文秘人员职业化训练教程PPT
行政文秘人员职业化训练教程(ppt184张)
两组分别进行
传话游戏
有一天,我与我的同事在出差的路上经过佛 山,遇见有人抢劫,四名匪徒冲进银行,一人 手里拿着枪,一人拿着匕首,一人拿着炸药. 他们头上套着丝袜,身上穿黑色衣服.在慌 乱之中,我把手袋丢了.我的同事也丢了一 把雨伞.后来,公安局通知我们找到了.
2.声音
语调
会前准备工作
1、 2、 3、 4、 5、 6、 安排议题、议程、日程 拟订与会人员名单 申请会议所需资金 会场布置 安排食宿和茶水 发出会议通知
安排议题、议程
议题的收集和筛选 议程
委员会会议议程
7月6日上午11点 格林· 德雷戈饭店 1、（11：00）任命一位会议主席 2、（11：10）为缺席致歉 3、（11：15）批准上次会议备忘录 每项均有 一个起始 时间 议程的开 头为会议 的日期、 时间和地 点
询问清楚 代为总结
状况四：当对方怒气冲天时
耐心聆听 细心劝说 承诺对方
三 十大电话情景应对技巧（三）
状况五：当对方喋喋不休时
总结
状况六：线路中断
主动打电话的一方负责重拨 道歉
三 十大电话情景应对技巧（四）
状况七：对方的谈话谈不到点子
归纳总结 抱歉
状况八：拔错号
代签
签到时的接待工作
游戏：会议排座
安排就座
要适合会议性质 让报告者坐中央 会议主持人的座位 秘书的座位
做好会议记录
会议记录构成 会议记录方式 会议记录写作
小组讨论
设计会议记录表格（5分钟）
高级行政文秘职业化训练课程ppt
工作技能篇
6
众人行管理咨询 ()
会务管理
1、会议的重要性
• • • • 大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高
7
众人行管理咨询 ()
会务管理
2、会议组织与管理
印发会议记录：
会务安排表
完善会议记录 起草会议纪要 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件
13
众人行管理咨询 ()
第二部分
工作技能篇
一、时间管理及工作统筹技巧 二、会务组织与管理 三、信息、文档管理与运用 四、行政公文写作技巧与处理实务
14
众人行管理咨询 ()
信息管理
◆行政文秘信息工作的原则和基本要求
• 工作原则 ——追踪原则、超前原则、选优原则 •行政文秘信息工作的基本要求 ——准确、及时、全面、适用 ◆信息资料的收集和处理 • 采集、交换、索取、购买 • 信息的处理 ——整理加工、储存、传递
21
众人行管理咨询 ()
信息管理
第二部分
工作技能篇
三、信息、文档管理与运用
1、文档管理
2、信息管理
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众人行管理咨询 ()
文档管理
1、文档管理
◆ 什么是文档管理
• 档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个 人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、 等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文 字、图表、声像等不同形式的历史记录。 • 档案管理： • 文档管理：文档管理是以管理规范为主，对文档进行 有效管理的解决手段。它主要提供对文档的分类、整 理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。
◆建立信息收集的规章制度
行政文秘人员职业化训练教程
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行政文秘人员职业化训练教程
所谓“行政文秘人员”
n 包括机关、企业、团体等内部负 责管理、服务工作的行政人员、 文秘人员等
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行政文秘人员职业化训练教程
•凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承 办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中， 常成为会务机构的组织者。 •这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待， 对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。
行政文秘人员职业化训练教程
