鹏基物管总经办工作手册正文--jionns

岗位职责

1、贯彻落实公司质量方针、目标，按照质量体系运作要求，制订本部

门各岗位职责，确保本部门工作符合质量要求。

2、负责公司质量手册、程序文件、工作手册、质量记录、管理性文件及相关的外来文件和资料的发放、控制、归档和管理。

3.负责本部门文件的起草，负责上级和外来文件的收发、登记、传阅、催办、回复和立卷归档工作。

4.负责员工胸牌、服装、服务标识管理工作，并可追溯。

5.依照公司要求，规划人力资源部门的工作执行方案，并主持实施。

6.负责行政与人力资源管理制度的制定与执行，公司工作环境的管理、检查。

7.依据公司人力需求，实施人员的招聘、引进、选拔、培训等工作。

8.负责办理公司员工养老、医疗、公积金和失业等保险。

9.根据公司要求制定公司员工薪金和福利待遇实施方案，对执行情况进行监督和检查。

10、根据政府规定，规范公司用工制度，做好劳动用工年检工作。积极与政府行政、劳动主管部门建立良好公共关系。

11、负责采购工作的计划管理，合格供方的评审、选择，采购工作的具体

实施，采购物品及服务的质量验证。

12、负责公司品牌建设和企业文化建设工作。

文件、资料管理规定

一．总经办是公司文件管理的主管部门，负责手册、程序文件的发放、回收、更改控制，负责建立公司《受控文件清单》并对全公司的文件进行监督管理。对于受控文件应定期公布受控文件清单，以识别现行使用文件的状态。凡属受控文件均由总经办统一备案存档（包括软盘、光盘、录象、录音带等）。

1．文件的更改和作废

a. 作业文件的更改由管理者代表批准，由各部门指定人员进行更改。所有被更改的原文件必须由相应部门收回。进行统一管理，以确保有效文件的惟一性。文件更改后，与更改文件相关的其他文件应同时进行更改，以保证文件的统一性和协调性。文件的更改，分为换页、插页和章节更改。文件的更改在《文件更改审批单》上记录文件修改内容，修改日期和更改原因，、更改生效时间，同时做现行修订状态标识。

b. 作废文件由总经办按原《文件发放回收记录》中登记发放的范围收回原版并记录。并在作废文件上加盖“作废保留”印章，填写《文件销毁记录》，经管理者代表批准后，统一销毁。需做资料保存的作废文件，加盖“作废保留”印章后方可留用。文件需进行大幅度更改时，应进行换版，原版文件即时作废；换发新版本。作废文件的发放要加盖“受控”印章，经批准后，按规定发放范围发放，确保体系运行的各个场所获得相应有效文件。

c. 总经办每年11月底组织相关人员对现有体系文件进行全面评审，因评审或其他原因对文件的修改，文件发布前应再次批准。

2.文件的发放和领用

a. 受控文件的发放要加盖“受控”印章，经批准后，按规定发放范围发放，确保体系运行的各个场所获得相应有效文件。文件领用者在《文件发放回收记录》签字、领取。文件领用者的文件严破损影响使用时，应向总经办

申请办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，总经办将破损文件收回时，必须填写《文件销毁记录》。

b. 当文件持有者的文件丢失后，应向总经办办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明，总经办在补发文件时，应编写新的分发号，将丢失的分发号注明为作废文件的分发号，并通知各有关部门，补发文件在原文件编号前加“补”字样以示区别。

3. 外来文件的控制

a. 负责法律法规及相关要求的识别、获取和更新，并制定公司适用的法律法规清单，将信息传递到各相关部门，并确保实施。

B .对外来文件由总经办填写《外来文件清单》；

c. 经审批适用的外来文件，由总经办控制分发并填写《文件发放回收记录》；

d.对失效、过期的外来文件，总经办要及时收回，按作废文件处理。

4. 文件的借阅和复制

特殊情况需要借阅时，到该文件的主管部门办理，并填写《文件借阅、复制记录》，不得带走，不得擅自复印。需要增发时，由文件发放部门按文件的发放和领用执行。

文书档案管理规定

1 按质量/环境体系《文件和资料控制程序》管理本公司环境体系文件。

2 负责来文的收、发、编号、登记，及时送办公室主任拟办，按要求组

织传阅，并做好文件的催办工作，对各职能人员外出参加会议带回的文件要及时做登记工作。

3 做好文书立卷归档工作，提高档卷整理的质量，做到迅速准确地查、

阅。定期清理文件，严格执行保密制度。销毁文件必须按规定经批准后方可销毁并逐一做好登记。

4 负责接受、整理、保管各单位主送、主报的计划、总结、方案、报告、

报表等，按类分别整理，妥善保管。

5 对上级和有关单位来的电话要做好记录，及时处理，准确转告。

6 遇有公司会议，作好会议记录，并协助总经办检查工作落实情况。

7 完成办公室主任交办的各项临时任务。

文件打印规范文本

为了规范公司及各管理处上行下发文件的统一性，现要求文件按如下统一格式打印：

1.公司对外文件，打印一律使用公司信笺，具体打印格式及要求如下：

2.公司内部文件打印，为了节约起见，纸张可双面打印，具体打印格式及要求如下：

3.抄送或下发的文件及人事通知，纸张可双面打印，具体打印格式及要求如下：

A、

1

的正常运行。

2 范围

适用于各部门使用的应用软件的管理。

3 职责

3．1 办公室负责软件控制的归口管理工作。

3．2 各部门文件管理员负责本部门使用软件的管理。

4 规定

4．1 软件需求

4．1．1 各部门根据工作需求，填写《采购计划》，说明软件名称、用途、版本、价格等，报总经理批准，由相关人员实施采购。

4．1．2 购置的新软件，经办公室进行病毒清查验收确认后，方可启用。