外来文件管理制度

外来文件管理制度

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1、目的

对外来文件进行识别、明确外来文件流转程序，规范外来文件管理。 2、适用范围

适用于本厂对所有的外来文件进行控制和管理

3、外来文件分类

3.1从企业外部任何部门、单位获得的各种公文。

3.2企业以公款购买的各种资料(含书籍、下同)。

3.3企业从外部任何渠道获得的产品标准或与产品质量有关的各种技术文件资料或者图样等。

4、相关职责

4.1 工程部负责对外来文件的产品标准进行识别。

4.2 品质部负责对外来文件与质量相关的标准进行识别。 4.3 企管办负责外来文件归口管理工作。

5、相关规定

5.1外来文件的识别

5.1.1 凡是与产品标准有关的外来文件，收到后移交工程部进行识别。识别内容主要包括:标准的有效性、发布实施年份、是否为最新标准;标准中的条款是否都是适宜的等

5.1.2 凡是与产品质量有关的外来文件，收到后移交品质部进行识别。 5.2外来文件的管理

5.2.1 公文的管理

5.2.1.1 资料员收到公文后，应立即进行登记。并在半个工作日内按公文的内容送分管领导传阅，传阅过程必须履行签字手续。

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5.2.1.2 相关领导阅读公文后必须签署意见交办公室资料员。

5.2.1.3资料员按相关领导签署的意见处理公文并作好登记、存档工作。

5.2.2购买的资料管理

5.2.2.1任何部门购买的资料必须先送办公室资料员处进行登记，办公室主任审核发票并签字。

5.2.2.2 资料采用借阅方式，任何人借阅资料必须履行签字手续。属长期借阅的资料必须在每半年归还一次后再借。其他资料必须在一周内归还。

5.2.3技术文件管理

5.2.3.1 不论任何人从任何渠道获得的技术资料文件(图纸，下同)，必须交工程部资料员。由工程部对文件资料进行识别登记后，按规定程序进行传递。

5.2.3.2工程部资料员和文控员对已登记的文件资料进行分类保管。 5.2.3.3新产品资料或新产品图先送常务副总进行审阅，常务副总审阅后应指示资料员如何处理，资料员按指示进入下一程序。

5.2.3.4 新产品或新图纸的传递程序:资料员原件文控中心存档复印件传常务副总(研究决定后) 资料员按指示传工程部经理工程部进行试制形成正式文件资料后资料员存档。

5.2.3.5老产品资料或图纸更改的传递程序:资料员原件文控中心存档复印件传工程部(更改后或处理后) 资料员。

5.3 外来文件的分发

5.3.1凡属于技术类的外来文件，由工程部按文件管理相关规定进行分发和控制。 5.3.2 凡属于管理类及其他的外来文件，由企管办按文件管理相关规定进行分发和控制。

5.4 外来文件的控制

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5.4.1外来文件通过分发后，各使用部门应妥善保管，防止丢失，一旦发生丢失，应及时上报企管办，经生产总监审批后，重新发放，并对原文进行作废。

5.4.2当外来文件由于修改等原因作废,文控中心应及时将作废文件收回,发放新的文件。

5.4.3对有保留价值的外来文件，均应加盖作废印章的标识，以防止误用。5.4.4 企管办对外来文件每年至少作一次清理，以便及时发现文件适用性。 6、考核:

6.1 未按以上程序处理文件资料的，视为未履行岗位职责，按相关规定处罚。

6.2 遗失文件资料除按未履行岗位职责处罚外还按原价3倍进行赔偿。 6.3 因此

影响生产工作，后果特别严重的，由厂部研究决定处罚。 7、本规定由企管办负责解释。

8、相关文件

1)公文接受登记表

2)技术资料接受登记表

3)图纸资料借阅登记表

公文接受登记表

名称内容摘要紧急程度密级接受日期备注

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技术资料接受登记表

序号资料名称资料图号资料来源资料份数接受日期备注

图纸资料借阅登记表

序号名称代号份数借阅部门借阅人借阅日期备注