秘书实务内容大纲

一、沟通的含义
1.字面的本义
2.沟通过程论
3.沟通行为论
4.沟通交流论
二、沟通的理论基础
1．理论内容：PAC理论
2．理论运用
（1）平行沟通
（2）交叉沟通
三、秘书沟通的基本模式
1.语言与非语言沟通模式
（1）语言沟通模式
（2）非语言沟通模式
2．网络沟通模式
第二课时秘书横向沟通
一、秘书横向沟通概述
1.秘书沟通要考虑的基本要素
2.影响秘书有效进行横向沟通的障碍
3.有效进行秘书横向沟通的技巧
二、秘书与同事沟通
1.秘书与同事沟通的情境
2.秘书与同事沟通的原则
3.秘书与同事相处的禁忌
三、秘书与内部部门沟通
1.秘书与内部部门沟通时可能遇到的障碍
2.秘书横向沟通策略
四、秘书与外部客户沟通
1.秘书与外部客户沟通的原则
2.秘书与外部客户沟通障碍成因
3．秘书与外部客户沟通技巧
第一课时秘书纵向沟通概述一，纵向沟通概述
1，纵向沟通可能遇到的障碍
2，纵向沟通策略
二、秘书与领导沟通
1、了解领导管理的风格类型
（1）家长作风
（2）大弧度钟摆
（3）平衡
（4）双帽方法
（5）统计中的中庸定向
2.了解领导的性格内型
（1）积极性性格的领导沟通
（2）消极性格领导的沟通
3.沟通方法与技巧
（1）请示汇报技巧
（2）尊重领导技巧
（3）说服的技巧
（4）相处的技巧
第二课时本章实训题
1.纵向沟通情景模拟P57
2.横向沟通情景模拟P58
3.口头沟通与书面沟通情景模拟P58
4.沟通小游戏P59
PAC分析
第二课时秘书工作的常规方法
一、领会的方法
1.培养良好的悟性、增强领会能力
2.了解领导，领会领导意图
二、请示与汇报的方法
1.请示的工作方法
（1）对象选择的方法
（2）内容选择的方法
（3）形式选择的方法
（4）时机选择的方法
（5）态度选择的方法
2.汇报的工作方法
（1）汇报的对象选择方法
（2）汇报的内容特点
（3）汇报的形式选择
（4）汇报的时机选择
三、秘书与领导相处的工作方法
1.为领导工作做准备的方法
（1）明确把握领导的工作目标
（2）将工作程序明确化、细致化
（3）了解和把握领导工作的风格
（4）加强与领导的沟通
2.领导工作拓展法
（1）准确把握每项领导工作预期的效果，努力使领导工作取得圆满的效果
（2）把握领导工作后续事务的具体要求
（3）注重工作的整体连续性和承继性
3.为领导工作代劳的方法
一是要忠实的体现领导意图；二是要严格按照领导的授权范围办事；三是扮演“双重角色”即责任感、使命感；四要加强双向交流；五要看维护整体利益的大局观
4.伴随领导公务活动的方法
一要以领导公务活动的目的为依归；二是要按领导进展做出具体周密的安排
三是要尽可能为领导提供便利条件；四是要随时随地保持与领导步调一致性；
五要随时随地为领导拾遗补缺；六要主动适应变化，确保领导公务有序进行。

