001日常财务支出管理办法

财务管理制度

之

日常财务支出管理办法

珠海怡然之家有限公司

日常财务支出管理办法

第一章总则

第一条目的

为了加强公司的财务管理工作,完善内控制度,提高日常工作效率,在有效监督并严控成本费用开支的同时,结合公司的具体情况,特制定本办法。

第二条释义

(一)本办法所称的日常财务支出就是指公司经营过程中经常发生的临时借款、费用报销、物资采购等财务支出活动,包括员工业务借款、工资福利及各项补助补贴、固定资产采购、低值易耗品采购、存货采购、业务招待费、业务宣传费、差旅费、办公费、汽车费用、市内交通费、电话费、加班餐费、房租、水电费、各项税金不可预见费等。

(二) 下列事项不在本办法规范的范畴之内,将另行制定相应的管理制度。

1、公司对外投资;

2、工程项目支出;

3、各类保险费、咨询服务、审计、律师等服务采购。

第三条日常财务支出的管理原则

坚持“厉行节约,艰苦奋斗,减少不必要开支”的原则。

采取预算控制与归口管理结合原则:各项支出实行预算管理,费用支出以公司董事会批准的预算为依据,原则上不允许预算外与超年度预算总额开支。

第四条适用

本办法适用于公司。公司各成员参照执行。本办法未涉及的事项,由公司根据实际情况作出补充规定。

第二章日常财务支出事前申请审批权限

第五条审批权限

(一)因公务需借款的职员,应先填写“现金借款申请单”,凡借款累计金额在1000元以下(含1000元)经部门主管审核同意后报财务负责人审批。

(二)凡借款累计金额在1000元以上需经公司总经理批准,经董事长核准。

(三)单次报销金额500元以上事前审批尊照权限规定。

第六条工资福利及各项补助补贴审批权限

工资福利及各项补助补贴由公司行政根据公司的薪酬福利制度,制作相应的表单,报部门主管、财务负责人复核后,报总经理审批支付。

第七条业务招待费审批权限

(一)公司业务招待费根据每年预算方案实行预算限额管理,由财务部每季度末公布有关信息。

(二)在预算范围内,凡业务招待费金额在1000元以下(含1000元)经部门主管级以上人员审核同意后报财务负责人审批,经总经理批准。

(三)在预算范围内,凡业务招待费金额在1000元以上需经董事

长核准。

(四)遇集中性应酬 (如节假日应酬),须经公司办公会讨论统筹决策。

第八条业务宣传费审批权限

(一)凡业务宣传费金额在1000元以下(含1000元)经部门主管级以上人员审核同意后报财务负责人审批,总经理批准。

(二)凡业务宣传费金额在1000元以上需经公司总经理批准, 董事长核准。

第九条差旅费审批权限

(一)员工因公需出差预计差旅费用在1000元以下(含1000元)经部门主管同意后报财务负责人审批,经总经理批准。

(二)员工因公需出差预计差旅费用在1000元以上需经公司总经理批准,经董事长核准。

第十条物资采购审批权限

根据公司物资采购的相关管理制度规定的审批权限执行。

第十一条劳务、通关、运输、广告费、后勤保障等各项服务根据公司服务采购的相关管理制度规定的审批权限执行。

第三章日常财务支出报销流程

第十二条报销时间

为提高工作效率,加强资金使用的计划性与安全性,拟实行集中报账方式。每周二与周五上午完成报销审批流程,下午出纳报账。

第十三条支出报销程序

(一)经办人正确填制各项报销单证(详见报销单证填写及粘贴规范)。

(二)涉及物资采购时,要办理验收入库,高价值物品及固定资产需由会计办理相关登记手续。

(三)完成部门内部审核:部门主管签字确认→财务负责人签字确认。

(四)每周一与周四下班前,各部门相关人员须将本部门的费用报销单证送交出纳处。

(五)财务中心审核:出纳审核并填制报销汇总表→财务会计审核→财务负责人审批。

(六)一般情况下,已经过申请审批程序的支出,报销时不再经总经理签批,但超出申请审批金额或出现异常情况的须报总经理审批。

(七)公司的办公费用、汽车费用、市内交通费、电话费、加班餐费、房租、水电费、各项税金等其它日常财务支出项目费用的支出,凡单项金额在1000元以下(含1000元)经部门主管审核同意后报财务负责人审批,经总经理批准报销;单项金额在1000元以上(含1000元)需经总经理审批,经董事长核准报销;

(八)财务部付款:①出纳提取现金,通知经办人领取报销款项,或②直接付款至经办人银行卡中,或③网银转账支付。上述三种报销款项支付方式应优先采用②与③,为了公司资金安全尽量减少第①方式。财务中心根据公司资金状况合理采用上述方式。

第十四条超预算费用与预算外费用报销程序

超预算费用与预算外费用报销程序如下:

(一)经办人对超预算费用与预算外费用开支原因做出书面说明。

(二)部门主管审核,必要时需提出部门内部费用管理的整改意见。

(三)财务负责人审核→总经理审批→董事长核准。

第十五条部门主管级以上发生的各项日常开支经财务部门审核后,报财务负责人、总经理审批后给予报销;财务负责人发生的各项日常开支经财务部门审核后,报总经理审批后报销;总经理发生的各项日常开支经财务部门审核后,由公司董事长审批后报销。

第十六条报销流程各岗位职责

(一)经办人:对所报销事宜的真实性与所报销的原始单证的合法性负责;根据公司制定的各种相关规定,完成费用报销前的审批工作且相关手续齐全;应详细了解所报销事宜并回答审核人员的疑问;所报销的费用涉及其她部门应填制费用分摊确认表,有理有据分摊费用并与其她部门负责人确认。

(二) 物控(店长兼):负责对采购回来的物资进行验收入库与变动管理工作;登记相关物资台账;制作物资卡片并粘贴;在发票后注明资产登记编号(固定资产财务负责);定期与采购部门核对。

(三)部门负责人:正确掌握费用预算的内容与数据;告知本部门员工费用报销的制度与流程;及时审核本部门发生的所有费用,保证填制规范、金额准确与费用归集恰当;收集报销凭证送交财务部出纳处;