文件管理制度

文件管理制度

一、目的

为了规范公司文件管理工作，保证文件的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

二、文件管理机构及其职责

1.公司文件工作实行三级管理，一级管理由行政部统筹管理；二级管理由各部门进行文件资料管理；三级管理由公司档案资料室进行存档管理。

2.行政部负责人为公司的文件总负责人，负责公司所有文件资料的统一管理和监督，各部门的文件由各部门负责人负责本部门文件资料的收集、整理，统一存档到指定位置。

3.文件负责人要严格执行公司文件管理规定，认真细致地做好文件保管以及利用工作，充分发挥文件资料的作用。

三、文件制度

1.凡是涉及到公司经营的资料均属于归档范围，做好归档、存档管理。

2.凡属于归档范围的文件资料均由公司集中统一管理、统一指定位置存档，并做好文件记录以及电子存档，任何个人不得径自留存。

3.归档的文件资料原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门必须保留的可以归档、存档复印件。

4.凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿以备正文备查。

5.属于工程项目文件资料待从开始承办、涉及到签约完成，所有的资料由负责项目主管的负责人统一整理，并填写资料归档表。

6.由公司对外签订的经济合同应保留两份原件，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时由财务部保存原件。

四、文件保管制度

1.归档资料要按照制度进行登记、编制归档目录。

2.归档资料登记编号后放于指定文件柜，并以电子档形式保存于公司指定文件资料保存电脑中一份（填写资料前扫描成电子档）

3.文件要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

4.文件负责人要熟悉所管理的文件资料，了解使用部门的需求，掌握使用规律。

5.根据有关规定及结合公司实际情况，确定文件保存的期限，每年年终据此进行整理和剔除。

6.经确定需销毁的文件，由文件负责人填写文件销毁登记表，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的文件清单由文件负责人保存。

7.严格遵守文件安全保密制度，做好文件流失的防护工作。

8.公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

五、文件借阅制度

1.文件属于公司机密，未经许可不得外借、外传。

2.借阅文件资料，须经文件保管负责人批准，阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出，需要借出文件的须经文件保管负责人批准。

3.借阅文件，必须履行登记、签收手续。借出文件时，应填写文件借阅登记表，以便查阅和催还。

4.借出文件材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由文件负责人催还，需要长期借出的须经总经理批准。

5.借阅文件资料人员必须妥善保管文件资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证文件资料完整无损，否则追究当事人责任。

6.借出文件材料，因保管不慎丢失，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

7.重要文件、机密文件不得借阅，必须借阅的要经分管部门负责人及总经理同意，必须外借的由总经理审批。