首创房地产公司公文管理制度

首创房地产公司公文管理制度公文是公司在管理过程中形成的具有法律效率，规范体式的文书，公文管理是加强公司管理的重要内容。为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高文件使用效率，促进公司各项经营管理的运转，特制定本办法。

一、公司办公室是公司公文处理的职能部门，负责公文的办理、管理、归档等工作。公文处理要遵循实事求是、精简、高效的原则，做到及时准确、安全。同时必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家、公司秘密的安全。

二、公文的种类

1、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门和人员。

2、通知：传达公司的决定和需要有关部门周知或者执行的事项，任免人员。

3、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

4、报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问。

5、请示：适用于向上级请求指示、批准。

6、批复：适用于答复下级的请示事项。

7、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8、函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

9、会议纪要：适用于记载、传达会议情况及会议议定事项。

三、公文格式

公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主

送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位等部分组成。具体处理方式是：

1、涉及公司秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。

2、发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称。

3、发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

4、给上级单位的行文要注明签发人、会签人姓名。“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。

5、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并表明公文种类。

6、主送单位应当使用全称或规范化简称、统称。

7、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

8、公文除“会议纪要”或以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

9、成文日期以签发人签发的日期为准。

四、行文规则

1、符合国家法律、法规及方针、政策有关规定。

2、行文应当确有必要，注重效用。

3、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

3、公文要用国家法定计量单位。

4、公司对外正式行文，由公司相关业务主管部门起草，部门经理审核，主管副理审查，公司总经理批准，办公室最后核定盖章。

五、公文办理

1、发文办理程序：拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、立卷、

归档、销毁。

2、收文办理程序：签收、登记、传递、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁。

六、公文的归档和管理

1、归档：公文办理完毕后，要根据其相互联系、特征和保存价值等整理归档，归档公文要保证公文的齐全、完整，便于保管和使用。

2、管理：公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。同时对公文的贯彻落实情况进行督促检查。

文件传阅单

送存人：存档人：

收文处理单

送存人：存档人：

×××房地产发展有限公司

发文登记单

×××房地产发展有限公司

发[2004]第xxxx号签发人：xxx

关于XXXX的请示、汇报或报告

（2号宋体、加黑）

XXXXXX:(正文小3号仿宋)

正文部分

附件：1、XXXX

2、XXXX

XXXX年XX月XX日主题词：XXXXXX(加黑)

抄报：XXXX

×××房地产发展有限公司办公室XXXX年XX月XX日

联系人：电话：共印xx份

×××房地产发展有限公司

内部请示

(2004)请字号

关于XXX的请示

XXX总：

正文部分

妥否，请批示。

×××房地产发展有限公司档案管理办法

档案是公司在经营管理活动中形成的具有保存和利用价值的资料，对公司开展各项经营业务具有指导性、参考性和依据性。公司为加强对档案的收集、整理和管理，有效地保护和利用档案资源，特制定本办法。

×××房地产发展有限公司档案是指政府与上级领导、公司领导和公司各部门在工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像及电子文件等不同形式的历史纪录资料或材料。

一、文书立卷

1、文书立卷归档是公司办公室和各职能部门的工作任务之一。立卷归档工作要求：文件收集完整，文件制成材料、书写材料符合要求，组卷合理，案卷标题、封面、卷内目录、备考表填写规范，装订结实美观，案卷排列有序。

2、办公室及各职能部门应随时或每年年底将办理完毕的归档文件，收集整理后移交给档案管理人员，移交的文件必须完整规范，符合归档质量要求。

3、文件组卷按年度并遵循文件材料的形成规律和特点、保持文件之间有机联系、便于保管和利用的原则；组卷以问题为主，一个问题的请示、批复及联系密切的文件组成一卷。

4、卷内文件按问题、时间、作者、单位等方法排列。文件排列：印本在前，签发稿在后；本单位的批复在前，下级单位的请示在后；本单位的请示在前，上级单位的批复在后；复制件在前，原件在后。

二、档案管理

1、公司办公室负责收集、整理、保管公司党、政、工、团、经营管理及一切经办公室收发的文件、材料、信函等；各职能部门负责收集整理本部门的相关文件，年底将本年度案卷移交办公室保管。档案管理要做到严格贯彻执行国家和上级机关颁发的保密制度，维护档案完整与安全。

2、办公室接收归档文件时，要填写“档案移交单”，详细清点，并由双方经手人在单上签字，各执一份。

3、档案人员调离工作时，离职前需将本人保管的档案数量级状况交代清楚，并办理书面交接手续。

4、文书材料每年立卷归档一次，办公室和各职能部门将整理完整的前一年文件登记造册，于第二年第一季度末向档案部门移交。

5、档案管理员将文书档案按年代、组织机构整理，保持文件的历史联系，卷内