九段秘书系列3——从九段秘书谈管理

绪言

古人以“九”为终极之数，以“九段”为棋艺最高之界。佛云：“九九归一、终成正果。”虽是周而复始之意，实质是一种升华、再造甚或涅槃重生。

例如九段秘书即为秘书的九层境界。做到第九段的秘书是优秀秘书的标杆。更有业内人士戏言，做到“九段秘书”离“总”的位置已不远。

秘书是企业一个最基础的职位，企业不是仅靠秘书支撑，依靠的是各个岗位的众多员工。因此，“九段秘书”仅以秘书为例，其倡导的理念却通用于企业的每个员工。

九段秘书

一段秘书发通知；二段秘书抓落实；三段秘书重检查；四段秘书勤准备；五段秘书细准备；六段秘书做记录；七段秘书发记录；八段秘书定责任；九段秘书做流程。

当秘书做到第九段时，所做的这个标准化的流程，就可以形成一个不依赖个人的体系。

秘书是企业或团队一个最基础的职位，企业或团队也不是仅靠秘书支撑的，依靠的各个岗位的众多员工。因此，“九段秘书”仅以秘书为例，其倡导的理念却通用于企业或团队的每一位员工。

任务与结果的差别，是很多企业的“心病”：有时候并不是员工不尽力，大家似乎都在工作，但企业却拿不到结果，导致销售下降，质量波动，人心浮动，没有业绩。同样，这也是员工们的疑惑：我这么努力，“圆满”地完成了任务，为什么老板还是不满意？

关键就在于，我们没有把重点放到结果上，被“完成任务”迷惑了。其实在大多数情况下，对于我们想要的结果，不是办不到，而是因为我们没有执著地办到。

任何任务都会得到结果，但结果与结果又大有不同。所以，执行力是决定企业成败的关键。员工的工作方式会决定企业的整体执行力，当员工做到“九段”时，企业的执行力就可以得到最大化体现。秘书或员工从一段做到九段，自己的职业生涯也会实现质的飞跃。

如何使员工都能够从“一段”飞跃至“九段”，企业的管理模式是解开问题之锁的金钥匙。

一、以人为本

德鲁克说“管理的对象是人，管理的任务则是使人类能够扬长避短、共创业绩。”

在以人为本的理念下，员工之于企业，不再是简单的打工者，对企业的认同度和责任感也会大大提高。

企业的主体是员工，不同的员工形成不同的组织，不同的组织决定不同的业绩。在这个过程中，人才起到了决定性的作用。这也是为什么21世纪的竞争归根结底是人才的竞争。

现代企业的主导力量是知识型员工。这些员工的知识、能力和相互之间的关系，给企业带来莫大的影响。领导的知人善用，在企业中就变得至关重要。

某管理咨询公司在做一项调查时发现，员工最重视的不是薪水和待遇，而是自己所从事工作能给自己带来怎样的发展。优秀的组织和平台，可以使普通的员工达成不普通的业绩。

二、因使命而聚集

现在众多企业还在为员工的大量流失而迷惑不解，孰不知，如果员工对企业的使命和远景不认同的话，就只能是“身在曹营心在汉”。志同才道合，只有拥有一个共同的目标，员工和企业才能激情满怀的朝着一个方向进发。正如杜拉拉在进入DB（公司名）时，对DB充满着敬仰之情。她为能在这样的公司上班而感到骄傲和自豪。这才是杜拉拉肯拼命工作的一大前提。

一支忠诚的团队可以创造一次又一次的崭新业绩，而凝聚团队的是共同的使命和价值观。每当一个使命完成时，各个员工都能明白自己在其中起到的作用，自己对这个使命所发挥的影响。曾经的IBM中国经销渠道总经理吴士宏在调任IBM华南区销售经理时，给团队制定的目标是，要超过华东区，在众人对她“痴人说梦”的论断中，吴士宏带领华南团队在之后的两年内，业务接连翻翻，终于超过华东分公司，她也自此被冠以“南天王”的大号。

拥有9000多个办事处，世界上最大的零售经纪网络琼斯公司，成功的关键就是为组织找到了众多合适的员工，并向他们慢慢灌输强烈明确的共同使命。

企业的人力资源部门在为企业招聘时，要做到慧眼识珠，为企业寻找志同道合，适合岗位的忠诚员工。

三、给员工自主和支持

员工最需要的是指导和评估标准，要清楚他们的工作方向以及需要他们承担的责任。所以，企业要给员工明确任务和目标方向，同时要授予他们自主权。当然，授予自主权并不是放任不管，管理者应对员工进行监督和支持，在必要时要给予合适的激励。

