外贸找客户发邮件要注意事项

外贸找客户发邮件要注意事项

【算准时差发外贸电子邮件】

电子邮件是外贸业务交流的主要方式，对于要如何给国外新客户发首次邮件才能引起对方的兴趣，一位经验丰富的从业人士向记者谈起了他的窍门。

“我们每天上班第一件事就是打开邮箱，看有没有新的询盘。国外买家基本也一样，上班之后会浏览邮箱里的信件。如果买家每天收到的邮件很多，他可能不会一一去看。根据经验，买家会看的邮件一般都是前面几封，所以发邮件的时间显得很关键。”他说。

“要想让国外买家看到你的邮件，应当根据买家方面与我们的时差，算准其上班时间，在他上班前的五分钟发邮件。那么，你发过去的邮件在国外买家的邮箱里，就算不是第一封，至少也会排在前面，被浏览的几率会大增。”该人士说。

他说：“在邮件正文给自己公司写简介时，要突出产品的优势及其所获得的各种证书等，还需要介绍一下公司的大客户。此外，不要发送太大的附件，因为这可能会导致买家在打开你的邮件时花费较长时间，导致对方没有耐心看邮件。最好在邮件中附上产品的图片说明，让买家一目了然。对产品进行报价时，应当写明价格的有效时间，以及对应的产品最小起订量、产品型号、目的港等信息，让买家看了之后能直接决定是否和你做生意。”

【外贸邮件最忌讳什么】

什么样的外贸邮件是受欢迎的，是不引起反感的？外贸邮件最忌讳的是什么？下面在下就来粗略地总结一下，有同感的朋友不妨跟帖支持一下，有不同意见的朋友可以拍砖，或者做做补充也无妨：

一、邮件标题一般而言只能是客户求购的产品的名称，而不要加其它的任何多余的语言。这样，可以增加客户打开你邮件的几率；

二、开头语要简洁带过证明你是专业而老练的商人，这样可立即拉近与客户的距离，因为对商人来说过多的寒喧实在是多余的。不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的，我建议你一般情况下最好不要提，也不用提，因为客户在哪里发布过求购信息自己知道，多说多余；三、外贸邮件中还忌讳主动过多地介绍自己，因为这样会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉不是很好。一般认为，介绍性语言超过两句即是“过多”。说实话，没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的，言简意赅地做自我介绍也许反而会给客户一种自信、专业的印象，这种印象对你来说是非常珍贵的；

四、简洁地完成了开头后，接下去你应该要立即进入正题——报价，因为客户最关心的最终是产品规格与价格。立即进入报价，证明你是专业的、有诚意的、实实在在想做生意的，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商人更是如此；

五、所报的价必须与现有的市场行情相吻合，这一点相信不用再赘述了；

六、第一次联系客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截。

【外贸回复邮件的原则】

1 回复时间注意

今天的今天一定要回（注意时差）

香港/台湾/韩国2个小时回复

澳大利亚收到后马上回

欧洲下午三点前一定要回

美国下班之前回

注：如果不能及时回复邮件，一定要给客户一个回应，告诉客户不能回复邮件的原因。

2 回复原则

3C Clearness(清楚） Concisenes（简洁） Courtesy（礼貌）

【外贸报价和邮件中非常容易忽略的细节！】

外贸的事务多而繁琐，因此很多小细节都会被我们忽略。比如很多人往往会忽略这样一个细节：就是你发给客户的文件文档的格式！大家是否习惯在邮件中附上Excel或Word 文档的报价单，而这样的报价单发出去后是不是常常没有客户的回音呢？

其实是有原因的，鉴于有不少病毒伪装成Excel和Word文档在邮件中出现，因此欧美大部分公司的邮件系统都采用了垃圾邮件过滤，只要是邮件中出现Excel和Word文档附件，就统统删除。若因此对客户报价和沟通的延误可能造成的损失是无法估量的。

我们解决这个问题的最好办法就是把文件制作成PDF文档。PDF文档是世界上最流行的文档之一。目前还没有病毒能伪装成PDF文件或在PDF文件中寄生。PDF文档可以在任何系统中兼容，如Window，Linux，Unix，苹果机等。我们把报价单，技术文件制作成PDF文档之后在邮件中发送，客户的邮件系统就不会把邮件误判成垃圾邮件或病毒邮件。（转自商聚园）邮件就可以顺利进入客户的邮箱，打开贸易之门。

改变一个小小的细节，何不给自己多一点胜算呢？

【五招教您轻松管理工作邮件】

1．在Outlook Express里面，默认的邮件文件夹地址在系统盘，遇到重装电脑的时候很容易丢，所以可以更改到非系统盘，点击工具－选项－维护－存储文件夹，将文件夹更改到非系统盘。

2. 在Outlook Express里面，按照客户姓名或者地区等，新建文件夹，将相关的邮件存储到相关的文件夹里面。比如建立一个以客户姓名命名的文件夹，将他发送过来的邮件全部存在他的文件夹里面。

3．重要客户的重要邮件，应该及时保存到安全的地方，单封邮件用另存为即可，如果多封邮件，可以全部选中，按照附件转发，存储新的邮件即可，你要保存的信息都在附件里面。4．对于一些格式化或者可以适用于不同客户的信息，可以单独保存。比如公司的介绍。还有比如你给了一个客户一个方案，或许以后还有其它客户询问相同或者相关的东西，如果你保存好了，可以马上COPY过来，不用冥思苦想到底我当时是发给了哪个客户了呢，要花费很多的时间去查找或者重新做。

5．定期将客户邮件内容整理出来，用一个EXCEL表格统计发给一个客户的信息，哪天发了什么东西，报了什么价格，一目了然。重要客户的信息可以打印保存，最安全。