文书档案归档文件整理方法PPT

的，应将结论（果）前置
◎正本在前，定稿在后
◎正文在前，附件在后 ◎转发文在前，被转发文在后 ◎复文（结论）在前，来文（或去文）在后 2、其他 ◎中文（汉字）在前，其它语言在后 ◎发文处理签排在正本之后，定稿之前 ◎收文处理签排在收文之前
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※ 例：收到下级部门的请示文件并予以批 复
将本单位批复文件与下级部门的请示文件合为一件 归档，件内文件排列的前后顺序如下：
按问题 分类
内部机构设 责任不太明确， 置变动较 分类稳定 操作相对复杂 频繁
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整理步骤之四：
划分保管期限
——根据档案的利用价值划分保管期限 《机关档案分类方案、归档范围和保管期限表》
◆ 永久： 记录机关历史面貌、主要职能活动、机关和个人 权益的档案定为永久保管。 ◆ 定期： 30年（通用业务：档案、机要、保密、 老干等工作形
2、文件的纸张和书写材料宜于长期保存。 3、破损的文件进行了修复。
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＊ 公文质量要严格把关
◎ 公文是档案的前身，要严肃对待
◎ 格式要规范，用纸、拟、阅文签尽量统一用A4纸 ◎ 杜绝错别字 ◎ 凡依单位名义归档文件都要用印章（包括计划、总结、
报表、大事记、合同等，领导讲话、个人撰写的调研
报告除外）
◎ 文件已有页码，只要不在装订处，无论是在文件的什么位置均可。 21
整理步骤之三：
分 类
◆ “年度—机构（问题）—保管期限”三 级分类法 ◆ “年度—保管期限”两级分类法（档案数 量 较少的） ◆ 同一立档单位的分类方法应保持稳定
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1、按文件办结年划归年度
● ●
当年办结的文件归入文件形成年；
跨年度办结的文件，如请示与批复、转发文
2013.9.
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◐
培训内容提要
◑ 整理依据 ◑ 适用范围 ◑ 主要内容 ◑ “三合一”制度 相关表格样式及填写要求
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◑ 整ห้องสมุดไป่ตู้依据
◆ 国家档案局《关于机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》（国家档案局
第8号令）
◆ 《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）
◆ 《湖北省归档文件整理实施细则》
（4）按问题分类一定要注意归类的一致性。即各 年度以及同一年度中的分类方法应保持一致。
※ 如：2010年将开展新农村建设活动的文件归入业务类，2011年
也应将其内容的文件归入业务类。
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4、两种分类方法的比较
优点 缺点 适用范围
方法简单、 稳定性差，需 内部机构设 按机构 责任明确、 随机构设置变 置保持相对 分类 稳定 易于操作 化而变化。
◆ 扎线不得使用化学线； ◆ 装订前应当去除文件上的装订钉、大头针、回形
针、金属夹等金属物；
◆ 书刊等印刷出版物可保持原装订。
保管期限为10年的档案装订方式可以自行选择。
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优点：
（1）兼顾整理和利用。初始 整理较简单；数字化处理 后，利用档案可直接通过 电脑查询或打印全文。 （2）安全性强。
缺点： 装订工作量大
◆ 相同保管期限的会议文件、统计报表、（介
绍信存根）等成套形成的文件应排列在一起。
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整理步骤之六：
编 号（指编制档号）
完成分类排列的归档文 件，以件为单位，在文件首页 上方（我市统一为上方正中）
空白处加盖归档章，编制档号。
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图示1：归档章式样
（注：标有“*”号为选择项，下同）
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全宗号：填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的
空白页不编号。
1、以件为单位，用铅笔在每页文件正面的右上角和背面的
2、页数为文件处理签、文件正本与定稿页数之和。
3、编有文件页码的单份文件为一件的，可不再编制页号
◎ 收文：前面有阅文签的，可把阅文签粘在正文前面，不再编页码。录入目录时，“页数” 栏 为文件页码加“1” 。
◎ 发文；从文件正方页码处开始编页码，位置编在右上角和背面左上角。
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2、档案数量少的单位可几年一本，但同一年度档案不得分开。
◐ 归档文件目录排列编号
◑ 方式一：一年两本目录。永久、30年保管期限的档案
一年编一本目录；10年保管期限的档案单独编一本目 录（主要是考虑到不进馆）。
◑ 方式二：一年一本目录。永久、30年保管期限的档案
