IATF16949体系文件S1.01 文件记录控制程序

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有限公司文件编号QP.S1.01

文件记录控制程序

IATF 16949:2016修订次数 A.0

制·修订

日期

[发布日期]

1、目的

为了对质量管理体系文件实施有效控制,确保质量管理体系所形成文件的完整性、有效性,并提供质量管理体系有效运行的证据,特制订本程序。

2、范围

本程序适用于质量管理体系文件的质量手册、程序文件、支持性文件、记录表单、以及质量管理体系外来文件的控制。

3、术语和定义

本程序引用ISO 9001:2015的术语和定义;其他:

3.1、质量管理体系文件:质量手册、程序文件、支持性文件和记录表单等,“质量管理体系文件”在本程序文件中简称为“体系文件”。体系文件按类别可分为:

一级文件:质量手册(包括质量方针、目标),体系文件的纲领性文件;

二级文件:程序文件,描述和规定各部门质量活动和工作程序的文件;

三级文件:支持性文件和记录表单,具体指导质量活动和工作程序的文件,如:岗位指导书、操作规程、作业指导书、管理规定等。

3.2、质量管理体系外来文件:与质量管理体系有关的政策/法律法规、国际/国家标准、工具手册及顾客及相关方的与质量管理体系有关的文件等。

4、职责

4.1. 公司高层管理者负责公司一级文件的组织编制、修订、批准、发布。

4.2. 质量部为体系文件的归口管理部门,负责组织二级文件和部分职能范围内的三级文件的编制、

发放(包括应用网络对文件的发放管理)、更改控制、作废文件的回收、销毁;负责公司体系文件台账的建立和更新;负责受控状态的控制。

4.3. 各部门负责本部门三级文件的编制、发放、更改控制以及作废文件的回收、销毁;负责文件

台账的建立和更新;负责受控状态的控制。

4.4. 公司档案室负责需要存档文件的储存、保管、发放、收回、协助销毁作废文件。

4.5. 技术部负责技术文件和资料的管理,如图纸、标准、设计规范、技术要求、过程流程图、FMEA、

CP、工艺等;详见《技术文件管理规定》。

5、工作流程

负责部门输入流程输出方法说明

文件管理/使用部门R.S1.01.01 文件修改

/换版申请单

-文件需求的情况:

不适用、需修订

增加新的过程,需增添文件

标准换版、需换版体系文件,等

负责部门文件修改/换版状态栏修改内容-修改/换版文件时,须填写《文件修改/换版状态栏》,记录修改/换版信息,并说明修改的内容摘要

相关部门

变更需求

R.S1.01.02 文件评审

评审结论

-文件涉及到的部门须参加文件评

审,以评审文件的可行性

—针对顾客工程标准/规范及其变

更的评审、分发和实施的控制,具

体要求见《技术文件管理规定》;对

以上规范/标准及其更改的评审在

收到该文件的10个工作日内完成

权限部门正式文件-文件的编号规则详见后附的说明-文件的格式可参考本文件模板

文件管理部门

R.S1.01.03 发放/回收

记录

R.S1.01.04 文件清单

R.S1.01.05 记录清单

-文件管理部门按照《文件发放/回

收记录》中的要求做好记录文件修改

Y

N

文件需求

审批

文件标识归档

文件评审/

会签

文件换版

文件下发实施

B

A

2/7

负责部门输入流程输出方法说明

文件管理部门-如果需要培训,负责培训的部门须安排好时间、地点和需要参加培训的人员;需要培训资源和资金支持的,向负责培训归口管理部门申请

培训部门培训管理程序

培训计划

培训资源

培训及有效性验证记录

-专业培训部门的负责人将形成的

培训及有效性验证记录整理完成

后提交培训归口管理部门审核、

存档

使用部门

文件管理部门文件评审单文件修改需求

-使用部门在使用过程中发现不适

用时,可以填写《文件评审单》

提交文件管理部门,以供评审;

经评审确属不适用时,便形成了

文件的修改需求,按文件的修订

程序执行

权限部门-对已审批作废的文件,收回登记,如有保留价值,在封面标识“作废留用”的字样,并隔离保存,防止作废文件的非预期使用

质量部R.S1.01.06 文件作废

/销毁清单

R.S1.01.07 记录作废

/销毁清单

-对无保留价值的作废文件由质量

部填写《文件销毁清单》,经主管

领导批准后统一销毁;对记录的

销毁,按记录的保存期限处置

Y

N

集中培训及有效性验证

是否需要

集中培训

B

作废处理

A

文件适用性

评审

实施过程中发现的问题

作废

作废销毁批准

N

N

3/7

6、说明

6.1、文件的编、审、批权限:

文件类别编制审核批准

一级文件质量部质量副总总经理

二级文件

质量部组织

相关职能部门编制

质量副总总经理

三级文件相关职能部门质量部质量副总

6.2、文件编制完成后,文件编制部门负责组织相关部门按要求的时间内完成会签,同时填写《文件会签登记表》。

6.3、若文件需要试运行,应在文件封面处注明试运行的截止日期,试运行到期前应及时切换正式版文件;正式发放的书面和电子档文件须有明确的“受控”标识。向外部单位提供的文件为非受控文件,不进行更改控制。

6.4、质量部(文件管理归口部门)将文件原件扫描或转成PDF文件并加密后方可在网络系统上发布;文件获取的路径和权限详见相关说明;电子档文件须做好备份。

6.5、文件的版本状态采用A、B、C、…;文件原版以0 标识,换页修改次数以1、2、3、4……标识;文件格式按公司要求的统一格式进行编写。

6.6、各部门对收集、获得的外来文件,须建立《外来文件清单》;需要发放传递的,须登记到《文件发放/收回清单》中。

6.7、纸版文档的贮存应保证防潮、防虫、防火;电子版记录贮存应保证防病毒、防误删。6.8、为方便存取、检索,质量记录应按月整理,并按分类号、流水号依次顺序排列,并建立清晰的台帐,每月归档一次,妥善贮存;具有永久性保存价值的应整理成档案,到档案室归档。

6.9、质量部对文件的实施情况进行监督,每年进行一次文件检查。

6.10、文件和记录的编号规则:

文件类别编号规则

一级文件质量手册

二级文件程序文件

公司简称

质量管理

序号

HD.QM.01

质量过程简称

顾客导向过程代号及过程序号

文件序号

QP.C1.01

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