授权的重要前提是，领导者能够了解每个手下员工的专长，并使其充分发挥。使员工真正能够做到扬长避短的是优秀的组织，因为在这样的组织中，各个成员可以做到优势互补。琼斯公司会授予投资代表经营自主权，前提是员工必须贯彻执行公司的战略和原则。在琼斯公司的企业文化中，强调整体盈利水平的提高，而不是个人所得的份额。制度原则的保证是实现这一切的重要前提。

四、制度保证

激励行为要有科学制度的保证，才能达到真正的效果。

谷歌公司建立了严谨的公司内部信息管理系统，用以分析业绩状况，确定发展趋势，使企业保持前瞻性。公司设立“信息仪表盘”，可以提供每个业务领域的即时信息。在谷歌公司里，每个决定都是基于定量分析，根据数据来做决策。

吴士宏对IBM制度的描述是，在IBM从来用不着患得患失老板是谁，也用不着太过依靠老板的提携，有一整套规矩摆在那儿，是所有人统一的标准。

这是企业“法治”的精髓。

员工不用费尽心思地揣摩上司的心理，不用为了和领导打好关系而坐立不安。只要你专心于自己的分内工作，做出业绩，公司的制度自然会把你提升到你应得的位置。所有的回报只需要你专注于你的工作。

制度的保证可以让员工一进入企业就明确自己的短期和长期目标，不会感到茫然无措。目标的明确又可以带给员工强大的工作动力，因为制度告诉所有的员工，付出就会有回报。

员工是公司最重要资产之一，是决定企业成败的关键。而拥有完善制度的企业，是员工迅速成长的助推器，会带给员工快速的发展和成长的机会。企业的发展与员工的成长相依相存，不可分割。你强大，所以我强大。

第一节九段企业管理

有人把企业管理像围棋手一样分成九段：管理一段：经验管理；管理二段：效率管理；管理三段：成本管理；管理四段：质量管理……这一、二、三、四段，我们似乎非常熟悉，不要说改革开放的20年，就是建国50多年以来，中国企业管来管去恐怕也就这4个阶段；

五、六、七段，恰恰是我们中国企业近几年高度重视的三段管理；管理的最高段位则是管理八段——文化管理、管理九段——战略管理，这也是我们企业管理发展的最高境界。

企业管理的：“九段”：

管理一段：经验管理

过去，农业学大寨、工业学大庆，我们到处学经验。所谓的经验就是说我过去这么干，成功了，这就是一个成功的经验；我过去这么干，没成功，这就是一个失败的经验。经验是过去式的，固然很重要，但有一句话非常值得我们警醒：今天的灾难往往源于当年的英明决策。在变化速度加快的社会环境中，我们要提出一个新的观念：今后学习的主要方向不是向过去学习，而是要向未来学习！经验管理已经远远不能适应企业的发展需求了！

管理二段：效率管理

很多工厂都有一个标语：“时间就是金钱，效率就是生命。”这句话没错。但是，假设你准备向东去，却开了一辆奔弛轿车高速向西开，速度越快，则离目标越远。往往有人喜欢提出一些管理上的“响亮口号”：执行最重要！细节最重要！事实是：战略和方向错了，执行力和细节越好，死得越快！我们可以看到，中国许多家电企业有非常高的效率，但问题是这些企业并没有合理的利润。许多家电企业正因为效率过高，而导致产品积压，结果企业陷入困境。所以我们要改一个字，效率管理还不足够，我们所追求的是企业的效益而不是效率！

管理三段：成本管理

没有不重视成本的企业。中国企业的资源非常有限，但是资源浪费却十分惊人。在世界发达国家，炼一吨化肥所需要的电耗大约是60度，而在中国，是1300-1500度；中国企业与物流有关的成本约占产品总成本的30%-45%，而西方发达国家企业与物流有关的成本只占总成本的7%-14%。企业要真正控制成本，就必须在战略导向向下进行流程、组织和价值链的优化。如果我们的企业不进行本性的变革，仅靠“量入为出”，一分钱一分钱地节省，甚至靠出售假冒伪劣产品，靠降低采购成本，这样的成本控制方式是不足以支持企业进一步发展的，而只能将企业引入绝境！

管理四段：质量管理

我们的企业一天到晚都在抓质量，但始终不能解决两个问题：

第一，质量的灵魂在哪里？我们有许多人不了解产品质量还有灵魂。举个例子：沃尔沃汽车的特性是安全。

这就是它的灵魂，是它的品牌定位、市场定位，也是沃尔沃汽车公司，它的质量重心、研发、销售、广告宣传、人力资源统统统是以安全为核心的，所以沃尔沃推出了三点式的安全带、防侧重的气垫、整体性的汽车结构等等，最近又推出了适合孕妇的最安全的汽车。还有，法拉利的质量灵魂是速度，海飞丝的质量灵魂是去头屑。

第二，产品质量是如何做出来的？曾经有一家日本公司希望通过培训来提高一线管理的质量。但如何做一线管理的培训呢？该公司进行了深入的自我检讨：产品设计有问题吗？没有；