行政管理职位工作手册范本

弗布克管理职位工作手册系列
行政管理职位工作手册
（第3版）
配套光盘
王景峰编著
目录
第一章行政部职责描述 (4)
一、行政部职能 (4)
三、行政部工作职责 (4)
一、行政总监 (6)
二、行政部经理 (7)
第二章行政部组织管理 (9)
二、行政部组织管理工作模板 (9)
三、行政部组织管理工具表单 (12)
第三章办公事务管理 (14)
二、办公费用管理工作模板 (14)
三、办公费用管理工具表单 (16)
三、公关接待管理工具表单 (19)
三、会议管理工具表单 (20)
三、印章管理工具表单 (21)
第四章网络信息管理 (23)
一、计算机网络管理知识准备 (23)
三、计算机网络管理工具表单 (24)
第五章文书档案资料管理 (26)
一、文书管理工作知识准备 (26)
二、达成工作目标的四个工作事项 (26)
三、文书管理工具表单 (27)
三、档案管理工具表单 (29)
二、信件管理工作模板 (32)
三、信件管理工具表单 (32)
二、资料管理工具表单 (33)
第六章员工提案管理 (36)
一、员工提案管理知识准备 (36)
二、员工提案管理工作模板 (37)
三、员工提案管理工具表单 (39)
第七章行政人事管理 (42)
二、达成目标的四个工作事项 (42)
二、招聘管理工作模板 (43)
三、招聘管理工具表单 (44)
二、培训管理工作模板 (46)
三、培训管理工具表单 (46)
二、员工日常管理工具表单 (50)
二、员工出差管理工具表单 (51)
第八章财产物资管理 (53)
二、达成目标的两个工作事项 (53)
三、财产物资管理工具表单 (53)
二、固定资产管理工具表单 (55)
二、办公用品管理工具表单 (58)
第九章车辆司机管理 (60)
二、车辆司机管理工具表单 (60)
第十章安全保障管理 (63)
二、达成目标的三个工作事项 (63)
三、劳动安全工具表单 (63)
一、安全保卫管理工作模板 (66)
二、安全保卫工作工具表单 (67)
一、消防安全管理工作知识准备 (70)
三、消防安全管理工具表单 (71)
二、突发事故处理工具表单 (71)
第十一章后勤服务管理 (76)
一、员工宿舍管理工作知识准备 (76)
二、员工宿舍管理工作模板 (77)
三、员工宿舍管理工具表单 (79)
三、员工餐厅管理工具表单 (82)
一、环卫绿化管理工作知识准备 (85)
二、环卫绿化管理工作模板 (87)
三、环卫绿化管理工具表单 (89)
一、其他后勤服务管理工作模板 (91)
二、俱乐部管理工具表单 (92)
第十二章法律服务管理 (95)
二、达成目标的四个工作事项 (95)
二、法律服务管理工作模板 (96)
二、达成目标的四个工作事项 (99)
第一章行政部职责描述
一、行政部职能
行政部作为企业的综合事务管理部门，其主要职能是为整个企业的运转提供资源支持和后勤保障，具体体现在以下五个方面。

1．参谋职能
行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应在企业经营理念、管理策略及用人政策等重大问题方面有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“高级参谋”。

2．沟通协调
行政部不仅要与企业领导沟通，还要与各部门之间充分沟通，以便清晰地传达企业的政策和上级领导的意见，保证高效地完成任务。

3．行政事务处理
行政部承担着文书资料管理、办公自动化、接待等事务的处理工作。

4．后勤保障
行政部担负着车辆管理、司机管理、总务后勤（卫生、餐厅、倒班宿舍）管理、安全保卫管理等行政工作。

5．监督控制
行政部不仅要为上级领导和各部门提供服务，还要制定企业的行政管理制度，并对相关制度的执行情况进行检查、监督与控制。

三、行政部工作职责
行政部主要负责贯彻公司领导指示，做好上下联络沟通，及时向领导反映情况、反馈信息，并做好各部门间的相互配合、综合协调等工作。

行政部的工作职责如表1-1所示。

一、行政总监
二、行政部经理
第二章行政部组织管理
二、行政部组织管理工作模板
（一）行政部组织结构设计实例模板
由于企业所属行业、规模以及部要求的不同，企业行政部的组织结构也不尽相同；而在实际工作中，设计依据不同，行政部的组织结构也会有所不同。

