声像档案管理标准

为加强像档案的科学管理，充分发挥声像档案在各项工作中的作用，特制定本标准。

1．主题内容与适用范围。

本标准内容为声像档案的收集．整理．保管．鉴定．统计和利用。

本标准适用于全公司系统各单位声像档案管理。

2．名词术语

声像档案是指在各项工作活动中形成的具有保存价值的照片、胶片、录音带、录像带、磁盘、光盘等为载体的历史记录。

3．管理范围与任务

3．1在经营管理、建筑设计与安装施工、科学研究等活动中形成的声像档案是企事业单位档案的组成部分，均属于声像档案的管理范围。

3．2对经营管理、建筑设计与安装施工、科学研究等活动中产生的声像档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和利用。

3．3声像档案实行集中统一管理。综合档案室与档案分室负责对本单位声像档案的管理，对其档案材料的形成、积累和归档工作进行指导，并对所属单位的声像档案工作进行指导、监督和检查。各声像材料形成部门和人员必须依法归档。

3．4照片档案具体管理办法按照片档案管理标准进行。

4．归档范围

4．1党和国家领导人、有关上级领导以及知名人士来本单位视察、检查工作或从事其它重大活动所形成的声像材料。

4．2反映本单位生产、经营、管理、历史面貌等方面重大事件或重要活动的声像材料。

4．3反映本单位设计、施工、科研能力和技术水平的声像材料。

4．4重点工程、有影响的工程和荣获国家、省（部）、市、总公司奖励的优质工种洽谈、签约、开竣工典礼以及反映其建筑设计、安装、施工、技术过程的声像材料。

4．5工程建设中重大事件或重大事故、自然灾害及异常现象的声像材料。

4．6新产品、新工艺、新材料、科研项目研究、开发、鉴定、推广应用所形成的声像材料。

4．7党、政、工、团召开重要会议形成的声像材料。

4．8出国考察、接待来访、与外商洽谈、签约、索赔等对外交往活动中形成的声像材料。

4．9荣获国家、省（部）、市、总公司、局（院）以上荣誉称号的各类奖杯、奖旗、奖牌、证书等照片以及授奖仪式的声像材料。

4．10企事业单位的工商、税务注册登记、行业许可、资质等级、房产土地等各类证书照片。

4．11本单位先进人物声像材料。

4．12本单位在对外宣传报道中形成的声像材料以及各电台、电视台有关本单位宣传报道的声像材料。

4．13本单位或本单位参与制发的科教片、电视片、新闻记录片等声像材料。

4．14新闻发布会、记者招待会、展览展示会等声像材料。

4．15其它有保存价值的声像材料。

５归档要求

５．１归档的声像档案应是原始记录。对某些经常使用或素材过长需要编辑整理的声像材料，可归原片复制片。

５．１．１录音带必须声音清楚，录音盒上要贴上标签，注明录间内容、录制日期、地点、盒数、编号及录制者等。

５．１．2录像带必须图像清晰，录像盒上要贴上标签，注明录制内容、录制时间、地点、带长、声道、机器型号及摄像者等。

5．2声像材料整理后，应及时向本单位档案部门归档，不得私自保管和留存。

5．2．1由摄录部门或保员负责收集、整理和向档案部门归档。

5．2．2归档时间，一般单项活动的声像材料在活动结束后一个月内归档；工程项目声像材料在工程竣工后三个月内随项目档案一并归档或分阶段归档；科研项目、新产品研制开发声像材料在鉴定会后三个月归档或分阶段归档。

5．3归档的声像材料应按要求填写归档清单位，办理移交手续。

6声像档案的收集

6．1接收本单位主办部门或人员移交的声像材料。

6．2向社会征集的有关声像材料。

6．3与有关单位交换的声像材料。

7．声像档案的整理

7．1分类按《中国建筑工程总公司企业档案分类规则（试行）》进行。

7．2整理

7．2．1照片档案整理按《照片档案管理标准》进行。

7．2．3录音带、录像带按专题、时间进行整理。

7．3编目

7．3．1编写说明：一个保管单位应有一个文字说明，说明内容包括题名．内容．时间．地点．人物．背景．作者等要素。文字说明要概括地揭示照片影像反映的全部信息，做到文字简练．语句通顺。用阿拉伯数字表示时间，说明以照片的自然张为单位编写，一组联系密切的照片应加总说明。

7．3．2编制档号：档号由类号．载体代号和保管单位号组成，编号方法按《中国建筑工程总公司企业档案分类规则《（试行）的要求进行。

7．3．4编制检索工具：一般包括登记总目录、要类目录，卷内目录和填写卡片等。

8．声像档案的保管。

8．1声像档案按类别和不同载体材料分别排放，保管。

8．2声像档案应设立专用库房或专用设施，其应能防火、防盗、防光、防尘、防潮、防虫、防磁、防污染、库室的温度应控制在14-24℃，相对湿度控制在40-60%，磁带必须避开30奥斯物以上磁场。

8．3定期检查声像档案的保存情况。对长期保存的录音、录像带，应每年反复走倒带一次。发现变形、断裂、磁粉脱落等现象，要及时修补、复制。

9声像档案的鉴定

9．1对保管的声像档案要定期进行鉴定。

9．2经鉴定，对推动保存价值的声像档案造具清册，经鉴定小组同意报主管领导批准后进行处理。

9．3对密级发生变化的声像档案要及时调整密级。

9．4未经鉴定和批准，任何人不准私自消磁销毁，改变密级和保管期限。

10声像档案的统计

10．1建立声像档案的统计制度，做好统计工作。

10．2统计内容主要包括库藏数量．各类数量．接收．移出以及利用情况等。

10．3定期进行统计分析

11声像档案的利用

11．1对库藏的声像档案积极开展利用工作。

11．2利用声像档案要严格审批手续。利用者应精心爱护档案，不得损坏或遗失。

11．3涉及专利和版权的声像档案，本单位以外任何单位和个人利用其档案，应按照《中华人民共和国专利法》和知识产权保护的有关条款办理。

11．4做好利用反馈工作，提高服务质量。