•行政文秘人员的主要工作（表二）
行政文秘人员职业化训练教程
•行政文秘人员的主要工作（表一）
•工 作
•辅助决策 •信息工作 •文书工作 •会务工作
•公关工作
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•具 体 内 容
•决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程 中，秘书要发挥辅助作用。
•秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于 广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用 和储存。 •文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具， 也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。
•
•编辑
•
•归档
•秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字 机或电脑等设备的必备能力。 •用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或 短语迅速记录语言的一种方法。 •是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以 体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。
•在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和 加工。 •按照一定的要求和方法把具有保存必要的文 件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工 作。
文秘人员职业化素质与技能提升 课件
第一讲秘书角色认知与职业素养一、文秘工作的基本特征（一）秘书的涵义1、职业名称：秘书2、职业定义：从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员。
3、职业等级：本职业共设三个等级，分别为初级（国家职业资格五级）、中级（国家职业资格四级）、高级（国家职业资格三级）。
4、职业环境：室内、常温。
5、职业能力特征：具备较强的文字与语言表达能力、综合协调能力与合作能力、逻辑思维与分析能力等。
6、基本文化程度：高中毕业。
（二）秘书的分类1、以经济支取和服务对象来划分有公务秘书和私人秘书。
（公务秘书包括党政秘书、部队秘书、企事业秘书、科技秘书和专为高级领导人服务的秘书；所谓私人秘书则大致又可分为外资企业秘书、中外合资企业秘书、民办企业秘书、民办团体秘书、专业户、个体户秘书及其他个人聘用的秘书等。
）2、以工作性质和工作内容来划分有行政秘书、文字秘书、机要秘书、信访秘书、会议秘书、事务生活秘书、外文翻译秘书、各类专业技术秘书及驻外使馆秘书等。
3、以所属行业来划分有党政秘书、企业秘书、文教秘书、新闻秘书、医学秘书等。
4、以自身特长来划分有参谋智囊型秘书、办事精明型秘书、公共关系型秘书、技术能手型秘书、秀才型秘书和综合型秘书等。
（三）国际上商务秘书工作的特点当前国际上秘书工作有四个特点——职业化（门类众多、具有广泛前途）——OA：办公设备先进，自动化程度越来越高——秘书人员的的文化水平和专业知识越来越高——秘书学科成为一门专业性很强的独立学科四句顺口溜：——秘书工作职业化——办公设备自动化——秘书人员知识化——学科研究独立化（四）秘书工作的基本特征一、机要性与群众性相统一二、综合性与专业性相统一三、事务性与思想性相统一四、被动性与主动性相统一五、经常性与突击性相统一二、秘书人员的重要价值和作用（一）秘书人员的助手作用（二）秘书人员的参谋作用提供依据 出谋划（三）秘书人员的桥梁作用（四）秘书人员的窗口作用——有什么样的领导就有什么样的秘书三、秘书人员的自我角色定位（一）秘书人员的角色认知秘书人员常扮演的六种角色：秘书角色的重要意识——心理意识A、主动工作意识B、参谋助手意识C、乐于奉献意识——行为意识A、服从意识B、服务意识C、保密意识（二）秘书角色与领导角色与领导相处的基本原则——思想一致原则——知识互补原则——相互信任原则——相互适应原则——人格平等原则——维护团结原则（三）容易出现的误区主观态度上的问题——服从和服务意识淡薄——没有敬业精神，工作态度不佳——保密意识差，导致泄密事件——向上错位，擅作主张客观能力上的问题——专业技能水平差——各类知