中高层管理者的时间管理
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时间管理的含义
• 时间管理是自我管理 • 时间管理对成功的启示 • 时间的机会成本
时间的机会成本
• 时间 = 金钱 • 机会成本与个人成就 • 机会成本与机构成效
您的时间值多少钱？
时间管理的本质
• 时间管理的本质是选择管理 • 80%的效益来自于20%的工作—掌握关键 • “我没有时间”，其实只是一个藉口
部门例会
整理资料
提前一天
时间管理
Time Management
突发情况处理
突发情况发生怎么办？
审核报销单
一位善聊客户 的电话
客户投诉
内部人员的咨 询电话
经理小王
打印机坏了
突发情况有哪些？
马上处理
职责内
暂缓处理
紧急程度、重要程度
职责外
计划事件
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 目标1 目标2 目标3 目标4
估计不准
客户的意见调查， 无法预知因素
并制成统计表
同事或设备原因
任务类型
作业型 策划型
交替安排 精力充沛时做
任务类型
他控型 自控型
开始时间尽量提前 给最后期限设留缓冲区
可并行 不可并行
能同时做的事情不要 分开去做
时间管理 原则应用
集中精力在能获得最大回 报的事情上，而不要在琐 事上花过多的时间。
避免M2缩小
重要
重M2要， 非紧重要紧急，急非
M1
M1 重要，紧急
重要， 紧急
M4wenku.baidu.com
非重要，非 紧急
M3 M3
非非重重要要，，紧急 紧急
紧急
投资你的第二象限
准备 预防 理清价值观 计划 建立人际关系 能力充实 ……
时间管理的障碍分类
我能够控制 的因素
我不能控制的 因素
我能够影响 的因素
时间失控的原因
• 每天排出固定的时间批量、集中处 理邮件、电话、信件
• 一项工作完成后文件就应马上离开 桌面，归入适当的档案
• 坚决扔掉不必要的文件
时间管理
Time Management
锦囊妙计
充分利用 记事本
待办琐事 物品清单
让脑子空下来， 装更有创造性 的事情
善用零星时间
通勤时间 旅途时间 等候时间
不要随便打发 你的零星时间
确定 事件
突发 事件
确定 事件
琐碎 事件
突发 事件
确定 事件
浪 费 琐碎 事件
突发 事件
确定 事件
有效时间管理的好处
计划观念
成效观念
自我控制观念
合理有效
组织运用时 间资源
以达到工作和 生活的目标
时间管理
Time Management
有效计划
优先矩阵
重要
M2
重要 非紧急
M1 重要 紧急
M4 非重要
便签纸
废纸篓
建立有效的办公环境
• 尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情 • 工作中经常要用到的用品应容易取得 • 每一件物品应摆放在固定的位置 • 每天下班前将办公桌整理就绪 • 把不再需要的东西坚决扔掉
文件的处理
活动 信息
资料存档
A
分级
待办文件
B
处理 C 待送出文件
备忘档案夹
文件处理原则
• 每次只处理一份文件，一份文件只 处理一次
认清主要工作目标，围绕主要工作 目标安排轻重缓急
突发事件
减少突发情况发生
努力使工作系统从一开始就正确无误 对被打扰情况进行分析 （Who\When\Why），建立一种工作模式
缩短计划外时间
减少计划外事件数量 累计计划外事件，创建自由时间块 缩短每个计划外事件 的时间长度
时间管理
Time Management
根除拖延
你属于哪种行为 模式？
放松 作决定需要一定时间 走路、动作较缓 若有所思 乐于倾听 耐心
考拉型
狮子型
紧迫感 喜竞争 走路、动作较快 进餐迅速 讨厌耽搁 不耐心
强调时机不对 逃避不愉快的生活 敷衍搪塞 不愿承担责任 不适当的目标 为了轻松混日子
拖延者的借口
拖延的代价
浪费了今天
一时工作拖延，三倍时间偿还
+ 用一个词描述你目前的工作生活状 况
+ 描述你心目中理想的时间管理状态
许多的电话在响 许多的事要备忘 许多的门与抽屉 开了又关关了又开如此的慌张
我来来往往，我匆匆忙忙 从一个方向到另一个方向 忙忙忙 盲盲盲 盲的已经没有主张 盲的已经失去方向 忙的分不清欢喜和忧伤 忙的没有时间痛哭一场
你的时间流向到 哪里去了？
1 整理资料
2
2 设计调查表格 1
3 客户访谈
4 部门例会
5
6
7
8
时间没有具体确定 的待处理事项
时间已具体确定的 事件
电话、记录等信息
每日计划表
9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00
