会议耽误的原因及解决方法

会议耽误的原因及解决方法
浪费时间的原因
◆会议没有适当的准备，或者没有会议目的。

◆会议没有议程。

◆开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少，或者是关键的人没有到会。

◆开会没有计划。

◆会议过多或会议时间过长。

◆不能准时开会，或者不能准时散会。

◆开会时有外来干扰。

◆讨论脱离议程的内容浪费时间。

◆会议没有结论，甚至会而无议，议而未决。

◆没有追踪对会议的执行情况。

解决的方法
针对以上会议搁置的不同原因，应有各自解决的方法。

(1)会议要有目的，没有目的就不开会如果有可能就应该把会议的目的写下来，一定要让所有参与会议的人都了解。

(2)召开会议首先安排会议的议程没有会议议程就开不成会议。

因此用书面的议程，或者紧急的话，用口头宣读会议议程，使与会者有备而来，这样会议才会有重点。

(3)对于找错人参加、参加的人数太多、太少的解决方法派得上用场的人才应该参加会议。

(4)安排适当的计划做很多事情都一定要有ＰDCA(Ｐ是计划，D是执行，C是检查，A是行动)。

一个没有计划的会议就是一个失败的会议。

(5)会议的时间和次数要适当
调查大家是否愿意列席会议，把拖很长的会议时间尽量减少，评估需要何人参加，何种资料，是否需要协调，然后安排开会的时间。

(6)务必准时开会与散会
为了迟到者而耽搁开会时间，等于惩罚准时出席的人，奖励迟到的人。

主持会议的人或者会议主席，应该把握时间的进度才不会浪费时间，这客观上就是节省了大家的时间。

(7)应付干扰、提高效率的办法就是制定规则
告诉与会者，如果有可能，规定除了真正紧急事之外，任何人不得干扰会议，或者开会时就声明今天的开会时间是半小时，请各位把你的手机关到静音，或者是把你的手机关闭，这就是避免干扰。

(8)对于脱离讨论议题的解决办法
希望并要求大家不要针对或者抵制这个会议，或者说用一种暗谈式议程的方式。

一个主持会议的人，或者一个会议主席应该控制或者说是要做到最好的沟通。

(9)会要有议，议要有决，决要有行综述结论，确保大家能够达成协议，提醒与会的人要做的工作以及会后必须完成的任务。

(10)追踪会议决议的执行
在下次会议讨论的议程一开始就要把上次会议决议事项执行的情形提出报告，并要求大家提出进度的报告，直到这个工作完成为止。