识较浅薄——概念、判断、概括能力差四、秘书性格和心理素质修养（一）秘书人员素养能力构成（二）秘书人员的职业素养（三）秘书人员的职业性格（四）优秀秘书人员的性格塑造五、秘书情感和意志力修养（一）情感修养注意三个方面1、内向与外向的结合——外向型的优点：A、开朗活泼B、敏锐大胆C、善于交际——内向型的优点：A、沉着B、冷静C、谨慎D、细心E、稳健F、持重2、热情与沉稳的结合3、宽广与容忍（二）秘书人员的意志力修养（三）秘书人员的作风修养一、积极主动的作风二、雷厉风行的作风三、准确细致的作风四、勤奋刻苦的作风五、团结互助的作风六、有条不紊的工作作风人际交往作风——文明礼貌——谦虚谨慎——不卑不亢生活作风——先公后私——勤俭戒奢——人格高尚六、个人职业道德品质修养（一）秘书人员的重要品质传统道德的延伸中华民族的道德修养观——修身、齐家、治国、平天下关键的个人品质——有社会责任感——对领导和团队忠心耿耿——有敬业精神——有认真的工作态度——有任劳任怨的胸怀（二）提高秘书人员素质的途径组织途径——优化组织氛围——提供成长机会——加强工作领导个人途径——勤于学习，完善知识结构——巧于思考，强化认识能力——善于修养，优化心理素质——勇于实践，不断总结提高第二讲秘书人员的专业技能（上）一、秘书人员的知识结构（一）不同层次秘书人员技能程度分析（二）秘书人员应掌握的各学科知识专业知识：秘书业务知识——秘书学知识——秘书写作知识——文书档案知识——调研、会务、人际关系等知识——所在工作部门岗位的专业知识基础知识——政治哲学类——语言文学类——数学统计类——历史地理类——法律知识类相关的辅助知识——管理知识——外语知识——地方志知识——导游和礼宾接待知识（三）高级秘书人员的综合素质优秀——对高级秘书人员的评价优秀的八点表现（四）不同层次秘书的基本知识技能初级秘书的替身作用——人手型：代替的是哪一部分？——内容及特点A、日常事务性工作B、服务性工作内容C、动手而无需动脑D、简单重复又耗时——价值在哪里？人物替身人才替心人手替脑初级秘书应知应会与操作技术——OA：办公自动化系统应用A、计算机操作：打字、制表B、网络应用：互联网与局域网C、数据库（各类资讯）——其它办公设备设施使用——接待人员与电话管理中级文秘人员的知识技能——具备初级文秘人员的基础——有较好的文字处理能力，能起草一般性文件——有较好的沟通协调能力A、能协助处理内部人际事务，调解纠纷B、能外部公共关系协调——艺术气质，能主持一定的文艺活动——计算机熟练，英语优秀——摄影、驾驶等高级文秘人员的知识技能——具备初、中级文秘人员的基础——有良好的文字处理能力，能策划大型文案——有良好的沟通协调能力，授权：A、代表领导裁决内部人际事务B、代表领导出席外务活动（演讲、发言）——艺术气质，能主持大型商务、文化活动——计算机熟练，多种外语——有一定的概念、判断、决策能力（助手）二、秘书人员事务处理技能（一）什么是秘书的办事能力秘书人员有效地处理各种日常事务的本领——文书事务——会议事务——值班事务——接待事务——电话事务——生活管理事务——领导交办的其他事务（二）什么是良好的办事能力注意事项——要明白职权范围，不越权，讲实效——要熟悉办事程序，工作中能够区别轻重缓急——要善于交往，能同各种人打交道——要掌握挡驾艺术，设法减轻领导者的负担（三）事务处理中的关键点理：事务本身的内在逻辑性——技术层面的原理——哲学层面的哲理——人际关系中的做人的道理情与法：——情理与法理——注重平时感情的积累——心中的法制观念——大事讲原则，小事讲团结（四）会务处理与会议分类1、党政机关的会议2、学术团体的会议3、民间组织的会议4、企业常有的会议一、按照举办单位划分1、公司类会议;2、社团协会类会议;3、其他组织会议二、按会议规模划分1、小型会议；2、中型会议；3、大型会议；4、特大型会议三、按照会议活动特征划分1、商务型会议；2、政治性会议；3、展销会议；4、文化交流会议；5、度假型会议；6、专业学术会议； 7、年会；8、专业会议；9、代表会议；10、论坛（五）会务处理的流程明确会议目的（凡事皆有因）作好充分准备（预则立，不预则废）——通知、会议资料、会场布置、发言人等人员要有限制（会议的保秘范围）会场强调纪律（严肃性/领导带头/会风）会中充分讨论（畅所欲言）会议要有决议（记录/纪要/归档）三、口头表达能力的培养（一）语言的基本常识语言概念——人类交流沟通信息的基本工具语言分类——口语、书面语、体态语口语——交流沟通信息的工具之一——最普及、最重要、最常用口语的基本特征——声音传递、时间性、临场感、情感性（二）口语表达能力训练基础前提——丰富的知识基础——天生一副好嗓子——心态与心理素质客观机遇——职业型机遇