电话服务规范

电话服务规范标准

一、电话客服工作职责

1、坚持24小时在岗，提供电话服务；

2、提供电话服务时，要热情周到、用语文明，使用普通话；

3、值班人员应熟悉业务知识，掌握实时路况，耐心、准确地提供路况信息服务；

4、解答的咨询电话，实行“首问负责制”；

5、接听投诉电话，要问明情况，做好记录。

二、电话服务基本规范

1、来电振铃在第二声—第五声接听，（不得超过六声，不在一声后接听，给人的感觉比较突兀），拿起电话应清晰报道：“您好，太原高速”。

2、提供电话服务时，应态度真诚、用语文明，给人以亲切感；应聚精会神、注意倾听，给人以尊重感；应坦诚待人，不卑不亢，给人以真诚感；应沉着稳重、庄重自信，给人以镇定感。

3、接电话时，声音柔和清晰，普通话标准，答话简短、明确；声调要自然清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高，亦不要过低，以免对方不太清楚。

4、电话交谈时，要全神贯注用心倾听，要等对方把话说完，不要随意打断对方的谈话。对没听清楚的地方要礼貌的请对方重复一遍。

5、接听电话时要做好记录，记录要言简意赅，能客观、明确地反映事实，要完整记录来电及去电时间、来电及去电单位、来电人及去电人，来电及去电内容需要详实记录；记录用钢笔或圆珠笔填写，严禁用铅笔。

6、对于工作公务电话，要与对方核实电话归属，并讯问清楚姓名；重要的公务电话要将内容复述一遍，确保无误。

遇对方询问接听者姓名时，“我是太原高速运营指挥中心的XXX”，回答完毕后要接着询问“请问您是哪里？您贵姓或您哪一位？”

7、对于司乘的困难，要表示充分的关心、同情和理解，并尽力想办法解决。

8、拨打电话接通后，应首先向对方致以问候，使用敬语，并作自我介绍；将要找的人的姓名及要做的事交待清楚；须等对方放下电话后，方可放下电话。

需要对方协助工作时，首先要表示歉意，应对帮助或协助表示感谢；拨出电话通话完毕后，应说“谢谢您了(麻烦您了)，再见”。

9、值班人员应提前到岗，进行交接班，不允许电话无人值守，交班人员不得在接班人员未到位的情况下擅自离岗。

10、工作时间严禁使用电话闲聊，接打私人电话时间不超过3分钟。

三、咨询电话首问负责制

1、对司乘人员的咨询来电，实行“首问负责制”，做到“周到热情、耐心细致，问明情况、考虑周详，本职范围、当场解答，复杂问题、及时转达，第一受理、责任不推，有问而来、满意而归”。

2、对来电提出的咨询和业务办理等问题，无论是否属于本部门范围的事情，首先受到询问的人员要负责介绍或答疑，不得经任何借口推诿、拒绝或拖延处理时间。

3、答复来电提出的问题时，既要准确地掌握政策，又要坚持实事求是的原则。对司乘的问询应尽量立即圆满答复，回答问题要尽量清楚完整。

4、对于不清楚、掌握不确切的问题要及时请示有关领导，给予对方一个准确的解答。不许不懂装懂，模棱两可，胡乱作答，不许以“不清楚、不知道”作回答。

5、无法立即答复的应向司乘人员说明情况，并约定的时间内按时给予答复。

6、对不属于本系统管辖职责范围、确实无法解决的问题，应耐心向对方说明情况，做到：

①向对方说明原因，给予必要的解释；

②指引到相关部门办理，转告有关的电话号码或办事地点；

③可用电话与相关部门联系，及时解决。

7、责任追究

全体信息值班人员要认真执行好“首问负责制”。在处理来电的咨询、查询、业务办理过程中，如发生拒绝、推诿或态度粗暴等现象，一经查实，对责任人进行必要的教育，情节严重的要给予批评和处理。

