧急但不重要的工作，例如：某些 干扰，电话、信件、报告、会议及某些 迫切的其它事情。 这些工作虽然紧急性近似于矩阵一，但 实际上这些工作并不重要，只是对别人 来说是重要的。
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矩阵四：非紧急非重要型
这些工作既不紧急又不重要，例如处理 一些琐碎的事情，阅读邮寄宣传品、寄 信、复印等。 最理想的是不要在这个矩阵里浪费时间， 因为矩阵四是一个逃避型的矩阵。
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如何达到理想的时间管理模式？
确定自己的目标是什么； 了解要达到目标所要做的具体工作； 预测你对紧急情况的反应； 每日开始工作前花15-20分钟回顾一下 你 的工作目标和优先要做的事情； 养成制定“工作计划”的习惯。
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如何制定工作计划？
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如何制定工作计划？
Βιβλιοθήκη Baidu
设定目标
SMART原则： SPECIFIC MEASURABLE ATTAINABLE REALISTIC TIME-BASE
序
工作内容
所需 计划完成 完成
号
时间 日期
情况
1
2
3
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如何制定工作计划？
安排优先次序
每天开始工作前，必须更新本周的工作计划，并 且安排好优先次序。
在每天的工作过程中，还需要经常检查工作的进度。
“A” = 紧急任务，完成不了将会有严重后果 “B” = 重要任务，有助于达成工作目标 “C” = 次要事情，完成不了不会有大问题
亲历亲为 机密或金额审批等 从旁协助 分配其中一部分给下属完成 双方均可 视乎双方工作量决定是否授权 提供帮助 要求下属完成，必要时提供帮助 完全授权 下属独立完成，自己尽量不介入
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如何授权？
为每个项目找到合适的人选 合理授予一定权限，并且让下属承担一 定的责任 让下属明确了解任务的信息 与下属一起达成一个完成的最后限期 整个过程给予指导和跟进 给予激励，为更多的授权打下基础
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安排优先次序
个人每周工作计划 （__月__日至__月__日)
工作目标:________________________________________
序
工作内容 优先 所需 计划完 完成
号
次序 时间 成日期 情况
1
2 3
优先次序用字母表示: “A”— 紧急 “B” — 重要 “C” — 次要 A1、A2、A3 B1、B2、B3 C1、C2、C3
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小组讨论： 如何制定部门的工作计划？
分组讨论，时间为30分钟； 以小组成员中的一个部门为例，根据实 际情况为该部门制定一个月的《工作计 划》； 将小组讨论结果写在大白纸上。
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个人管理
个人浪费时间的因素
电话干扰 无法抗拒 外界干扰 拖延工作 贪求过多 文书工作
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电话干扰
——为何要应接每一个电话？ 想当然的假设 害怕冒犯别人 保持消息灵通 享受社交乐趣 当作现成的借口
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处理来电的技巧
当在处理重要事件时，处理来电的四个方法：
代理 转接 暂缓 速办
尽量由 别人回答
转接给部 门内其他 能协助的人
同事留言， 紧急状况 告知对方 或重要人 你何时复电 物电话
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处理打出的电话
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时间管理模式
矩阵一
矩阵二
紧急重要型 重要非紧急型
矩阵三
矩阵四
紧急非重要型 非紧急非重要型
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矩阵一：紧急重要型
通常是紧急重要的工作，如：遇到危机、 紧迫的问题、临近最后限期的工作等 在这个矩阵里的工作是由于缺乏计划及 时间管理不当而造成的。
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矩阵二：重要非紧急型
这是一个最理想时间管理矩阵，有效的时 间管理者都希望把他们的时间花在这里。 它包括：计划、防止危机，制定应变措施， 建立关系等。 矩阵二的关键是把注意力集中在工作目标 上。而计划和组织工作是实现目标的重要 活动。