1．按职能分类设计的行政部组织结构
按职能分类是指按行政部管理分工为基础，按专业化原则进行设计，具体容如图2-4所示。

图2-4 按职能分类设计的行政部组织结构图
2．按企业规模大小设计的行政部组织结构
（1）大中型企业行政部组织结构如图2-5所示。

图2-5 大中型企业行政部组织结构图
这种结构的主要特点表现在以下四个方面。

①适合大中型现代企业行政事务管理的需要。

②决策性工作基本都从企业行政事务管理围中分离出来，成为独立的职能部门，如勤采购部、福利保障部、物业管理部。

③负责企业行政事务管理的主要负责人除了要进行行政管理外，对其他部门如企业管理部、人力资源部、财务部、采购部等工作的控制、指导职责有所减少。

④这种组织结构主要体现不同部门的职能，每个部门都有专门的负责人和相对比较固定的岗位。

（2）中小型企业行政部组织结构如图2-6所示。

图2-6 中小型企业行政部组织结构图
三、行政部组织管理工具表单
（一）行政部组织结构与责权表
（二）行政办公工作一览表
部门：人数：填写日期：年月日
（三）行政办公职位规表
第三章办公事务管理
二、办公费用管理工作模板
（一）办公费用报销规定模板
办公费用报销规定
1．办公用品及低值易耗品采购费。

2．车辆使用费。

3．交通补贴费。

4．应酬招待费。

5．其他。

第二条办公用品及低值易耗品采购费报销规定
1．行政部根据计划统一采购、验收、入库，根据发票、入库单报销采购费用。

2．各部门急需或特殊的办公用品，经批准后可自行购买。

审批权限划分如下所示。

（1）单价在50元以下，或总价在200元以下，由行政部经理批准。

（2）单价在50元以上，或总价在200元以上，由分管副总批准。

购买后，提交发票、实物以备核实。

（3）行政部负责查验入库单并办理入账报销手续。

3．原则上不报销办公用品的装卸费用。

第三条车辆使用费报销规定
1．车辆使用费的种类
车辆使用费包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费以及驾驶员补贴等。

2．行政部在分析车辆维护、用车、油耗等情况的基础上，制定当月车辆费用开支计划。

3．各项费用的核算报销方法如下表所示。

费用核算报销办法一览表
费用项目名称费用核算报销方法
油费1．驾驶员在发票背面注明行车起始点和路程
三、办公费用管理工具表单
（一）办公费用计划表
编号：单位：元
（二）办公费用申请单
编号：部门：填写日期：年月日单位：元
报销人签字：审核人签字：主管领导签字：
编号：填写日期：年月日
（五）车辆费用报销单
编号：填表日期：年月日
编号：填表日期：年月日
三、公关接待管理工具表单
（一）公务联系单
（二）参观许可证
三、会议管理工具表单
（一）会议记录表
编号：填写日期：年月日
三、印章管理工具表单
（一）印章使用登记表
注：请在备注栏中简要说明盖章用途（三）印章使用申请单
（四）印章管理登记表
第四章网络信息管理
一、计算机网络管理知识准备
（一）局域网相关知识
1．局域网的基本构成
局域网由计算机、传输媒体、网络适配器、网络连接设备、网路操作系统等构成。

2．局域网的传输媒体
局域网的传输媒体包括同轴电缆、双绞线、光缆等，其性能比较如表4-1所示。

表4-1 传输媒体性能比较表
3．局域网交换机的选择
局域网交换机是组成网络系统的核心设备。

对用户而言，选择局域网交换机最主要的指标是端口的配置、数据交换能力、包交换速度等。

因此，在选择交换机时要注意以下事项：（1）网络管理能力；（2）交换端口的数量；（3）交换端口的类型；（4）主干线连接手段；（5）系统的扩充能力；（6）交换机总交换能力；（7）是否需要容错能力；（8）是否需要热切换能力；（9）是否需要路由选择能力；（10）能否与现有设备兼容、顺利衔接。

（二）网络维护相关知识
网络维护的主要工作包括故障检测与排除、网络日常检查及网络升级，具体容包括以下3个方面。

1．故障的检测与排除
故障处理过程包括发现故障迹象、追踪故障的根源、排除故障和记录故障解决方法等四个主要部分。

2．网络检查
网络检查是指在网络正常运转的情况下对服务器状态和网络运行情况的动态信息加以收集和分析的过程。

有些数据最好每天检查一次，而有些数据则较长时间检查一次即可。

3．网络升级
一般在网络管理中需要考虑的是必须进行的升级，这些升级能够保证网络正常运转。

虽然网络操作系统的升级通常是最迫切的，但硬件和软件也需要及时升级。

三、计算机网络管理工具表单
（一）计算机故障维修记录卡
部门：填写日期：年月日单号：
（二）计算机网络报修登记表
（三）计算机网络设备档案表设备使用部门：
第五章文书档案资料管理
一、文书管理工作知识准备
（二）公文的一般格式
公文格式一般包括标题、主送单位（部门）、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位（部门）、公文字号、主题词等。

