文秘人员职业化训练教程PPT

序
检测内容
良一差
号
般
8 能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地表达
经理的意见。
9 及时将企业内外部信息传递给经理。
10 经理外出时能主动主持办公室工作。
11 良好的职业道德和强烈的进取心。
12 精力充沛。
13 良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）
14 良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码 反应迅速。
序
检测内容
良一差
号
般
22 能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）
23 有一定数学头脑。
24 会多种语言并且能适应多国文化环境。
25 求知欲强。
26 掌握先进计算机软件应用。 27 能代替上司处理日常事务。
12
（一）个人条件
学历 性别 年龄 外貌 体质 视力 听力
13
（二）个性要求
守时 谨慎 热情 合群 服从 自信
机智 勤快 整洁 自制 兴趣
14
（三）品质要求
忠诚 负责 正派 廉洁 诚实 谦逊
15
行政文秘人员需要具备什么样的能力
办事能力 沟通能力
23
小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）
序
检测内容
号
1 良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。
2 良好的口头表达能力，如得体地应对电话。
3 善于与人沟通。
4 随机应变能力强。
5 能严守秘密谨慎处理保密文件。
6 能准确理解上司的意图。
7 能沉着处理紧急事件。
良一差
般
24
小测试：你适合做文秘吗？（表二）
25
小测试：你适合做文秘吗？（表三）
序
检测内容
号
15 有组织观念和团队精神。
良一差
般
16 与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。
17 能参与企业具体项目的开展。
18 积极主动而非被动工作。
19 懂办公室内财务管理。
20 知错能及时纠正。
21 知道何时征求上司的意见和给上司建议。
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小测试：你适合做文秘吗？（表四）
第一讲 你适合做行政文秘吗？
5
课程安排
什么样的人员适合做行政文秘人员 行政文秘人员需要具备什么样的能力 行政文秘人员需要掌握的专业技能 行政文秘人员的主要工作
6
所谓“行政文秘人员”
包括机关、企业、团体等内部负 责管理、服务工作的行政人员、 文秘人员等
7
游戏：心目中的你
请评出我们班里你认为最适合做 行政文秘人员的同学
至少列出五条原因
8
什么样的人适合做行政文秘人员
个人条件 个性要求 品质要求
9
（一）个人条件
学历 性别 年龄 外貌 体质 说话 听话
10
讨论：
男人适合做行政 文秘工作吗？
11
讨论
形式：自由组合，两组辩论 时间：3-5分钟 步骤：
自愿组合成“正方”与“反方” 先请双方各派代表阐述论点 然后，双方自由辩论 每人发言时间限制在2-3分钟
序号 专业技能名称
具体解释
6
统计
运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说 明问题。
7
处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求
复制
秘书掌握此项技能。
8
使用电信设备 主要指使用电话、电传和传真设备。
9
操作电脑
使用办公领域最先进、最重要的设备的能力， 主要用于处理信息。
20
行政文秘人员的主要工作
辅助决策工作 信息工作 文书工作 会务工作 文书立卷和档案管理工作 查办工作 行政事务工作 上司交办的其他工作
行政文秘人员职业化训练教程
1
课程目标
学会如何保持专业形象及商务礼仪 掌握沟通、时间管理、缓解工作压力等职
业技巧 掌握公文写作、会议筹划与管理的基本方
法 学会如何高效处理办公室事务
2
课程简介
第一讲 你适合做行政文秘人 第七讲 办公室事务
员吗
第八讲 口才训练与电话技巧
第二讲 行政文秘人员职业形 第九讲 会议的筹划与管理
凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。 大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成 为会务机构的组织者。
这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待， 对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。
22
行政文秘人员的主要工作（表二）
工作
具体内容
档案工作
查办工作 行政事务工
16
（一）办事能力
操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力
17
（二）沟通能力
交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力
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行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）
序号 专业技能名称
具体解释
1
打字
秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机 或电脑等设备的必备能力。
像设计
第十讲 公文写作技巧
第三讲 现代商务礼仪
第十一讲 办公室沟通
第四讲 沟通技巧训练
第十二讲 接待工作技巧
第五讲 文秘的时间管理
第六讲 如何缓解工作压力
3
上课守则
积极参与，勇于发问 细心聆听，不要忙于做笔记，会有时间安
排或会派发相关资料 要守时 将手机、BB机调至静音状态
4
21
行政文秘人员的主要工作（表一）
工作
辅助决策 信息工作 文书工作 会务工作
公关工作
具体内容
决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中， 秘书要发挥辅助作用。
秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广 泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和 储存。 文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具， 也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。
2
速记
用各种记音符号和缩写符号Biblioteka Baidu替字母、词或短
语迅速记录语言的一种方法。
3
写作
是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体 现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。
在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加
4
编辑
工。
按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件
5
归档
归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。
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行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）
作 上司交办的 其他工作
单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。
这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找 资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临 时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。