设计调查表格
客户访谈
• 笔盒 • 笔筒 • 便签纸 • 告示贴 • 空名片盒
计算 机
常用电话
日历
文具盒
周计划
便 签 纸
文 件 筐
文
件
电
工作台
架
话
储藏地
废纸篓
周计划 常用电话
剪刀、尺子 计算器
曲别针等 名片夹
想计一算机想：
你文每具盒年、每 周、每日都 要用什电话么东 西？文件筐
•容文件易架取得 •去日除历造成 分心的因素
背包原则
琐事也有琐事 的处理方式
将同类的事情尽可能 成批量处理
逆势操作
每天读一点没 有人读的东西
每天想一些没 有人想的事情
当别人不去做的 时候我就去做
建造自己的房子
有个老木匠准备退休，他告诉老板，老板舍不得他走，问他能否帮忙再建一座房子， 老木匠说可以。但是大家后来都看的出来，他的心已不在工作上，他用的是软料，出 的是粗活。房子建好的时候，老板把钥匙递给他：“这是你的房子，我送给你的礼物” 老木匠震惊得目瞪口呆，羞愧得无地自容。如果他早知道是在给自己建房子，他怎么 会这样呢？现在他得住在一所粗制滥造的房子里！
+ 缺乏计划 + 缺乏组织 + 缺乏分配 + 缺乏控制
确定角色 设定目标
评估总结
制定计划 逐日调整
掌握时间管理要诀
➢ 找出时间失控的征兆 ➢ 客观分析问题的原因 ➢ 检讨你的工作目标及内容
时间管理通则
把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事
情做起 每天都这么做
任务列表 时间
非紧急
M3 非重要 紧急
紧急
优先矩阵
重要
M2
Do it later
M4
Delete
M1
Do it now
M3
Delegate
紧急
请看下面的案例 安排计划工作时
你会考虑哪些问题？
时间点的设置
尽量准确， 留有余地
重新分类整理客 户资料
所需资 源
开始时 间
完成时 间
完成人
追踪时 间
访谈重要客户了 解服务需求
逃避积极的人生
健康不良
待处理问题的不断增多
长期在压力下工作的忧虑
解决拖延的秘诀
承认：拖延是一种无益的 生活方式 把大工作分解 当机立断，直接面对不愉 快的工作 平衡表法 给自己设定最后时限 奖励自己
时间管理
Time Management
桌面整洁
管理好书桌才 能管理好时间
请说出它们的用途
• 打孔文件夹 • 强力文件夹 • 双页文件夹 • 插袋文件夹 • 插边文件夹 • 公文袋 • 文件架 • 文件筐
• 时间管理是自我管理 • 时间管理对成功的启示 • 时间的机会成本
时间的机会成本
• 时间 = 金钱 • 机会成本与个人成就 • 机会成本与机构成效
您的时间值多少钱？
时间管理的本质
• 时间管理的本质是选择管理 • 80%的效益来自于20%的工作—掌握关键 • “我没有时间”，其实只是一个藉口
部门例会
整理资料
提前一天
时间管理
Time Management
突发情况处理
突发情况发生怎么办？
审核报销单
一位善聊客户 的电话
客户投诉
内部人员的咨 询电话
经理小王
打印机坏了
突发情况有哪些？
马上处理
职责内
暂缓处理
紧急程度、重要程度
职责外
计划事件
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 目标1 目标2 目标3 目标4
估计不准
客户的意见调查， 无法预知因素
并制成统计表
同事或设备原因
任务类型
作业型 策划型
交替安排 精力充沛时做
任务类型
他控型 自控型
开始时间尽量提前 给最后期限设留缓冲区
可并行 不可并行
能同时做的事情不要 分开去做
时间管理 原则应用
集中精力在能获得最大回 报的事情上，而不要在琐 事上花过多的时间。
避免M2缩小
重要
重M2要， 非紧重要紧急，急非
M1
M1 重要，紧急
重要， 紧急
M4wenku.baidu.com
非重要，非 紧急
M3 M3
非非重重要要，，紧急 紧急
紧急
投资你的第二象限
准备 预防 理清价值观 计划 建立人际关系 能力充实 ……
时间管理的障碍分类
我能够控制 的因素
我不能控制的 因素
我能够影响 的因素
时间失控的原因
• 每天排出固定的时间批量、集中处 理邮件、电话、信件
• 一项工作完成后文件就应马上离开 桌面，归入适当的档案
• 坚决扔掉不必要的文件
时间管理
Time Management
锦囊妙计
充分利用 记事本
待办琐事 物品清单
让脑子空下来， 装更有创造性 的事情
善用零星时间
通勤时间 旅途时间 等候时间
不要随便打发 你的零星时间
确定 事件
突发 事件
确定 事件
琐碎 事件
突发 事件
确定 事件
浪 费 琐碎 事件
突发 事件
确定 事件
有效时间管理的好处
计划观念