——名师指导机遇——其它偶发性机遇没有机遇创造机遇——认识口头表达力的重要价值——主观上有强烈的训练欲望——通过一定的方法总可以达到目的有目的和有计划地进行口语训练——训练内容A、知识的丰富性积累Ｂ、思维的逻辑性培养Ｃ、表达的技巧性训练Ｄ、心理素质培养（三）口语训练的原则表达的准确性(遣词造句)意思的完整性(表达明白)语言的内装饰性——丰富、形象和生动语言的外装饰性——标准的普通话——声音洪亮有质感——语音、语调的美感——注意口语与书面语的区别（四）口语训练的操作养成每天朗读的习惯——当天的报纸、最近的杂志——随便一本你喜欢的书——早晚各半小时注意事项——用标准的普通话朗诵——打开喉咙，扩大口腔空间——慢速、中速、快速递进——尽可能最大声，录音回放找差距四、文字组织能力的培养（一）书面语言诞生文字，记录口语（古代无法记录口语）（二）书面语诞生的价值跨越时空，永久保存 记载历史，传承文化（三）中国文字的特点字、词、句与篇章卷册——音、形、义——与拚音文字的区别（四）文字组织能力的体现（文艺作品、应用文）（五）如何培养文字组织能力1、底、天份、机遇2、爱好、勤奋、行动五、企业公文的类型与应用（一）企业公文的概念及作用1、概念——是将企业领导管理思想和意图，通过文字表达，形成公文文稿的过程2、公文的作用——规范标准作用——领导指挥作用——广告宣传作用——沟通信息作用——凭证记载作用（二）公文的类型及格式《党政机关公文处理条例》，规定现行公文共15种：——命令（令）、决定、决议、议案、公报——公告、通告、通知、通报——报告、请示、批复——函、纪要、意见（三）公文撰写的基本要求一般写作要求——主题明确、结构严谨、层次清楚、文字流畅特殊的要求一、要符合企业制度规范和发展战略二、要准确地反映客观实际情况三、要恰当地体现企业领导的意图四、要抓住主要矛盾，突出重点五、要符合规定格式，使用惯用语六、篇幅要简短，文笔要朴实，用词要准确第三讲秘书人员的专业技能（下）一、企业文秘档案的管理（一）档案工作的内容和原则档案工作的内容——档案的收集——档案的整理——档案的鉴定——档案的保管——统计和提供利用档案工作的基本原则——集中统一——维护档案的完整与安全——便于各项工作的利用（二）企业档案的分类与管理分类——人力资源档案（员工资料、人才数据库）——行政文秘档案（行政文件、制度规范、公司发展历史记录）——财务档案（帐务、票据、金融）——技术档案（工艺设计图纸、新技术开发等）——产品档案（生产系统的其它文件）——市场客户档案（供应商、销售商、直接用户）管理（机构、制度、人员，分类、清理、用活档案）二、知识经济时代的信息处理（一）概念——信息是客观事物的特征和变化的最新反映，包括自然信息和社会信息主要特征（客观性、新颖性、系统性）（二）信息在秘书工作中的作用辅助领导科学决策必须依靠信息正常管理必须依靠信息业务工作更离不开信息（技术、生产、市场）（三）企业信息的分类（四）秘书信息工作的原则和基本要求工作原则——追踪原则、超前原则、选优原则秘书信息工作的基本要求——准确、及时、全面、适用（五）信息资料的收集和处理——整理加工、储存、传递（六）建立信息收集的规章制度（七）信息整料的贮存和传递信息资料的科学贮存——分类、著录、建立贮存检索系统、保管信息资料的传递——基本要求是“多、快、好、省”——信息资料传递的基本方式A、单向传递B、双向传递C、反馈传递——电讯传递、新闻、邮路、面授或直接送达三、秘书人员时间管理技巧（一）时间的基本特性（二）什么是时间管理概念——由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。
行政文秘人员职业化训练教程
第二讲 行政文秘人员职业形 第九讲 会议的筹划与管理
像设计
第十讲 公文写作技巧
第三讲 现代商务礼仪
第十一讲 办公室沟通
第四讲 沟通技巧训练
第十二讲 接待工作技巧
第五讲 文秘的时间管理
第六讲 如何缓解工作压力
•
上课守则
积极参与，勇于发问 细心聆听，不要忙于做笔记，会有时间安
排或会派发相关资料 要守时 将手机、BB机调至静音状态
•在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和 加工。 •按照一定的要求和方法把具有保存必要的文 件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工 作。
•
•行政文秘人员需要掌握的专业技能（表 二）
•序号 •专业技能名称
•具体解释
•6
•
• 统计
•7
•
• 复制
•
•运用定量研究的方法，其中包括运用数字来 说明问题。
•处理书面信息经常需要若干份副本，所以要 求秘书掌握此项技能。
