(完整word版)医药公司采购部流程图111.doc

广东沣泽医药有限公司

采购部工作流程目录

一、首营资料收集流程

二、产品采购操作流程

三、发票核销和结算流程

四、产品破损处理流程

五、采购退货处理流程

首营资料收集流程

首营企业资料：

营业执照、药品生产（经营）许可证（采购器械：医疗器械许可证）、 GSP 证或

GMP 证、质保协议，法人委托书，销售员的身份证和上岗证、销售合同

首营品种资料：

药品注册证、药品质量标准、药品检验报告书、物价证明文件、药品最小包装样

盒、药品说明书原样．

注：

■以上资料全部需加盖企业原印章,合同可用复印件。

■委托书应有法人代表印章，并明确授权范围和委托期限。

电脑录入客户资料：

在采购系统的＂基础资料＂界面增加供应商资料录入、产品资料录入。

、

注：

■确保输入以上资料的全部内容。

制作并提交首营企业＼首营品种审批表：

1、在质量系统增加并提交首营企业审批表和首营品种审批表

2、首营品种提交后，还需在Word 做一张首营品种审批表格，录入相关内容后

连同所有资料一齐交质量部经理审批纸质资料和电脑系统内容。

首营企业审批审核：

首营企业审批表需：采购部经理、质量部经理、质量负责人．

首营品种审批审核：

首营品种审批表需：采购部经理、财务部经理、质量部经理、质量负责人．

注：

■以上须部门经理审批后方可发生业务往来。

采购合同的管理：

供应商采购合同需独立归档并建立目录，目录每季度交部门经理汇总．

注：

■需在合同目录上填写合同有效期或品种、数量等内容

备注：

1、正常业务情况下，按电脑系统提示每月对所有客户资料进行检查，是否出现部分

资料过期，如过期应及时更新，不能按时更新的客户以文字方式向质量部申请暂

停使用，待资料更新后方可重新进行业务。

新，确保所有资料的完整性。

产品采购操作流程

根据每月部门经理下达的采购根据部门经理每日下达的平台

计划，每月 15 日前按采购计划计划，结合购销存情况，做采

日期将月计划全部做上系统。购订单。

生成采购订单：在采购系统的”采购决策平台”,将所需要采购的品名输入,在这个界面能看到该品种的所有信息,包括:最后供应商 .采购单价,该商品在途数量,库存数量．根据这些信息在要采购的品名前打勾然后选择＂生成采购订单＂

注： 1、执行订单前先打电话给客户落实该品种有没有货，价格有没变动．

2、确定客户的证照和合同都合格、齐全。

采购订单审核：订单认真核对供应商、品种、规格、厂家、数量、单价、税率等

内容，提交部门经理审核．要赶写预计到货日期．

注：确保所有相关记录完整性。

先付款后提货的

交财务付款：每周 1.3.5 按审核好的订单生成付款单交部门经理审核后再交财务付款

注：付款单打印后检查备注及收款人帐号金额是否正确

发货跟进：汇款单上列明采购明细，传真给供应商，并短信

或电话确认对方是否收到传真

并安排发货

有款期的

通知发货：传真或电话通知供应商发货

到货跟踪：根据发货周期做好到货跟踪。

发票核销和结算流程

采购后及时向供应商催要发票，收到发票，在

结算系统选择未结算应付款，选择相应品种生

成发票，登记并交财务审核。

注：相同品种按“先发生的先输入发票”原则，生成

后输入发票号码和发票上边的开出日期．

已经预付货款的，在发票系统有帐期的，在每月10 号根找到该笔发票后，点＂结算＂，据结算条件做好结算计划

生成一张预付款核销单。上报部门经理审批。

根据结算计划，在发票系统，选择该品种未结

算的发票，点结算生成付款单交部门经理审核

注：在用采购系统一些废的付款单做时，打开该张废

单，选择导出该供应商未结算的＂发票清单＂，切记

不能选＂应付款＂，选中要结算的发票点确定生成发

票．备注栏注明付款的发票号，品名简称和数量

经财务审核公司领导审批后出特殊原因不能按款期付款的

纳付款，取得底单后将付款单传要及时与客户沟通并取得谅

真给对方，并短信或者电话通知解。

对方付款内容。

收货破损处理流程

仓库接收货物

检查来货与采购计划是

否相符

相符

通知验收员验收不合格合格

向供应商催要发票退回供应商

不相符

不

可

可

接

接

受

受

的

的

联系供应商作拒收并相应处理：换

通知相

关供应货或销售；落商，跟踪实后通知仓库到货和收货．并跟踪再发货

情况

处理好帐务。

采购退货处理流程

已经开票入帐的落实对方开红待退货未开发票的

字发票，或者下批货开票时少开

该笔数量金额．

填写＂退（换）货通知单＂，经采购

部、销售部、质量部三个部门经理和

公司质量负责人审核．完成后送仓库

主管办理退货．

注：需以上各个部门经理签名才算完成

在采购系统的＂采购退货通知单＂

界面，导入原入库单生成采购退货通

知单

仓库将退货发出后，采购员跟踪落实

货到对方后将退货签收单寄回公司；

有红字发票的要及时追回将帐务做

平．