成效观念
自我控制观念
合理有效
组织运用时 间资源
以达到工作和 生活的目标
时间管理
Time Management
有效计划
优先矩阵
重要
M2
重要 非紧急
M1 重要 紧急
M4 非重要
便签纸
废纸篓
建立有效的办公环境
• 尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情 • 工作中经常要用到的用品应容易取得 • 每一件物品应摆放在固定的位置 • 每天下班前将办公桌整理就绪 • 把不再需要的东西坚决扔掉
文件的处理
活动 信息
资料存档
A
分级
待办文件
B
处理 C 待送出文件
备忘档案夹
文件处理原则
• 每次只处理一份文件，一份文件只 处理一次
认清主要工作目标，围绕主要工作 目标安排轻重缓急
突发事件
减少突发情况发生
努力使工作系统从一开始就正确无误 对被打扰情况进行分析 （Who\When\Why），建立一种工作模式
缩短计划外时间
减少计划外事件数量 累计计划外事件，创建自由时间块 缩短每个计划外事件 的时间长度
时间管理
Time Management
根除拖延
你属于哪种行为 模式？
放松 作决定需要一定时间 走路、动作较缓 若有所思 乐于倾听 耐心
考拉型
狮子型
紧迫感 喜竞争 走路、动作较快 进餐迅速 讨厌耽搁 不耐心
强调时机不对 逃避不愉快的生活 敷衍搪塞 不愿承担责任 不适当的目标 为了轻松混日子
拖延者的借口
拖延的代价
浪费了今天
一时工作拖延，三倍时间偿还
+ 用一个词描述你目前的工作生活状 况
+ 描述你心目中理想的时间管理状态
许多的电话在响 许多的事要备忘 许多的门与抽屉 开了又关关了又开如此的慌张
我来来往往，我匆匆忙忙 从一个方向到另一个方向 忙忙忙 盲盲盲 盲的已经没有主张 盲的已经失去方向 忙的分不清欢喜和忧伤 忙的没有时间痛哭一场
你的时间流向到 哪里去了？
1 整理资料
2
2 设计调查表格 1
3 客户访谈
4 部门例会
5
6
7
8
时间没有具体确定 的待处理事项
时间已具体确定的 事件
电话、记录等信息
每日计划表
9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00
设计调查表格
客户访谈
• 笔盒 • 笔筒 • 便签纸 • 告示贴 • 空名片盒
计算 机
常用电话
日历
文具盒
周计划
便 签 纸
文 件 筐
文
件
电
工作台
架
话
储藏地
废纸篓
周计划 常用电话
剪刀、尺子 计算器
曲别针等 名片夹
想计一算机想：
你文每具盒年、每 周、每日都 要用什电话么东 西？文件筐
•容文件易架取得 •去日除历造成 分心的因素
背包原则
琐事也有琐事 的处理方式
将同类的事情尽可能 成批量处理
逆势操作
每天读一点没 有人读的东西
每天想一些没 有人想的事情
当别人不去做的 时候我就去做
建造自己的房子
有个老木匠准备退休，他告诉老板，老板舍不得他走，问他能否帮忙再建一座房子， 老木匠说可以。但是大家后来都看的出来，他的心已不在工作上，他用的是软料，出 的是粗活。房子建好的时候，老板把钥匙递给他：“这是你的房子，我送给你的礼物” 老木匠震惊得目瞪口呆，羞愧得无地自容。如果他早知道是在给自己建房子，他怎么 会这样呢？现在他得住在一所粗制滥造的房子里！
+ 缺乏计划 + 缺乏组织 + 缺乏分配 + 缺乏控制
确定角色 设定目标
评估总结
制定计划 逐日调整
掌握时间管理要诀
➢ 找出时间失控的征兆 ➢ 客观分析问题的原因 ➢ 检讨你的工作目标及内容
时间管理通则
把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事
情做起 每天都这么做
任务列表 时间
非紧急
M3 非重要 紧急
紧急
优先矩阵
重要
M2
Do it later
M4
Delete
M1
Do it now
M3
Delegate
紧急
请看下面的案例 安排计划工作时
你会考虑哪些问题？
时间点的设置
尽量准确， 留有余地
重新分类整理客 户资料
所需资 源
开始时 间
完成时 间
完成人
追踪时 间
访谈重要客户了 解服务需求
逃避积极的人生
健康不良
待处理问题的不断增多
长期在压力下工作的忧虑
解决拖延的秘诀
承认：拖延是一种无益的 生活方式 把大工作分解 当机立断，直接面对不愉 快的工作 平衡表法 给自己设定最后时限 奖励自己
时间管理
Time Management
桌面整洁
管理好书桌才 能管理好时间
请说出它们的用途
• 打孔文件夹 • 强力文件夹 • 双页文件夹 • 插袋文件夹 • 插边文件夹 • 公文袋 • 文件架 • 文件筐