•
反应迅速。
•
•小测试：你适合做文秘吗？（表三）
•序
•检测内容
号
•15 •有组织观念和团队精神。
•16 •与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用
。 •17 •能参与企业具体项目的开展。
•18 •积极主动而非被动工作。
•19 •懂办公室内财务管理。
•20 •知错能及时纠正。
•21 •知道何时征求上司的意见和给上司建议。
•
•良 •一 •差
般
••Leabharlann ••••
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
高级文秘职业化训练(ppt 28页)
6、突发事件处理
发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客 人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的 处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情 况时，对公司内、外的联络。
4
企业行政文秘的工作内容（3）
项目
内容
7、接待、应酬工作
面谈、访客的安排、招待（茶点、饮食等的准备）接送、 上司办公室及会客室的安排，
14
3、行政文秘必备的职业素质
正 直--坚持既定政策和原则 实事求是 热 情—对人、对事积极、乐观 敬 业--以工作为荣，设定高的工作水准 守 信--不失约、不违约、不食言、不泄密 忠 诚—忠于上级 忠于事业 有 序--利落，有条不斋 高 效--追求效率和效益 可 靠--按约定完成工作，保质、保量、及时 细 心--尽可能的考虑事情周到、细心 悟 性—领悟上级或领导的真实想法 自 信—积极 向上 勤 奋—不断学习 提高能力 承受压力
• 注意：沟通不一定是直来直去 明明白白 效果比有道理重要
18
三、沟通的特性
• 1、目的性 • 2、方向性 • 3、互动性
传送者
信息 反馈
接受者
19
四、沟通的种类及形式
沟通
语言
非语言 互联网
口头
书面 距离 姿势 眼神 表情 手式 声音
电话 面对面 书信 文件
20
几种沟通形式的优劣分析
面对面
优势
面部表情少 喜欢个人单干 语言准确,注意细节 语调单一 遵守时间 理性 不冲动
分析型
26
工作方式 ... 支配型
内向 支配型
被动
主动
外向
果断, 独立, 有能力, 热情,精力旺盛 , 表情少，不外露.以事为中心 有时过于直率，而显得咄咄逼人
行政文秘人员职业化训练教程31页PPT
11、战争满足了，或曾经满足过人的 好斗的 本能， 但它同 时还满 足了人 对掠夺 ，破坏 以及残 酷的纪 律和专 制力的 欲望。 ——查·埃利奥 特 12、不应把纪律仅仅看成教育的手段 。纪律 是教育 过程的 结果， 首先是 学生集 体表现 在一切 生活领 域—— 生产、 日常生 活、学 校、文 化等领 域中努 力的结 果。— —马卡 连柯(名 言网)
Байду номын сангаас
13、遵守纪律的风气的培养，只有领 导者本 身在这 方面以 身作则 才能收 到成效 。—— 马卡连 柯 14、劳动者的组织性、纪律性、坚毅 精神以 及同全 世界劳 动者的 团结一 致，是 取得最 后胜利 的保证 。—— 列宁 摘自名言网
15、机会是不守纪律的。——雨果
31、只有永远躺在泥坑里的人，才不会再掉进坑里。——黑格尔 32、希望的灯一旦熄灭，生活刹那间变成了一片黑暗。——普列姆昌德 33、希望是人生的乳母。——科策布 34、形成天才的决定因素应该是勤奋。——郭沫若 35、学到很多东西的诀窍，就是一下子不要学很多。——洛克
高级文秘职业化课件(1).ppt
分解：（三） 女秘书
化妆三原则： 1、 自然：没有痕迹，别让人觉得你长的快。 2、 美化：注意嘴彩甲彩和高领颜色搭配。不 要把眉毛剃掉当妖怪，骗死专家。 3、 避人：北京武术队女孩当众化妆，被踩在 脚下的老外喊：你不讲职业道德！
27 2024/11/25
分解：（四） 女秘书
戴首饰原则： 1、 数量：以少为佳，漂亮女孩不戴。不多于
16 2024/11/25
第二个主题：秘书礼仪举止
（四）办公室的日常礼仪 1、和同事之间的礼仪 1）沟通，当同事需要你的意见时 2）当同事冒犯你时 3）当大家在工休时间时 4）多说赞美、鼓励的语言 5）当同事提升时 6）当你有了资历时 7）利用午餐时间
17 2024/11/25
第二个主题：秘书礼仪举止
2 2024/11/25
介绍
➢ 秘书的概述 ➢ 秘书礼仪举止 ➢ 秘书必备口才 ➢ 秘书工作中的人际关系 ➢ 秘书的工作 ➢ 秘书文员的金牌形象
