文书资料管理

一、印章管理 1、印章类型
名称
释义
适用范围
公章 专用章
是一个企业的正式印章，标明企业法定 多用于正式文件和介绍信、证明 名称，是企业的标志和象征，具有法定 信等 的权威和效力
是指企业为开展某一类专门性业务而使 这类印章不代表整个企业，只代 用的印章，这类印章在印文中除刊有企 表企业下属某一专门部门的职权 业的法定名称外，还应刊有专门的用途， 如“财务专用章”、“合同专用章”等
：
兹介绍我公司
事宜。
(有效期×天) No．××××××
××公司介绍信（存根） ××介字第××号
等 位同志前往你处联系
××××年×月×日 ××公司
介绍信
：
兹介绍我公司
前往你处联系
等
位同志
敬礼
此致
事宜，请予接洽。
（印章）
××××年×月×日
2、开具介绍信的手续
应填写企业介绍信签批单，经所属主管批准后， 文秘人员根据此单填写介绍信，盖章后发给需 用人。
③ 凡是在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日 期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期年、 月、日中三个字(视印章大小而定)，俗称“骑年 盖月”。
④带有存根的公函、介绍信等用印时，除在规定 处用印外，还应加盖“骑缝章”。
（5）整理留存材料 （6）正式印章使用的地点
5、印章的停用 6、废印章的存档和销毁
第五章 文书资料管理
第一节 印信管理 第二节 文书管理 第三节 档案管理
学习目标与任务：
掌握：印信的启用和停用； 熟悉：开具介绍信的手续； 熟悉：使用介绍信须知； 掌握：收文和发文的处理程序； 掌握：归档文件的整理方法。
第一节 印信管理
印信是指企事业单位的印章和介绍信等行使 职权的凭证和对外联系的标志。
章
正式印章具有同等的法定效力。
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钢印 戳记 缩印
不用印色，利用压力凹凸成形
一般用于证明性公文或证件
是为标志特定信息而使用的印章
如保密章、急件章、注销章等
是按照正常比例缩小用于印刷的专用公 只能用在小型票证上，不能作为
章。
正式印章用于介绍信或出具证明
2、印章的刻制
准备刻章申请 等相关材料
到注册所在地公 安局办理手续
二、介绍信管理
介绍信是用来介绍被派遣人的姓名、年龄、 身份等情况的专用书信。
1、介绍信的种类
（1）书信式
例文1
介绍信
××公司：
今介绍我公司×××、×××两位同志前往贵
公司洽谈有关××产品销售的具体事宜，请予接洽为
盼。
此致
敬礼
（印章）
×年×月×日
（有效期×天）
（2）印刷式
No．××××××
法定代表 人私章
又称为手章或领导人签名章。它是根据 企业主要负责人用钢笔或毛笔亲自签名 制成的印章，其基本作用是以盖章代替 手写签名。
银行支票、财务预算或决算、签 订合同或协议等，除盖公章和专 用章外，还须盖法定代表人私章 才能生效
套印章
是指按照正式印章的原样制版而成的印 专门用于印制大批量文件，它与
第四，若发现介绍信丢失，领用人应立即反映情 况，及时采取相应措施。
第五，行政部在接待外单位介绍来人时，应认 真查对来人姓名、商办事项和介绍信所开列的 是否相符。
第六，一项工作需要多次联系的，未结束前， 其介绍信可继续使用。结束后，行政部一定要 将来人的介绍信收下备查。
第七，对前来借物、借款以及商洽重大事件的 人员，当事情已经办妥，在留下介绍信时，行 政部人员应要求该人员在介绍信反面签注办理 情况，以便日后查对。
一可防止个人乱用介绍信； 二可使企业领导掌握情况。
3、使用介绍信须知
第一，负责管理介绍信的文秘人员，应严格执行 使用介绍信签批手续，否则出现问题无处查对。
第二，介绍信存根应妥善保管，按保密要求归档， 保管期五年。
第三，因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍 信，应立即退还，未及时退还的，行政部人员要 去收回。收回后，将它贴在原存根处，并写明情 况，以免丢失。
4、用印
（1）检查批准用印的签字 （2）审阅、了解用印内容 （3）用印登记
用印日期、内容摘要、批准人、用印单位、 承办人、监印人、用印数以及留存材料等。
（4）盖印
① 盖章时精神要集中，用力要均匀，使盖出的印 章端正、清晰、美观，便于识别。
② 以企业名义发出的公文、函件必须加盖企业的 印章。
印章小知识
印章是“印”和“章”的合称，都是信物。
古代官印依品级高低分别用 金、银、铜等金属铸成，现代 印章则多用橡胶和塑料刻制。
国务院的公章，直径为6厘米； 省、部级政府机关的公章，直径为5厘米； 县市一级政府机关的公章，直径为4﹒5厘米； 其他企事业单位公章，直径一律为4﹒2厘米。
现代机关、单位印章具有3个特性：
法定性； 权威性； 效用性。
情景案例
汪华是科庆公司经理秘书，某日他高中时的一位老 同学林某找到他，告诉汪华说自己有一笔好买卖，但 他是个人身分，不如公司签合同方便，想借用科庆公 司的名义，让汪华给他出具一份科庆公司的业务介绍 信，等合同签完后就还给科庆公司，并给汪华数目可 观的报酬。汪华应允后，林某利用从科庆公司借用的 业务介绍信，以科庆公司业务经理的身份和科庆公司 的名义与东信公司签订了一份钢材购销合同，骗取了 东信公司价值一百万元的钢材。林某将钢材卖掉后， 携款潜逃。这一事件给科庆公司造成了信誉和财产上 的损失。
到其指定或授权 的刻字社刻制。
将印模交原审批 的公安部门备案
正式行文通告公司 全体员工或有关 客户、机构、部门
2、印章的启用
颁发机关和使用机关、单位都要把启用日 期的材料和印模立卷归案，永久保存，在启用 印章通知规定的启用日期之前，该印章是无效 的，只有在规定日期开始后，印章才能使用。
3、印章的保管 （1）选择好印章放置的地方 （2）选择好保管印章的人员 （3）印章的保管应建立起严密的制度
备注：
① 要建立印章保管登记册，载明印章名、印 文、印模和保管人姓名。
② 对印章保管人员应明确责任，保证印章的 正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。
③ 按保密要求，印章保管人员不得委托他人 代取代用。
④ 保管印章要牢固加锁，防止被盗。
⑤ 一旦发现保管的印章有异常情况或丢失， 应该保护现场、报告领导、查明情况、及时处 理，必要时，应该报告公安机关协助查找。