常用的电话服务功能

常用的电话服务功能

自从贝尔发明世界上第一部电话以来，随着科学技术的飞速发展，“电话家族”的功能也不断增多，而与秘书通信实务关系密切的常用服务功能有：

1．热线服务。秘书在工作过程肯定有一些需要经常拨打的电话，那么，只要把“热线”对象的电话号码予以登记，以后每次通话，只要摘机，就会自动接通预先设定的“热线”对象，省去烦人的拨号程序。登记方法如下：摘机听到拨号音后，按“﹡52﹡TN#”（TN表示要登记的热线对象的电话号码。﹡和#是电话机上的特殊性能键），听筒中传出“嘟、嘟……”短促断续的证实音或语音提示，表示登记已被接受。注销的方法是：摘机听到拨号音后，则按“#52#”。注销后，听筒中应传出证实音或语音提示，否则需重新注销。

“热线”对象可根据需要随时改变。设置了“热线电话”的电话机同时也同样可以发挥普通电话的功能。方法是摘机后5秒钟内必须拨号。如果5秒钟内不拨号，则自动接通“热线”。

2．缩位拨号。秘书可将常用的20个电话号码登记在电话机的相关键位代码上，在进行业务联系时只需直接拨打相应的代码来联系对方，以减少拨号时间。登记办法是：拨打“﹡51﹡AN﹡TN#”(“AN”为用户自编的缩位代码，登记10个缩位号码取0～9的一位数代码，登记20个则取00～19的两位数代码)。登记成功后，如果需要拨打对方的电话，摘机听到与证实音相似的断续音后，只需按“﹡﹡AN”即可。注销办法是摘机后按“#51﹡AN#”。

3．转移呼叫。接打电话时秘书经常会碰到这样的一些情况：电话占线或无人接听。“转移呼叫”功能可以使人不必为此而发愁。“转移呼叫”就是事先设定一个临时电话号码，所有来电都会自动转到设定的临时电话上(包括移动电话)。这样便可以及时处理各种来电。但要注意的的是，使用完毕后，必须立刻注销该功能。转移呼叫又可分为无条件转移、遇忙转移和无应答转移三种。

无条件转移设定此功能后，所有呼入的电话均无条件地被转移到临时设定的电

话机上，但本机仍可呼出。设置的方法是：摘机听到拨号音后，按“*57*TN#”(“TN”表示设定的临时电话号码)。注销的方法是：用原登记此一功能的电话，摘机听到特种拨号音后，按“#57#”。

遇忙转移设定此功能后，呼入的电话遇到忙音，在不影响正在进行的通话的同

时，很快被转移到临时设定的电话机上。设置的方法是：摘机听到拨号音后按“*40*TN#”。注销的方法是：摘机听到拨号音后，按“#40#”。

无应答转移设定此项功能后，呼入的电话如无人接听，在铃响一定时间后会自

动转移到临时设定的电话机上。设置的方法是：摘机听到拨号音后按“*41*TN#”。注销的方法是：摘机听到拨号音后按“#41#”。

4．呼叫等待。作为组织枢纽的秘书部门，上传下达、左右沟通，工作繁杂，电话也经常处于“忙碌”状态，有时即使你心急火燎，也只能望“机”兴叹。这时，便可利用“呼叫等待”来排忧解难。设置的方法是：摘机听到拨号音后按“*43#。注销的方法是：摘机听到拨号音后，按“#43#”。在双方通话时，利用“呼叫等待”，第三方可“闯入”，而面对“恣意闯入”的第三方，你可以根据需要做出不同的处理选择：