3 2024/11/25
第一个主题：什么是秘书
➢ 什么是秘书？
▪ 具备一定的素质、知识和技能
▪ 在各个部门里的对内对外方面都起着上传下达的功能的一个岗 位
2、 在办公室交往守则禁忌守则 1） 不背地乱说 2） 不讲无根据的谣传 3） 不在公司外议论工作 4） 在客户单位不谈自己公司的事 5） 不要认为上司请客理所当然 6） 不打私人电话 7） 爱护公司物品 8） 在公司内谈恋爱要节制
18 2024/11/25
第二主题：秘书礼仪举止
3、办公室着装礼仪 1） 男性秘书着装礼仪 A、 西装的选择 B、 衬衫的选择 C、 领导与衬衫的搭配要求 D、脚上无鞋穷半截 E、 别忘了不起眼的袜子 2）女性秘书的着装要求 A、 西服套裙 B、 连衣裙或两件套裙 基本服饰：黑色或灰色西装套裙、藏青色西装套裙、三套相互搭配的上衣或
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第一讲 你适合做行政文秘吗？
5
课程安排
什么样的人员适合做行政文秘人员 行政文秘人员需要具备什么样的能力 行政文秘人员需要掌握的专业技能 行政文秘人员的主要工作
6
所谓“行政文秘人员”
包括机关、企业、团体等内部负 责管理、服务工作的行政人员、 文秘人员等
7
游戏：心目中的你
请评出我们班里你认为最适合做 行政文秘人员的同学
至少列出五条原因
8
什么样的人适合做行政文秘人员
个人条件 个性要求 品质要求
9
（一）个人条件
学历 性别 年龄 外貌 体质 说话 听话
10
讨论：
男人适合做行政 文秘工作吗？
11
讨论
形式：自由组合，两组辩论 时间：3-5分钟 步骤：
自愿组合成“正方”与“反方” 先请双方各派代表阐述论点 然后，双方自由辩论 每人发言时间限制在2-3分钟
2
速记
用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短
语迅速记录语言的一种方法。
3
写作
是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体 现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。
在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加
4
编辑
工。
按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件
5
归档
归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。
19
行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）
凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。 大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成 为会务机构的组织者。
这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待， 对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。
22
行政文秘人员的主要工作（表二）
工作
具体内容
档案工作
查办工作 行政事务工
序
检测内容
良一差
号
般
8 能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地表达
经理的意见。
9 及时将企业内外部信息传递给经理。
10 经理外出时能主动主持办公室工作。
11 良好的职业道德和强烈的进取心。
12 精力充沛。
13 良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）
14 良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码 反应迅速。
作 上司交办的 其他工作
单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。
这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找 资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临 时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。