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※ 关于“归档文件总目”和档案的排 架 一、总目格式 2011年归档文件总目（档案局新修 订）.doc 二、档案排架 永久、长期或30年保管期限的档案可接续 排列； 短期或10年保管期限的档案宜单独排列。
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归档文件目录装订方法
1、归档文件目录应装订成册，一年一本。永久、30年保管期 限的档案目录排完后，再接着排10年保管期限的档案目录。 一式两套。 3、目录前设归档文件总目。 4、目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构 （问题） 等项目。
（2001 年制定，2011年第一次修订）
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◑ 适用范围
◆ 适用于全省各级各类机关、人民团 体、
事业单位（以下简称“机关”）。 ◆ 企业可参照执行。
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◑ 主要内容
一、归 二、整 三、质 四、整 档 理 量 理 文 原 要 步 件 则 求 骤
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◑ 熟悉掌握
◆ 相关表格样式的格式及填写要求
◇ 归档章 ◇ 归档文件目录封面 ◇ 归档文件目录档案盒
◎ 文件形成时间要以领导人签发日期为准 ◎ 办公自动化形成的拟、阅文签要加盖单位印章
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主要内容之四：
整理步骤
1、分 件 8、装 盒
归档文件
2、装 订
7、编 目
3、分 类
4、划分保管期限
6、编 号
5、排 列
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整理步骤之一：
分
件
◆ 正本与定稿、正文与附件 （1）一般一份文件为一件 （2） 原件（字迹模糊的）与复制件 （3） 报表、名册、图册、会议指南、 介 绍信存根、 书刊等一册（本） （4） 简报一期 （5） 会议记录一份或一本
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〔接上页－按机构分类需注意：〕
（4） 两个机构共同办理的文件，分入主办机构。 （5） 临时工作领导小组形成的文件，分入领导小组办公 室挂靠机构。 （6） 按机构分类要保持分类的一致性。即各年度以及同 一年度中的分类方法应保持一致。
※
如2001年将开展档案工作优质服务活动的文件归 入档案馆室处，2002年也应将其归入档案馆室处。
（1）本单位批复文件的正本；
（2）本单位批复文件的发文处理签； （3）本单位批复文件的定稿（底稿）； （4）本单位收到下级部门请示的收文处理签； （5）下级部门上报的请示文件正本。
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整理步骤之二：
装
理后可采用扎线装订；
订
◆ 数字化处理前可采用梯形无酸牛皮纸套封装完成数字化处
◆ 向国家档案馆移交的档案，应当采用扎线装订
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主要内容之二：
整理原则
◆ 遵循形成规律（如会议材料）
◆ 保持有机联系（请示与批复）
◆ 区分保管期限
◆ 便于保管利用
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主要内容之三：
归档文件质量要求
1、属于归档范围的文件材料收集齐全完整。
◑ 单份文件的正本（正文与附件）、定稿及文件处理签； ◑ 在事由上有密切联系的一组文件； ◑ 一项活动全过程形成的文件，包括起始、过程和结果。
全宗代号。
年度：填写文件材料的分类年度，以四位阿拉伯数字标注
公元纪年。如“2010”。
保管期限：标注归档文件保管期限的全称或代号。可用“Y”代
表永久（我市不用Y ），“30”代表30年，“10”代表10年
。
室编件号：由档案室填写归档文件在同年度、同机构（问题）
、同一保管期限内的排列顺序号。各年度的归档文件在最低一级 类目内，从“1”开始逐件编流水号。
馆编件号：在档案移交进馆时，按进馆要求填写。
机构(问题)：按组织机构分类的，填写机构的全称或规范
简称；按问题分类的，填写问题(职能)的分类名称。
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档号（编互见号要用）
全宗号—门类及年度号—类别及保管期限号—件号
11 办公室
2010
永久
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11—W2010—办公室y—17 （11号全宗文书档案2010年办公室永久保管期限的第17件）
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按机构分类需注意：
（1） 一般按文件办理部门归档，而不是按文件的署名者归档。 （2） 党政分开。党务工作的文件材料应与行政工作的文件材 料分开，分别归入相应的党务工作部门或业务（行政） 部门。 ◑ 但经党委或党组讨论而以机关名义印发的文件，不归入 党务工作部门，而归入相应的业务或文秘机构。 （3） 由领导临时指示某部门有关人员起草的，其内容又不是 其所在部门职能范围的文件材料，应归入文件材料内容 所属的职能部门， ※ 如业务一科某同志按领导要求起草的整个单位的年度工 作总结，应归入办公室或文秘科。
