公司供方管理作业指导书

供方管理作业指导书

1. 目的

整合供方资源，规范供方的管理，有效选择和管理各类供方，确保供方的物资/服务品质符合要求。

2. 适用范围

适用于xx贵州物业管理有限公司住宅项目供方的选择、评估与管理。

3. 责任归属

3.1公司管理层：按权限审核/审批供方的评审。

3.2公司服务需求部门

3.2.1公司各职能部门：提供备选名单；参与评审；负责供方服务品质的监督管理和考核评估。

3.2.2项目服务中心：提供备选名单；参与评审；负责供方服务品质的现场监督和考核评估。

3.3公司供方管理部门

3.3.1财务管理部：参与对供方的价格评审，对公司、住宅项目供方采购价格进行监控。

3.3.2品质管理部：组织公司服务类及物资类供方的评审，编制公司〖合格供方名录〗；组织合格供方年度复审。

3.3.3经营管理部：负责组织招投标管理工作

3.3.4公司专业管理部门：参与对供方的专业能力评审，对公司、住宅项目供方的专业能力进行评估。

4. 定义

4.1供方：指向本公司提供物资/服务的组织或个人。

4.2专项业务分包：指在经营范围内，将物业共用部位及共用设备设施的维修养护、清洁绿化、秩序维护等服务内容，通过协议委托给专业机构（含公司内部机构）的方式。

4.3合格供方名录：由公司建立的各类物资、服务、零星采购以及零星工程等供方信息汇总表。

5. 方法与过程控制

5.1供方选择原则

5.1.1供方的选择应遵循“质量为本、服务至上”的原则，选择有较高信誉的供方。

5.1.2合格供方名录中物资类应有两家（或以上）合格供方以备选择。

5.1.3社会公认的具有良好信誉的销售实体，不需进行评估，需经品质管理部、财务管理部审批后可列入公司供方名录。如：

A. 本辖区内知名大型连锁商场（超市），如：华润、苏宁电器、家乐福、麦德龙等；

B、医药连锁店；

C、国际知名品牌等。

5.1.4上海xx物业酒店管理集团有限公司或 xx置业集团公司评估合格的供方，可直接作为供方列入本公司供方名录。

5.2供方管理原则

5.2.1供方管理与采购实施分离原则：公司负责供方管理工作与负责采购工作不应归属同一部门。

5.2.2动态管理原则：定期对供方进行客观、公正的评价，并根据评价结果采取升、降级等不同的管理策略，扩大与优秀供方的合作，缩减或停止与绩效不佳的供方合作，实现优胜劣汰的动态管理机制，不断提升供方在质量、成本、服务等方面的绩效。

5.2.3透明公正原则：供方选择过程秉持公平、公开、公正，严禁暗箱操作。

5.2.4独立评审原则：对备选供方的评审工作应由每位评审人员独立完成，每位评审人员应独立填写各类评分表。

5.2.5供方管理前置原则：未列入〖合格供方名录〗的供方不能作为招投标备选单位。

5.3供方的评估

5.3.1初审：

5.3.1.1初审机构：由公司服务需求部门、公司评审部门组成。

5.3.1.2 初审内容：

服务供方：（1）企业资质及业绩；（2）商业荣誉；（3）技术能力；（4）支持能力；（5）服务方案及合同条款；（6）价格；（7）现场考察情况。

物资供方：（1）企业资质及业绩；（2）商业荣誉；（3）供货能力；（4）售后服务/承诺; （5）价格；（6）现场考察情况。

5.3.1.3初审过程：（1）资料收集；（2）现场考察。

资料收集：（1）供方提供；（2）搜索网络等媒体相关报道；（3）电话咨询供方过去和现有客户。

现场考察：（1）现场考察要求评估小组不少于两人，且分属不同部门；

（2）通过对现场的观察和评估，对服务质量进行考察；

（3）现场考察完毕后，完成《考察纪要》。

（4）对异地服务供方的现场考核，可采用视频考核方式，但视频中需包含

公司的门头、办公区域现场要素；

（5）物资类供方的现场考核，可采用视频考核方式，但视频中需包含公司

的门头、办公区域现场要素。

5.3.1.4财务管理部负责审定市场公允价格

531.5原则上初审评分低于60分的不能列为公司的合格供方，确因工作需要初审评分低于60分的物资供方，经需求部门申请报公司批准后可作为零星采购供应商，在零星采购供应商的采购金额每月不应大于 500元。

5.3.2复审

5.321复审机构：由公司服务需求部门、公司评审部门组成。

5.322 复审内容：（1）服务质量；（2）履行合同能力；（3）与甲方配合能力；（4）价格。

5.3.2.3评审标准：品质管理部门负责制定复审标准细则。

5.3.2.4评审依据：品质管理部门负责收集评审依据，相关评审依据包括但不限于各相关部门对供方的品质检查记录、各类评估意见、整改通知、通报、处罚依据、工作联系函及财务部门审定的市场公允价格，应于评审10日前完成资料收集，评审时供评审人

员备查。

5.3.2.5复审综合得分低于80分的供方不应再列入〖合格供方名录〗。

5.3.3评审（初审、复审）要求：

（1）评估小组不少于三人，且分属不同部门；

（2）各自独立填写〖服务供方评审表（初审）爪〖物资供方评审表（初审）〗和〖供方评审表（复审）〗，完成对备选供方的测评打分；

（3）评审完毕后，由品质管理部对评审表按权重计算出备选供方的综合测评分数，并填写完成〖供方评审审批表〗，按权限逐级报批；

（4）初审权重：公司服务需求部门占 40%品质管理部门20%财务管理部占20%公司专业管理部门占20%

供方初审：初审备选供方综合测评得分=公司服务需求部门平均测评分*40%+品质管理部测评分*20%+财务管理部测评分*20%■公司专业管理部门测评分*20%

（5）复审权重：公司服务需求部门占70%品质管理部占：10%财务管理部：10%公司专业管理部门占10%

供方复审：复审备选供方综合测评得分=公司服务需求部门平均测评分*70%+品质管理部测评分*10%+财务管理部测评分*10%■公司专业管理部门测评分*10%

5.3.4合格供方名录的审批：评审结束后，依据〖供方评审审批表〗的最终结果将合格的供方列入〖合格供方名录〗，报公司总经理审批；〖合格供方名录〗中的内容发生异动时可按月