1．公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要容，并标明发文单位和公文种类。

除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

2．向上级请示的公文一般只写一个主送单位（部门）；如果需要上报另一个上级单位（部门），可以采用抄报的形式。

3．发文时间以领导签发的日期为准；联合行文以最后单位签发的日期为准。

4．公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。

几个单位联名发文时，只标明主办单位（部门）的公文编号。

5．公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前注明附件的名称和件数。

6．收、发文单位（部门）应写明单位（部门）全称或规化简称。

联合发文应将主办单位（部门）排列在前。

7．文字一律从左至右横写横排。

8．公文纸一般用16开纸，在左侧装订。

通告等用纸的大小，根据实际需要确定行文关系。

二、达成工作目标的四个工作事项
（一）文书管理
企业文书是指企业在生产经营管理过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件材料的总称。

企业文书可以用来表达企业领导者的决策意图，行使职权；下级向上级报告情况、请示问题；对外联系工作、商洽公务以及制订计划、记载各种活动，是企业行政管理不可缺少的有力工具。

（二）档案管理
档案管理是文书管理中的一个重要组成部分。

企业中重要的文件资料都具有一定的时效
性，需要妥善管理，对这些文件资料的管理就是所谓的档案管理。

（三）信件管理
处理信件是行政部办公事务的主要容，也是日常行政事务的主要容，所以企业与外界来往的各类信件，都需经行政部统一处理。

为了有效地处理往来信件，更好地完成信件管理工作，必须把握信件处理的规律。

（四）资料管理
企业的部刊物、图书资料以及其他资料是企业文书资料的重要组成部分。

部刊物是企业经营管理理念、企业文化的重要载体，图书资料是企业的精神财富。

因此，企业必须加强对图书资料及部刊物等的管理，使其发挥更大的作用。

三、文书管理工具表单
（一）发文登记表
（二）收文登记表
（三）公文传递单
填写日期：年月日
（四）公文会签单
三、档案管理工具表单
（一）档案索引表
（二）档案明细表
（三）档案调阅单
编号：填写日期：年月日
（二）信件与便函的写作步骤
商业信件与便函是企业经营中不可缺少的书面沟通工具。

好的信函应该通过语气、短句、标点等元素显现出“简洁、热情、友好”的情绪。

信函
的表现技巧有以下几点：使用清晰、简洁而又准确的语言；不要用官话、行话、抽象的词语和废话；用短句；使用自然、幽默、友好的词汇。

1．信件
商业信件一般都按照公司的既定格式和惯例要求来书写，主要包括以下十个操作步骤。

（1）判断信件的类型，确定使用的格式。

（2）看是外文信件还是中文信件。

（3）信件标题（私人信件没有）的书写。

（4）敬语和称呼的书写。

（5）开头部分的书写：告知写信的目的。

（6）中间部分的书写：提供详情。

（7）结尾部分的书写：表明希望对方采取什么行动。

（8）祝福语或附词的书写。

（9）签字、日期的书写。

（10）另附容（如果有的话；商业信件最好没有）。

2．便函
商业便函一般比较短，正规性也要比信件低一些。

书写要求与信件基本相同，即简洁、准确、通顺、易懂；关键的一点，是便函把需要传达的议题、要点醒目地突现出来。

便函的书写主要包括以下十个操作步骤。

（1）确定目标：为什么要写这个便函。

（2）什么类型的便函：问候函、问讯函、招待函、邀请函、致函、通知函、任职函、请假条、约会函、预订函等。

（3）组织材料。

（4）称呼的书写。

（5）开头：说明原因。

（6）中间部分的书写：写出对方必须知道的事情，不是绝对必要的容不要写。

（7）结尾部分的书写：向对方表示感或提出要求。

（8）敬语、语的书写：根据情况确定是否需要。

（9）签字、日期的书写。

（10）添加附件：如活动项目、日程安排。

二、信件管理工作模板
（一）庆贺分店开业函模板
庆贺分店开业函
贵公司的××分店开业，谨致贺意。

我××公司预祝贵公司在复杂的国际市场上能有非凡的成就！
贵公司如有需要我××公司能有所帮助之处，请尽管直接与我们联络。

董事长×××敬上
××××年××月××日
三、信件管理工具表单
（一）信件接收登记表
日期：年月日日期信件种类接收人收信人所属单位/职位分发日期签收人
（二）外发信件登记表
二、资料管理工具表单
（一）图书借阅卡
说明：双方各留一份，便于日后归还确认。

（二）借阅登记表
年月日
借阅办理人：
（三）档案调阅单
年月日
编号：填写日期：
（四）音像材料送审表
送审日期：年月日
第六章员工提案管理
一、员工提案管理知识准备
为了在激烈的市场竞争中立于不败之地，现代企业必须全心全意地依靠全体员工，倡导员工参与管理，激励员工依据其平日的工作经验和研究心得，对公司发展提出合理化建议。