21
行政文秘人员的主要工作（表一）
工作
辅助决策 信息工作 文书工作 会务工作
公关工作
具体内容
决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中， 秘书要发挥辅助作用。
秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广 泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和 储存。 文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具， 也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。
行政文秘人员职业化训练教程
1
课程目标
学会如何保持专业形象及商务礼仪 掌握沟通、时间管理、缓解工作压力等职
业技巧 掌握公文写作、会议筹划与管理的基本方
法 学会如何高效处理办公室事务
2
课程简介
第一讲 你适合做行政文秘人 第七讲 办公室事务
员吗
第八讲 口才训练与电话技巧
第二讲 行政文秘人员职业形 第九讲 会议的筹划与管理
23
小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）
序
检测内容
号
1 良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。
2 良好的口头表达能力，如得体地应对电话。
3 善于与人沟通。
4 随机应变能力强。
5 能严守秘密谨慎处理保密文件。
6 能准确理解上司的意图。
7 能沉着处理紧急事件。
良一差
般
24
小测试：你适合做文秘吗？（表二）
12
（一）个人条件
学历 性别 年龄 外貌 体质 视力 听力
13
（二）个性要求
守时 谨慎 热情 合群 服从 自信
机智 勤快 整洁 自制 兴趣
14
（三）品质要求
忠诚 负责 正派 廉洁 诚实 谦逊
15
行政文秘人员需要具备什么样的能力
办事能力 沟通能力
像设计
第十讲 公文写作技巧
第三讲 现代商务礼仪
第十一讲 办公室沟通
第四讲 沟通技巧训练
第十二讲 接待工作技巧
第五讲 文秘的时间管理
第六讲 如何缓解工作压力
3
上课守则
积极参与，勇于发问 细心聆听，不要忙于做笔记，会有时间安
排或会派发相关资料 要守时 将手机、BB机调至静音状态
4
序检测内容Fra bibliotek良一差
号
般
22 能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）
23 有一定数学头脑。
24 会多种语言并且能适应多国文化环境。
25 求知欲强。
26 掌握先进计算机软件应用。 27 能代替上司处理日常事务。
25
小测试：你适合做文秘吗？（表三）
序
检测内容
号
15 有组织观念和团队精神。
良一差
般
16 与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。
17 能参与企业具体项目的开展。
18 积极主动而非被动工作。
19 懂办公室内财务管理。
20 知错能及时纠正。
21 知道何时征求上司的意见和给上司建议。
26
小测试：你适合做文秘吗？（表四）
序号 专业技能名称
具体解释
6
统计
运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说 明问题。
7
处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求
复制
秘书掌握此项技能。
8
使用电信设备 主要指使用电话、电传和传真设备。
9
操作电脑
使用办公领域最先进、最重要的设备的能力， 主要用于处理信息。
20
行政文秘人员的主要工作
辅助决策工作 信息工作 文书工作 会务工作 文书立卷和档案管理工作 查办工作 行政事务工作 上司交办的其他工作
16
（一）办事能力
操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力
17
（二）沟通能力
交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力
18
行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）
序号 专业技能名称
具体解释
1
打字
秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机 或电脑等设备的必备能力。