档案管理基础知识

档案管理基础知识

机关档案的管理：明确有关机关提交相应文件整理、归档责任。收集、整理、归档日期和移交应与立项准备，档案应完整、准确、系统性。

1、确定归档范围的原则。

2、确定档案范围的依据。

3、对所形成的科技文件材料进行相应鉴别工作。

4、对科技文件材料进行科技的分类、排列、编目和装订。

5、将科技文件材料组成案卷，并编目。

6、具备档案的要求。

文书的种类

文员工作的基本职能之一就是文书处理,要做一个优秀的文员,必须熟悉各种文书的涵义,特点以及格式.今天我们主要看看企业的文书种类.

在制作文书时,要根据发文对象和目的来选择文书的种类.企业文书主要包括以下几大类:

一:指令性文书,包括决定,批复,意见等文书.

1:决定:用于对重要事件作出安排,奖惩,变更,或者撤消不适当的事项.

2:批复:用于答复下属部门的请示事项.

3:意见:用于对重要问题提出见解和处理办法.

二:晓喻性文书:包括通告,通知,通报等.

1:通知:用于批转下属部门的公告,转发上级机关和非隶属部门的公文,传达要求个部门共同执行的事项.

2:通报:用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况.

三:报请性文书:包括请示,报告等文种.

1:请示:用于向上级部门请求批示,批准的公文.

2:报告:用于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级部门的询问等.

四:洽商,记载性文书,包括函会议记录等文书.

1:函:用于不相隶属部门间洽谈工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求,答复,审批事项的公文.

2:会议纪要:用于记录,传达会议.议事情况的文种.是文员经常会用到的文书.

以上是文员工作中最常见的文书种类,文员工作中需要按照具体事项来确定使用何种文书.

（四）、文书处理的基本任务

1、文书的收发、登记和转办；

2、文件的打印和校对；

3、负责各种会议的通知；

4、文件材料的平时归卷、保管和提供借阅；

5、文件材料的系统整理、编目和归档工作；

6、为领导准备参考材料；

7、领导交办的其它工作任务。

（五）、公务名称和作用范围

本局使用的公文主要有以下几种：

1、请示：请示上级机关工作中给予指示或要求审核、批准和帮助解决的事项用“请示”。

2、报告：向上级机关汇报工作、反映情况、答复查询、陈述意见，或对上级交办的事项报告处理结果等用“报告”。

3、指示：对下属单位和科室布置重要工作任务，指导下级机关活动的原则、步骤和方法，用：“指示”。

4、命令：依照法律规定，在本委内部发布法规、规定等重大行政经济措施，授予荣誉称号，嘉奖所属单位有功人员时，用“命令”。

5、通知：转发上级文件，批转上级报告、纪要，传达领导指示、布置工作，要求下级执行或知道的事项，用“通知”。

6、通报：推广经验，表彰好人好事，制止违法乱纪行为，批评缺点错误，需要有关单位和人员知道的，用“通报”。

7、布告、通告：对本委职工应当知道或应当遵守的事项，用“布告”；对一定范围内本局职工、机关、团体公布的一般事项，用“通告”。

8、批复：对下属机关请示或报告事项的答复，用“批复”。

9、公告：需要公布的重大事情，用“公告”。

10、函：平行机关或不相隶属机关之间，商洽工作、答复询问、请求，用“函”；向下级机关的解释、询问、更正、催办和答复某些事务性问题可用“涵”。

保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

(一)永久保存：1.公司章程；2.股东名簿；3.组织规程及办事细则；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产所有权状及其他债权凭证；8.工程设计图；9.其他经核定须永久保存的文书。

(二)10年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存10年的文书。

(三)5年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经核定保存5年的文书。

(四)1年保存：结案后无长期保存必要者。

(五)规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

文件增列表

.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

第一章档案管理基本知识

第一节名词解释

1、什么是档案？

答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。2、什么是档案工作？

答：管理档案和档案事业的活动。

3、什么是档案统计？

答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。

4、什么是归档？

答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

5、什么是案卷？

答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

6、什么是档案整理？

答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

7、什么是档案立卷？

答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

8、什么是档案实体分类？

答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

9、什么是档号？

答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

10、什么是文件？

答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

11、什么是文本？

答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。

12、什么是归档文件？

答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。

13、什么是归档文件管理？

答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

14、什么是全宗号？

答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。

15、什么是全宗指南？

答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。

16、什么是专题指南？

答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。

17、什么是检索工具？

答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

18、什么是索引？

答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。

19、什么是编目？

答：按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。