8、荣誉档案管理细则.doc

中国****开发研究院荣誉档案管理细则

第一章总则

第一条为了加强中国****开发研究院(含中国****科学技术研究院，以下简称“研究院”或“院”)档案管理，促进院荣誉档案管理的标准化、规范化及有效利用，更好地为科研生产服务，特制定本细则。

第二条本细则规定了荣誉档案的归档、整理和提供利用的规则和方法，适用于院属各单位荣誉档案的管理工作。

第二章管理体制

第三条荣誉档案是反映院科研生产工作成果的真实记录，是研究院档案的重要组成部分，由院档案处集中统一管理。

第四条各单位应指定专人负责荣誉文件材料的归档工作，建立分管人员岗位责任制。

第三章归档范围

第五条国家、部级领导机关赠送或授予院的题词、题字等手书原件

第六条国内外著名专家、学者、知名人士赠送院的题词、题字、书画原件，有保存价值的纪念品

第七条国际学术等专业组织授予院的成员证书、证章

第八条国家、部级领导机关授予院的荣誉证书、奖状、奖旗、奖章、奖杯、奖牌、奖匾

第九条院重大科研项目参加国内外重要展示活动获得的等级证书、证章、奖牌

第十条院科研项目和产品获得的国家专利证书

第十一条院属各单位荣获国家、部级领导机关各种奖励、荣誉证书、奖状、奖章、奖牌、奖旗、奖杯等

第十二条院级及以上先进集体、先进基层党组织的表彰决定及光荣册

第十三条其它具有保存价值的纪念荣誉实物

第四章归档整理与移交

第十四条对属于归档范围的荣誉材料，有关单位或部门应于其形成后的三个月内向院档案处归档，任何单位或个人不得拖延或将档案材料据为己有。

第十五条归档单位应该妥善保管荣誉文件材料，保证其完整、清洁，不得有缺损、污染。

第十六条归档文件材料以件为单位整理。

第十七条使用“中国**档案管理系统”著录规定：

1.题名：对档案内容的描述；

2.保管期限：永久；

3.归档单位：负责归档的单位或部门；

4.责任者：颁发、授予单位名称；

5.文件日期：获奖、颁发等日期（须标注到日。如果月或日不详，则记为01月或01日）；

6.载体类型：记录信息的介质类型；

7.正本数量：1；

8.获奖级别：荣誉档案获得的奖励名称和奖励等级，如：国家级××奖、省部级××奖等；

9.备注：需要解释和补充说明的事项。

第十八条归档单位（部门）应在档案管理系统中打印档案交接文据和企业档案目录一式两份，由本单位主管档案的领导审查归档材料是否完整、齐全，并在档案交接文据的“确认人”栏签署，加盖公章，到档案处归档。档案处核查无误后，与归档单位（部门）办理交接手续。

第五章借阅与利用

第十九条荣誉档案仅对本院在职职工开放。

第二十条职工查阅和借阅荣誉档案，须经档案形成单位主管档案领导和职工所在单位主管档案领导批准。

第二十一条借出荣誉档案限一个月内归还，逾期使用须办理续借手续。不得丢失、涂改、损坏，对违者按有关规定处理。

第六章附则

第二十二条本细则自2019年1月1日起执行。第二十三条本细则由研究院档案处负责解释。