物业公司程序文件文件控制程序

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相关单位

单位主管

5

法规标准等外来文件

五级

外部机构

单位主管

5法规标准等外来文件五级外部机构单位主管单位主管4．2

质量体系文件和资料的发放

质量手册的《文件发放名单》由总经理审批，由质管部建立发放记录。

程序文件的发放名单由质管部确定，并建立发放记录。

作业指导书由相关制定单位确定发放名单，并建立发放记．录。

工程类标准、技术图样等由工程部建档、编号，设备标准、图纸等由工程部负责管理。

法规和条例由质管部控制，盖受控章发放，文件管理人员建立文件发放的记录。

法律法规类文件由质管部负责收集，对收集到的文件组织相关人员进行识别，确定其时效性和发放范围等。

以上文件的发放情况应由相关单位人员填写《发放记录》，各部门只需在《发放记录》上签字即可，管理处应在收文后2日内填写《收文记录》。

文件使用人员必须使用封面加盖红色受控章的受控文件。

4．3

质量体系文件和资料的保管

质量手册、程序文件、部门的工作手册、项目管理方案、质量记录表格及法规、国家及行业标准类（工程、设备标准类文件除外）文件的原件，由发出部门专人保存，并在质管部备案一份复印件。文件保管人与持有人应妥善保管文件，不得随意损坏、复印、拷盘及丢失。

对各级文件的管理，各单位均应建立相应的《文件清单》，其内容应及时更新。

。”作废章”存档作废文件在封面加盖

4．4质量体系文件和资料的有效性控制

为确保公司质量体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号控制最新版本。版本号用A、B、c……表示第一、第二、第三版……；用0、1、2……表示未经修改、第一、第二次修改……。当本册内容有三分之二以上的章节发生修改或运行三年后，在本册文件需更改的即由A版升B版、B版升c版等依次执行。

相关部门在文件更改后，将最新更改页及修改记录发放至受控文件部门，并将原页盖作废章收回，保留一份存档，其余销毁。

4．5质量体系文件和资料的更改

文件的更改可由公司各级人员根据文件实施情况向有关

部门提出更改意见，责任部门主管确定更改意见并执行，填写《文件修改记录》报主管领导审批。

质量体系文件和资料的更改一般由原审批人批准，如因特殊情况必须获得审批的需提供依据的背景资料，以保证更改的适宜性。

4．6质量体系文件和资料的分类和编号

质量手册：yGjyPm――Qm（标准号码）（文件名称）

程序文件：yGjyPm――coP（要素序号）（文件名称）

作业指导书：yGjyPm――wI/（单位代码）-（三位自然

wI/R-001

，如《人事工作管理手册》中（文件名称）数序号）．

“人力资源部职责”。

部门单项工作手册：yGjyPm--wI/（相关文件简称），如工程部的《建筑、装饰管理手

册》为wI/ZX。

标书：yGjyPm――BS/（单位代码）-（名称）

管理方案：yGjyPm――FA/（管理处代码）-（文件名称）技术图样：yGjyPm――jT/（单位代码）-（名称）

图纸：yGjyPm――TZ/（单位代码）-（名称）

标准：yGjyPm――BZ/（单位代码）-（名称）

法规：yGjyPm--FG/（单位代码）-（名称）

程序文件记录表格：yGjyPm――QR-（程序编号）-（两位自然数序号）

各单位记录表格：yGjyPm--QR-（三位自然数序号）（单位代码）

4．7文件借阅

根据工作需要，经单位主管批准后本公司人员可以借阅有关文件，借阅人应在借出方的《借阅记录》上签字，并注明借阅期限，一般文件借阅期为一周。

文件管理人员和借阅人有责任在双方协议期内沟通，并办理相关归还手续。