第一课时
一、会议的含义
1.聚会议论
2.指一种商议事情的有组织有目的的聚会
3.指某种例行性商讨处理某些事物的机构或者组织，如全国人大
二、会议的类型
1.按规模划分
（1）小型会议
（2）中型会议
（3）大型会议
2.按频率划分
（1）例行性会议
（2）非例行性会议
3.按参与人员构成划分
（1）代表会议
（2）记者会议
（3）董事会议
4.按主题划分
（1）研讨会议
（2）培训会议
（3）各类论坛
（4）商业订货交流会
（5）谈话交流会
三、会议的要素
1.会议必备要素
2.非会议必备要素
第二课时会议准备阶段工作
一、会议计划书的编写
1.会议计划书有谁编制
2.会议计划书编制
（1）会议主题与名称
（2）确定会议时间
（3）确定会议规模与规格
（4）确定参会人员范围与名单
（5）会议地点安排
（6）会议日程安排
（7）会议经费预算
（8）其他事项
二、会议物资准备
1.会议文件的准备
2.会议用品准备：会议证件、笔、纸、本等
3.会场布置准备
（1）会场布局
（2）座次安排
（3）会场装饰
4.会议设备准备
5.食宿交通物资
三、会前准备情景模拟
P158
第一课时会议举行期间管理
一、会议报到
1.会议接站
2.会议报到与签到
（1）签到薄签到
（2）花名册签到
（3）卡片式签到
（4）座位表签到
（5）电子签到
3.会议物品发放
4.会议住宿安排
二、会场服务
1.座位引导服务
2.会议材料发放服务
3.维持会场秩序服务
4.会场后勤服务
5.做好会议记录
6.拟写会议简报
7.媒体公关
（1）对新闻报道的内容提供原则性标准
（2）做好新闻媒体接待服务
（3）完善工作程序
（4）妥善处理新闻媒体的负面报道
第二课时会议善后管理
一、参会人员离会
二、清理会场
三、会议文件资料的收集与处理
1.会议文件资料收集的种类
2.会议文件的立卷归档
（1）会议文件立卷归档的作用
（2）会议文件立卷归档的范围
（3）会议文件立卷的原则和方法
（4）会议文件立卷工作程序
四、会议结算
1.会议收费结算
2.会议经费的结算
会议纪要的写作
一、办公布局
1.开放式办公布局
2.封闭式办公室布局
3.混合式办公室布局
二办公室布置
办公室布置布置，应该遵循的原则：
1.工作方便
2.舒适整洁
3.装饰统一
4.安全
5.适度美化
三、办公室安全管理
办公室安全管理包括：
1.办公人员安全
2.设备安全
3.消防安全
4.防盗管理
5.用电安全
6.保密管理
四、办公用品管理
1.办公用品采购申请与审批
2.办公用品采购与入库
3.办公用品的领用与保管
4.办公用品的维护与报废
五、办公印章管理
1.印章的刻制
2.印章的领取与保管
3.印章使用
（1）严格遵守用印批准手续
（2）监督用印
（3）用印登记
六、值班工作
1.值班制度制定
2.值班表格编制
3.值班工作的主要任务
（1）记录及传递信息
（2）接待来访工作
（3）临时事件或突发事件处理
（4）值班材料编写
七、备用金管理及报销
1.备用金获取
2.备用金管理
3.备用金报销
八、领导日程管理
1.领导日程安排原则
（1）充分沟通与了解
（2）目标导向原则
（3）排序原则
（4）弹性原则
（5）劳逸结合原则
2.领导日程安排的内容
（1）领导短期安排
（2）约见安排
（3）会议与调研活动
九、领导差旅管理
1.领导差旅计划编制
2.领导差旅工作准备
（1）各类票据
（2）资料类
（3）陪同接待
3.领导差旅费用安排
（1）差旅费用申请
（2）请款手续
（3）费用安排
（4）费用报销
一．员工招聘过程中的秘书辅助职能
1.员工招募环节中秘书人员的辅助作用
2.员工甄选过程中秘书人员的辅助作用
3.人员录用过程秘书的辅助作用
二．员工管理过程中的秘书辅助职能
1.辅助规范性职能
2.辅助协调性功能
3.辅助信息性职能
三．员工离职过程中的秘书辅助职能
1.辅助规范性职能
2.辅助信息性职能
四．秘书文件管理
1.秘书文件管理的主要内容
（1）文件创制、加工、整理
（2）文件的传递
（3）处理文件
2.秘书收文办理流程：包括签收、拆封、登记、分办、传阅、拟办、批办、承办、
催办、注协、归档。

3.秘书发文办理流程：拟稿、审核、签发、编号、缮印、校对、盖章、登记、封发、
立卷、归档等步骤。

五．秘书档案管理
1.档案收集
（1）档案收集的对象
（2）档案收集工作注意事项
2.档案整理
（1）档案装订
（2）档案分类
（3）档案立卷
3.档案保管
（1）确定保管期限
（2）防止档案损坏
（3）延长档案寿命
（4）维护档案安全
4.档案利用
（1）档案查询
（2）档案借出
（3）制发复印件
（4）提供服务咨询
制发深层次开发的档案资料
一、参观活动程序
1.确定参观活动主题
（1）宣传主题
（2）学习主题
（3）业务主题
（4）人际主题
2.拟定参观活动方案
（1）参观主题确定
（2）参观人员名单确定
（3）参观时间确定
（4）参观地点与路线确定
（5）参观具体内容与日程确定
（6）餐馆组织方式确定
（7）参观经费情况说明
（8）参观要求与其他事项
二、参观活动注意事项
1.迎送事项
2.陪同事项
3.其他事项
三、宴请概述
1.宴请程序
（1）确定宴请规模与规格
（2）选择宴请场所，确定宴请时间并发出邀请
（3）确定菜单
（4）掌控宴请流程
2.宴请座次
（1）宴请席次安排
（2）宴请座次安排
（3）宴请注意事项
3.宴请注意事项
四、中餐宴请
1.用餐的方式
2.时空的选择
3.餐具的使用
4.中餐用餐的表现
五、西餐宴请
1、西餐的菜序
2、西餐的座次
3、西餐的餐具
4、西餐的要求
六、宴请酒水
1、酒水的种类
2、饮酒注意事项
七、参观访问景模拟（P245）
宴请活动模拟(P246)
一、庆典活动的程序
1.做好庆典活动的宣传工作
2.确定庆典规模与规格
3.准备各种发言稿
4.拟定庆典程序
5.庆典准备
6.馈赠纪念
二、庆典活动注意事项
1.庆典设计的计划性
2.选择好时机
3.注重媒体公关
三、信息发布的程序
1.会前准备
（1）确定信息发布的主题与时机
（2）确定信息发布的地点
（3）确定参与人员名单并发出邀请
（4）选择信息发布会的主持人和发言人
2.发布会程序控制
（1）签到
（2）分发资料
（3）发布会开始
（4）发言人讲话
（5）回答提问
3.会后工作
四、信息发布的注意事项
1.不利情况的预判与防范
2.事务的避免与弥补
3.会场秩序的控制
五、开业典礼情景模拟(P245)
六、新闻发布会情景模拟(P246)。