拒绝第三方的介入。双方通话过程，如有第三方介入，话机会予以提示，提示音超

过一定时间后，通话人如果不作任何操作，提示音便会自动消失。

改与第三方通话，并保留原来的通话，与第三方通话完毕后再恢复原来的通话。操

作方法是：听到提示音(与回铃相似的断续音)后，在电话机上先按“R”键，再次听到拨号音后，按“*58#”，便可与第三方通话。第三方挂机后，便恢复到原来的通话。

分别同原通话方和第三方交替通话。方法是：轮番按一下“R”键或拍叉簧选择通

话对象。在与一方通话时，另一方无法听到，这样你就可以充当中介人的角色，为双方转送

信息，以避免一些他们直接通话可能造成的尴尬或不便。

5．遇忙回叫。面对“忙”得不可开交的电话，对方又没有“呼叫等待”功能的服务，有时为了拨通一个重要或紧急的电话，秘书不得不暂时放下手中的工作，坐在电话机前面反复拨号，这严重影响了工作效率。“遇忙回叫”功能则可以为秘书消除这种烦恼。只要设置一下，即使对方占线，也可以放心地去做其他事情。对方线路一有空，电话便会自动接通并振铃通知你。设置的方法如下：拨号后若听到对方电话忙音，不挂机，按“R”键或拍一下叉簧，听到特殊拨号音后，再按“*59#”。听到证实音后，挂机等候。注销的方法是按“#59#”。

此功能服务时间为20分钟，超过这一时间限制后此项服务将自动注销。

6．三方通话。“三方通话”顾名思义，就是让通话三方在通话中同时“碰头”，可避免“传话”过程中一些不必要的失误。目前，三方通话只限于同局号的用户之间使用。操作方法是：主叫方先拨通被叫甲方电话，然后按一下“R”键或叉簧，当听到第二次拨号音后，再拨通被叫乙方的电话(此时乙方在耳机中听到的是等待音)，然后再按一下“R”键或叉簧，三方通话便可同时开始。如操作不慎，可按“#53#”取消当时输入的一个电话号码。

7．会议电话。从某种意义上说，“会议电话”是“三方通话”功能的进一步扩展。会议电话不受电话区域的限制，每个电话用户都可任意利用有关的会议电话设备召集各地的电话用户举行电话会议。参加电话会议的用户还可以通过免提扬声电话机或其他的扩音设备，扩大参加会议的实际人数。会议电话能大幅度节省开会的时间和费用，是一种较为经济的会议方式。设置的方法是：主叫方（会议召集方）摘机听到拨号音后，在双音频电话机上按“*53#”，听到第二次拨号音后，拨通与会甲方的电话；再按一下“R”键或拍一下叉簧，再一次听到拨号音后，再按“*53#”，听到拨号音后，拨通与会乙方的电话。如此循环操作便可完成与会各方的电话接入程序，开始开会。会议结束各方挂机后，登记自动注销。主叫方操作有误，可按“#53#”，取消当时输入的电话号码。

8．呼出加锁。偷接线路盗打电话时有发生，公家电话私打也在所难免，如何禁止这类不良现象？“呼出加锁”便可解除这一后顾之忧。设置方法如下：摘机后听到拨号音，按*54*SSSS*K#”。（“SSSS”表示用户任意选用的首位数不为0的4位密码数字，“K”表示“加锁”的类别），加锁类别有四类：

第一类：K为“1”，只能打特服电话(如119、110)，其他电话全部限制呼出；

第二类：K为“2”，只能打特服电话、本地的区内和区间电话，限制国内和国际长

途电话的呼出；

第三类：K为“3”，只能打特服电话、本地的区内和区间电话、国内长途电话，限

制国际长途的呼出；

第四类：K“4”，只能打特服电话和本地的区内电话，不能打本地的区间电话和国

内及国际长途电话。

如需恢复对外呼出，须“解锁”，即注销原来的登记。方法是：双音频电话机按“#54*SSSS*K#”，听到证实音后即可恢复呼出。

9．免打扰服务。有时，有些工作的进行希望不受到任何影响，包括来自于电话的影响，这时，“免打扰服务”功能就可以使人免受电话的打扰。在启用这项功能期间，电话不受理任何呼入，但可照常呼出。使用完毕及时取消登记后，电话恢复受理呼入状态。设置的方法是：摘机听到拨号音后，按“*56#”。注销则按“#56#”。

10．叫醒服务。也叫闹钟服务，这一功能实际上就是让电话起到闹钟的作用。秘书工作头绪多，时间性强，为了防止忘误，可充分利用这一功能。设置的方法为：摘机听到拨号音后，按“*55*HM#'”，其中H表示“时”，M表示“分”，采用24小时制。例如：早上8点零6分，就是“0806”；晚上11点半，就是“2330”。设定后，到了预定时间，电话机自动振铃。这时摘机，就可听到“叫醒台为您服务”和"This is wake up”汉语和英语两种语音服