有关会展风险管理论文

有关会展风险管理论文

摘要：文章从会展活动中的不确定因素入手，分析了展会项目执行过程中可能遇到的

风险，并从组织管理、范围管理、时间管理、费用管理和质量管理等5个方面阐述了会展

项目的管理理论。

关键词：展会;流程管理;风险控制

2002年10月，原国家经贸委取消了国内会展的审批制度，对会展业的发展起了积极

的推动作用。目前，虽然我国的会展数量不断增加，由于利益的驱动，办展风险小，很多

主办单位办展属于获取短期收益的行为。这些组织办展人员素质不高，相关活动的组织不

规范，对参展商、观展者的服务提供不到位，缺少对相关供应商和参展方的调控管理。

会展项目就是为完成展览和会议活动所做的彼此相互关联的人或活动的一次性过程。

会展活动确定日程之后，一旦开展，其结果就具有不可修改性。大型会展活动不可能有预演，一个环节的疏忽就会造成不可弥补的损失，所以对活动的控制尤为重要。会展项目管

理是对执行中的会展项目发展周期中的各个阶段工作进行计划、组织、控制、沟通与激励，以实现会展目标的各项活动的总称。通过对项目的过程管理起到降低风险的目的。

一、针对会展活动的不确定因素进行有效的管理

会展活动通常是一次性的活动，不确定因素较多，一旦出了问题，很难补救。大型会

展活动不可能有预演，所以对活动的时间、成本、质量进行管理尤为重要。

由于会展活动的不可弥补性，使得在给定的情况下和特定时间内，可能会在结果和目

标之间发生差异，差异越大，损失越大，在会展项目管理中，这种不确定因素一般来自三

个方面：

1.1因由自然环境、市场或社会宏观环境所产生的对所有办展机构都发生影响。例如：自然灾害、经济衰退、政治法律因素，这些问题来源于办展机构外部，办展机构仅靠自身

力量很难规避，不可控制。

1.2因办展机构经营方面的原因而给会展项目带来的影响。例如：现场布置不当和设

施老化延误布展时间和影响会场活动的效果，甚至造成危险;通道安排不合理而引起的人

群拥挤并出现事故;会展定位不当，招展不力，招商不顺，宣传推广效果不佳，人力资源

及人员结构不合理，成本超支而使会展无法继续举办等;展览管理失误而引起参展商“闹展”和“罢展”等问题。

1.3因主办单位或承办范围管理方面的原因而给会展项目带来的影响。例如：前期策

划方案不合理，导致计划变更而追加成本，工作进度延误造成会展延期，布展时间过短、

展品运输紊乱，相关活动安排不合理，展览期间的服务工作不到位，导致会展无法取得预

期效果。

会展项目管理贯穿会展活动的全部过程，在会展项目的不同阶段会有不同的侧重。

一般而言，在一个会展活动中会设立一个项目管理组织，由会展项目经理负起项目管

理的全部责任，其他管理人员，负责各自职责范围内的工作;然后，通过定期的会议和报告，评估项目进展情况，识别潜在的不确定因素会造成的后果;最后，进行控制降低不确

定发生的概率，减少已存在不确定因素释放的能量，降低不确定因素释放的能量速度，甚

至改变不确定因素的性质。

本文以运用项目管理的理论和方法，对构建会展项目管理的理论及体系从理论层面对

项目管理工作进行阐述，并从系统层面探讨会展项目管理应建立的管理体系。

二、会展项目管理理论

本论文中使用的项目管理相关理论包括项目组织管理、项目范围管理、项目时间管理、项目费用管理和项目质量管理五个方面的内容。

2.1.1项目组织管理

项目组织规划是为了更好地执行项目所必须进行的一步工作。总的来说，它分两个层

次的工作：一是公司层面确定具体项目的组织形式，要求确定项目管理团队及其权限;二

是项目层面，主要由项目经理负责，会同职能经理完成整个项目实施需要的人力资源规划。在这个环节中要具体确定和分派项目角色、责任和通报或报告关系。

2.1.2项目管理团队

项目管理团队一般包括项目经理，助理项目经理，项目办公室和专业人员。项目管理

团队成员之间要相互合作，在人事关系上要避免冲突的指令。项目管理团队的组建应考虑

招募所成员的专业技能和经验，以保证团队在必要的时间内获得合适的专业技术人员。

2.1.3项目人力资源管理

项目人力资源管理包括有效地使用涉及项目的人员所需的过程。项目人力资源管理的

目的是调动所有项目关联人员的积极性，在项目承担组织的内部和外部建立有效的工作机制，以实现项目目标。在项目人力资源管理中，每项工作要分配到具体的个人或小组，明

确不同的个人或小组在这项工作中的职责，而且每项工作只能有唯一的负责人。在项目管

理中，角色和责任分配通常采用责任分配矩阵来表示。

2.1.4会展管理团队的特点

管理会展活动的组织是组委会，它是会展主办方授权的会展管理机构，一般由举办方、承办方组成组委会，负责组建、管理会展工作团队。会展管理团队是为完成会展项目而建

立的组织机构，置于会展组委会之下，接受组委会的管理，具体执行会展项目规划、组织、指挥、协调和控制。通常会展组委会的成员也是会展管理团队中的成员或领导。会展管理

班子有一大特点：其成员多数是临时借调，来自不同的职能部门或组织机构。随着会展项

目的进展，管理团队成员的工作内容和职务常有变动，甚至人数也会有不小的变化;团队

成员往往要接受项目经理组委会和原组织机构负责人的双重领导。因此，会展管理团队建

设对保证项目成功有重要的意义。

2.1.5会展管理团队的形式

会展团队的结构形式应视会展性质、组织环境而定，在会展的不同阶段，团队的结构

形式应作相应的变化。会展是由众多子项目组成，有的子项目是会展的其中一个阶段，有

的则贯穿项目始终。会展管理团队采用专业对应的结构流程图。如下图2.1所示：

2.1.6会展人力资源管理

会展人力资源管理就是将会展任务和职责分配到合适的会展相关人员。会展角色和职

责在会展管理中必须明确，否则容易造成同一项工作没有人负责，最终影响会展项标的实现。 2.2项目范围管理

项目范围包括项目的最终产品和服务以及实现该产品或服务所需要做的各项具体工作。项目范围是为了交付满足产品范围要求的产品或服务所应做和必须做的工作。明确了项目

的工作范围，需要编制项目范围说明书，进行项目分解，项目范围控制。

2.2.1项目范围的说明

范围说明在项目参与人之间确认或建立了一个项目范围的共识，作为未来项目决策的

文档基准。项目范围说明包括三方面内容：

2.2.1.1项目的合理性

实施这个项目的目的是什么。项目的合理性说明为将来提供了评估各种利弊关系的基础。

2.2.1.2项目目标

项目目标是所要达到的项目的期望产品或服务，确定了项目目标，也就确定了成功实

现项目所必须满足的某些数量标准。项目目标至少应该包括费用、时间进度和技术性能或

质量标准。

2.2.1.3项目可交付成果清单

如果列入项目可交付成果清单的事项一旦被完满实现，并交付给使用者——项目的中

间用户或最终用户，就标志着项目阶段或项目的完成。这就需要向他们表明项目事先设立

的目标均已达到，至少要让他们看到原定的费用、进度和质量均已达到。

会展项目范围说明书所需的信息应由主办方代表、承办方代表、参展商代表、观展代

表共同制定。同时，会展项目也会制定备选方案。在项目执行的过程中根据实际情况进行

调整。