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整理步骤之七：
归档文件目录
分年度、分保管期限编制归档文件目录 图示2：归档文件目录表头式样
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件号：逐件填写室编件号
责任者：填写文件的署名者或发文机关的全称或规范。
组合件填写本件第一份文件的责任者。
文号：填写文件制发机关的发文字号，包括机关代字、年度和顺序号。
组合件填本件第一份文件文号（简报不填）。
※ 如：全年工作计划归入综合类，档案局的档案法制文件，归入 “档案法制类”，业务指导的文件归入“业务指导类”。
（3）涉及两个以上问题的文件材料视情况归类。
文件内容涉及到其中一个主要类目，则归入主要问题类目。
※ 如：某省档案局的一份文件，绝大部分的内容涉及到档案馆室 业务指导类，只有少量文字涉及到经济科技业务指导类， 这份文件应归入档案馆室业务指导类 ※ 如：没有侧重某个主要问题，则归入综合类。如档案局的一份 涉及到档案法制、业务指导、科教问题的文件归入综合类。
成的档案） 10年（记录事务性工作或没有办理结果的重要文件）
◐ 1、下级报送的年度计划、总结为10年，有批复的重要请示为永久。 2、联合办会、办文形成的档案，主办方保管期限长于协办方。 3、阅知性收文可不归档，必要时作资料保存。
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整理步骤之五：
排 列
◆ 归档文件应在分类方案的最低一级类目内
（如“年度—机构（问题）—保管期限” ）， 按事由（问题）结合时间（办结时间）排列。
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3、按问题分类——按立档单位职能进行分类
如： 综合类 党群类 业务类（若干） ……等
特点：分类稳定，但职责不确定、操作较复 杂。适合于内设机构或职能经常调整 变化的基层机关。
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（1） 一般按归档文件的主要内容属于哪一个问题归类，而 不按归档文件的责任者及其机构级别归类。 （2） 综合性文件材料归入综合类，专门性文件材料归入有 关各类。
题名：填写文件标题。无标题或标题不规范，应自拟题
名。自拟题名两端应加方括号“[ ]”。
日期：填写文件的形成时间。组合件填写本件第一份文件的日期。
以8位阿拉伯数字标注年月日,如“20110616”。
页数：填写每一件归档文件的总页数。 备注：填写对归档文件的简短说明文字，如与其它相关档案的参见
号、文件破损情况等。
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◆ 在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件
请示与批复 转发文与被转发文
◆ 开展专项活动形成的系列文件，可根据文件之间的
联系和数量组成一件或若干件
例：就× × 工作进行调研形成的系列文件（包括通知、各 地上报数据或基本情况、汇总表格、结论等）
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◆
排序
1、“件”内文件一般按形成时间排序，有结论 （果）
与被转发文等，归入办结年； 开展专项活动形成的系列文件，可按活动阶段 归入办结年； 跨年度的会议文件，归入闭幕年； 没有批复的请示，归入形成年。请示与批复分 开归档时，应建立互见。 办结:指完成公文办理程序,不是指文件有效期.
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●
● ●
●
2、按机构分类——按机关内设机构加决策机
构进行分类 如： 党组（党委） 办公室（办事机构） 业务处（职能部门） „„ （职能部门） 行政处（职能部门） 老干部工作处等（职能部门） 特点：分类直观，职责明确，操作简单。适合于 内设机构稳定的机关。
（3）符合档案长期保管和保 护要求。
建议实行档案数字化外包的单位，将档案数字化后 扎线装订一并列入外包合同。
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扎线装订的主要方法：
◆ 一件文件材料较薄时，一般采用缝纫机在
左上角斜扎或左侧边垂直扎线，但针脚不 易太密；
◆ 一件文件材料较厚时，一般采用三孔一线
扎线方式。
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◐
编页号
左上角编制连续页号。文件中有信息的页面应编页号，
（封面、脊背、底边）
◇ 备考表
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◑ “三合一”制度
归档文件按照经档案行政管理部 门或上级主管机关审核批准的《机关档 案分类方案、归档范围和保管期限表》 整理。
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主要内容之一：
归档文件的定义
归档文件指机关在履行职能和各 项管理工作中形成的应当作为文书档 案保存的纸质文件材料。
必须具备四个条件：
（1）本单位工作活动中直接形成 (上 级、本机关、 下级、同级或不相隶属机关等)； （2）办理完毕； （3）具有保存价值； （4）纸质。