IATF16949体系文件S1.01 文件记录控制程序
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有限公司文件编号QP.S1.01
文件记录控制程序
IATF 16949:2016修订次数 A.0
制·修订
日期
[发布日期]
1、目的
为了对质量管理体系文件实施有效控制,确保质量管理体系所形成文件的完整性、有效性,并提供质量管理体系有效运行的证据,特制订本程序。
2、范围
本程序适用于质量管理体系文件的质量手册、程序文件、支持性文件、记录表单、以及质量管理体系外来文件的控制。
3、术语和定义
本程序引用ISO 9001:2015的术语和定义;其他:
3.1、质量管理体系文件:质量手册、程序文件、支持性文件和记录表单等,“质量管理体系文件”在本程序文件中简称为“体系文件”。体系文件按类别可分为:
一级文件:质量手册(包括质量方针、目标),体系文件的纲领性文件;
二级文件:程序文件,描述和规定各部门质量活动和工作程序的文件;
三级文件:支持性文件和记录表单,具体指导质量活动和工作程序的文件,如:岗位指导书、操作规程、作业指导书、管理规定等。
3.2、质量管理体系外来文件:与质量管理体系有关的政策/法律法规、国际/国家标准、工具手册及顾客及相关方的与质量管理体系有关的文件等。
4、职责
4.1. 公司高层管理者负责公司一级文件的组织编制、修订、批准、发布。
4.2. 质量部为体系文件的归口管理部门,负责组织二级文件和部分职能范围内的三级文件的编制、
发放(包括应用网络对文件的发放管理)、更改控制、作废文件的回收、销毁;负责公司体系文件台账的建立和更新;负责受控状态的控制。
4.3. 各部门负责本部门三级文件的编制、发放、更改控制以及作废文件的回收、销毁;负责文件
台账的建立和更新;负责受控状态的控制。
4.4. 公司档案室负责需要存档文件的储存、保管、发放、收回、协助销毁作废文件。
4.5. 技术部负责技术文件和资料的管理,如图纸、标准、设计规范、技术要求、过程流程图、FMEA、
CP、工艺等;详见《技术文件管理规定》。
5、工作流程
负责部门输入流程输出方法说明
文件管理/使用部门R.S1.01.01 文件修改
/换版申请单
-文件需求的情况:
不适用、需修订
增加新的过程,需增添文件
标准换版、需换版体系文件,等
负责部门文件修改/换版状态栏修改内容-修改/换版文件时,须填写《文件修改/换版状态栏》,记录修改/换版信息,并说明修改的内容摘要
相关部门
变更需求
R.S1.01.02 文件评审
单
评审结论
-文件涉及到的部门须参加文件评
审,以评审文件的可行性
—针对顾客工程标准/规范及其变
更的评审、分发和实施的控制,具
体要求见《技术文件管理规定》;对
以上规范/标准及其更改的评审在
收到该文件的10个工作日内完成
权限部门正式文件-文件的编号规则详见后附的说明-文件的格式可参考本文件模板
文件管理部门
R.S1.01.03 发放/回收
记录
R.S1.01.04 文件清单
R.S1.01.05 记录清单
-文件管理部门按照《文件发放/回
收记录》中的要求做好记录文件修改
Y
N
文件需求
审批
文件标识归档
文件评审/
会签
文件换版
文件下发实施
B
A
2/7
负责部门输入流程输出方法说明
文件管理部门-如果需要培训,负责培训的部门须安排好时间、地点和需要参加培训的人员;需要培训资源和资金支持的,向负责培训归口管理部门申请
培训部门培训管理程序
培训计划
培训资源
培训及有效性验证记录
-专业培训部门的负责人将形成的
培训及有效性验证记录整理完成
后提交培训归口管理部门审核、
存档
使用部门
文件管理部门文件评审单文件修改需求
-使用部门在使用过程中发现不适
用时,可以填写《文件评审单》
提交文件管理部门,以供评审;
经评审确属不适用时,便形成了
文件的修改需求,按文件的修订
程序执行
权限部门-对已审批作废的文件,收回登记,如有保留价值,在封面标识“作废留用”的字样,并隔离保存,防止作废文件的非预期使用
质量部R.S1.01.06 文件作废
/销毁清单
R.S1.01.07 记录作废
/销毁清单
-对无保留价值的作废文件由质量
部填写《文件销毁清单》,经主管
领导批准后统一销毁;对记录的
销毁,按记录的保存期限处置
Y
N
集中培训及有效性验证
是否需要
集中培训
B
作废处理
A
文件适用性
评审
实施过程中发现的问题
作废
作废销毁批准
N
N
3/7
6、说明
6.1、文件的编、审、批权限:
文件类别编制审核批准
一级文件质量部质量副总总经理
二级文件
质量部组织
相关职能部门编制
质量副总总经理
三级文件相关职能部门质量部质量副总
6.2、文件编制完成后,文件编制部门负责组织相关部门按要求的时间内完成会签,同时填写《文件会签登记表》。
6.3、若文件需要试运行,应在文件封面处注明试运行的截止日期,试运行到期前应及时切换正式版文件;正式发放的书面和电子档文件须有明确的“受控”标识。向外部单位提供的文件为非受控文件,不进行更改控制。
6.4、质量部(文件管理归口部门)将文件原件扫描或转成PDF文件并加密后方可在网络系统上发布;文件获取的路径和权限详见相关说明;电子档文件须做好备份。
6.5、文件的版本状态采用A、B、C、…;文件原版以0 标识,换页修改次数以1、2、3、4……标识;文件格式按公司要求的统一格式进行编写。
6.6、各部门对收集、获得的外来文件,须建立《外来文件清单》;需要发放传递的,须登记到《文件发放/收回清单》中。
6.7、纸版文档的贮存应保证防潮、防虫、防火;电子版记录贮存应保证防病毒、防误删。6.8、为方便存取、检索,质量记录应按月整理,并按分类号、流水号依次顺序排列,并建立清晰的台帐,每月归档一次,妥善贮存;具有永久性保存价值的应整理成档案,到档案室归档。
6.9、质量部对文件的实施情况进行监督,每年进行一次文件检查。
6.10、文件和记录的编号规则:
文件类别编号规则
一级文件质量手册
二级文件程序文件
公司简称
质量管理
序号
HD.QM.01
质量过程简称
顾客导向过程代号及过程序号
文件序号
QP.C1.01