四、投诉电话处理

1、对司乘人员的投诉来电，做到“文明热情、耐心细致，问明情况、记录详细，本职范围、当场解答，复杂问题、及时转达，第一受理、责任不推，接受监督、真诚致谢”。

2、受理投拆电话，必须详细记录投诉原因和事实情况，在当班期间转交相关部门处理。遇到值班员不能解决的问题，应及时反馈值班领导处理。

3、认真解释司乘人员的无理投诉。值班人员要掌握工作政策，坚持实事求是原则，积极向投诉人做出认真解释。

对于不清楚、掌握不确切的问题及时请示有关领导，给予对方一个准确的解答。对于确实无法解决或不属于本系统管辖的问题，应耐心向对方说明情况。

4、做到件件投诉有回访。当班人员要将投诉查实情况、处理结果及时答复顾客；如发现投诉未及时处理，应立即通知督促相关工部门或值班领导处理；如本班处理不完可交接到下一班。

5、在处理来电投诉办理过程中，如发生拒绝、推诿或态度粗暴等现象，一经查实，对责任人进行必要的教育，情节严重的给予批评和处理。

五、电话规范语言

基本礼貌用语10字：您好、请、谢谢、对不起、再见。

1、称呼语：女士、先生；

2、问候语：您好、早上好、下午好、晚上好等；

3、祝贺语：祝您节日愉快、祝您新年快乐、祝您新春快乐等；

4、告别语：再见、祝您一路平安等；

5、道歉语：对不起、请原谅等；

6、道谢语：谢谢、非常感谢等；

7、应答语：是的、好的、我明白了、不客气、没关系、这是我应该做的等；

8、征询语：请问您有什么事？请问我能为您做什么吗？请问需要我帮您做什么吗？请问您还有别的事吗？等。

9、解释语：很抱歉，这种情况，按照我们收费（公司、路政、服务规定）政策是这样规定的。

10、商量语：……你看这样好不好？

六、特殊情况规范用语

（一）通话特殊情况

1、认真倾听对方的电话事由，若需要传呼他人，应请对方稍等，然后轻轻搁下电话，去传呼他人，（或转给当事人，如果当事人不在，应告诉来电人）；如对方有事相告或相求时，应将对方要求逐条记录在笔记内，并尽量详细问答。

2、在与司乘通话时，如遇另一司乘来电时，先接听后应告知请对方稍等，不能视而不见，同时尽快结束谈话，如时间较长，应说：“对不起，让您久等了”。

3、中途若遇急事需要暂时中断与对方通话时，应先征得对方同意，并表示感谢或歉意，继续通话时，须向对方致意。

4、如用户要求在线等待结果，查询结果回到线路时：“很抱歉让您久等了”。

5、不能作出肯定答复时：“对不起，请您稍等”;或“对不起，请您稍等，我马上为您了解一下情况。我会在XX(时间)答复您，请留下您的联系电话。”

6、电话通话中，对方无应答时“对不起，我听不到您的声音，你换一部电话打来好吗？我现在挂机。”

（二）服务争执

1、当发觉自己和对方有误解时，应立即说：“不好意思，我想我们可能是误会了”。

2、当司乘人员提出不属于自己职责范围内的服务要求时，应尽可能为司乘提供力所能及的帮助，并做好解释，切不可说“这与我无关”之类的话。

3、对于个别司乘人员的失礼言语，要尽量克制忍耐，得理让人，不得与司乘人员争辩顶撞。

如果司乘人员因自己的失礼言语向你道歉，你应当大方地说：“没关系!还有什么需要我帮助吗?”

4、司乘人员抱怨：“对不起，给你造成不便，敬请原谅。”

5、司乘人员破口大骂：“对不起，我非常理解您的心情，但是为了帮您解决问题，请您慢慢说好吗？我会尽全力帮您解决的。”

6、对司乘人员的建议：“您的建议很重要,我们会及时转给领导和有关部门,谢谢您对