公司应广泛集中他们的智慧和经验，改进生产和管理，不断地增强企业活力，推动企业持续发展。

为此，有必要进行提案管理。

1．提案管理的作用
提案管理的作用如表6-1所示。

表6-1 提案管理作用表
二、员工提案管理工作模板
（一）员工提案管理制度模板
员工提案管理制度
第一条为激发全体员工的想象力，汇总个人智慧与经验，提出有利于本公改善司生产及发展业务的建议，达到降低生产成本、提高产品质量、提高公司经营效果的目的，特制定本制度。

第二条公司行政部负责受理提案、审查提案、提出处理意见和建议。

第三条公司总经理对重大提案具有最终决策权。

第二章提案容
第四条提案容
提案容应是对本公司生产、经营具有建设性及具体可行的改善方法，具体容包括以下六个方面。

1．各种操作方法、制造方法、生产程序、销售方法、行政效率等的改善；
2．有关机器设备维护、保养的改善；
3．有关提高原料的使用效率、改用替代品原料，节约能源等；
4．新产品的设计、制造、包装及新市场的开发等；
5．废料、废弃能源的回收利用；
6．促进作业安全，预防灾害发生等。

第五条提案容如属于下列各项围，为不适当的提案，公司不予受理。

1．攻击团体或个人的提案。

2．诉苦或要求改善待遇者。

3．与曾被提出或被采用过的提案容相同者。

4．与《中华人民国专利法》及其他法律法规相抵触者。

第三章提案受理和审查
第六条提案人或单位应填写规定的提案表，必要时另加书面或图表说明，投入提案箱。

公司每周六开箱一次。

第七条审查组织
l．各厂成立“提案审查小组”，由有关主管组成。

三、员工提案管理工具表单
（一）项目提案表
填写日期：年月日
（二）会议提案表
（三）提案记录表
填写日期：年月日
（四）员工提案汇总表
编号：日期：年月日
第七章行政人事管理
二、达成目标的四个工作事项
（一）员工招聘管理
行政人事部的主要工作之一是为企业及时补充所需的人力资源，以保证满足各岗位的人员需求，从而保证工作的连续性，提高企业整体工作效率。

（二）员工培训管理
培训作为企业培养人才的一种重要手段，已成为企业在激烈的市场竞争中能否取胜的一项关键性工作。

为此，企业的行政人事部门应做好员工培训的战略管理、培训计划管理、培训实施管理等工作。

（三）员工日常管理
加强员工日常事务管理，是保证企业有序运行的重要条件之一。

员工日常事务管理的容比较广泛，如员工考勤管理、休假管理、奖惩管理等。

（四）员工出差管理
员工因公出差时，企业行政人事部门应做好出差审批、出差人员管理、出差费用管理等事项，以保证出差活动的有效性，节省不必要的出差费用和开支。

（一）员工录用管理制度模板
员工录用管理制度
为统一管理和规本公司员工录用工作，特制定本制度。

第二条招聘形式
公司采用招聘、人才市场、校园招聘、人才中介、广告媒体、猎头等多种渠道进行外部招聘。

第三条应聘资料
1．应聘者应提交的资料包括亲笔履历书、有关证书、复印件、求职申请书、1寸照片三。

2．推荐书。

必须由推荐者提交推荐书一份，重点写明推荐理由。

3．所有职员招聘都必须经过初试、人才测评、复试、考试（根据需要）、招聘小组集体面试、背景调查等程序后方可确定录用。

第四条对于初步决定录用的人员，人力资源部负责就薪酬、到职日期、试用期等具体事宜与其进行沟通确认。

第五条面试各程序完毕且合格后，由行政人事部经理审核，报总经理批准后录用。

第六条发出录用通知
应聘者通过几轮的选拔，考核合格并经背景调查确认合格后，行政人事部应尽快通知被录取的应聘者，一般是在考核结束后的七天左右，一方面寄发录用通知书，另一方面还要以告知的方式通知。

对未被录用的应聘者，也应委婉地告知其结果，并对其表示感。

第七条新员工试用期为1～6个月。

公司可根据员工试用期表现或根据对技术、业务的特别要求，经与员工协商，可适当延长或缩短其试用期，但最长不能超过6个月。

第八条用人部门填写“试用期考核表”，经直接主管、部门经理、行政人事部、总经理审批合格后正式录用。

第九条试用期考核容主要包括工作态度、工作能力、工作表现等。

第十条本制度经公司总经理审核通过后实施，修改时亦同
（一）应聘人员登记表
应聘职位：填表日期：年月日
（二）面试成绩评定表
二、培训管理工作模板
（一）培训评估报告模板
三、培训管理工具表单
（一）员工培训申请表
拟办单位：填写日期：
编号：申请日期：年月日
课程名称：培训讲师：培训时间：年月日
二、员工日常管理工具表单
（一）员工考勤统计表
编号：填表日期：年月日。