【项目管理知识】典型的项目会议议程

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典型的项目会议议程

一个典型的项目会议议程可能包括:

1上次会议的报告

2项目进展情况

3计划

4其他业务事宜

5下次会谈的日期与时间

“上次会议的报告”显而易见应该是开始每一次会议的一项内容.它的作用是提醒大家上次会议中达成共识的项目所处的状态。它包括上次讨论事项的概要和得出的结论。你应该在每次会议后立刻写出这份报告,这样,你同你的项目主管对每次会议的结果都很清楚.作为你具有成功管理项目的能力的证明,也可以把这些报告作为项目终报告的附录.

在“项目进展情况”中,你参照项目计划汇报完成的增况.在汇报中,你应该养成总结介绍的习惯.你可能说:”现在第3周结束了,项目工作正按计划进行.”如果需要进一步的细节的话,你可能补充:“需求定义已经完成,需求规格说明书的第1遍草稿也完成了.’如果还需要进一步说明的话,你可能增加:“准备2页的需求定义花了3天时间,现在的需求规格说明书15页长,花了12天时间完成,其中包括熟悉字处理工具,等等.”

在“计划”中复查下一步将要发生的事情.如果有必要,对时间进度的任何改动应达成一致,比如由于缺乏设备而引起的变动.在这项议程结束时,你或者同意现在的计划是准确的,或者决定应做哪些修改,并在会议后,立刻将这些修改加人计划中.

在“其他业务事宜”中,你应讨论先前在进展和计划之中未处理的事项,比如;你的项目主管希望你为一组访问者提供一份演示范例,由于种种原因(如玩游戏的人太多或是需要一定的优先级)你却难于找到一台空闲机器.后,需要确定下次会议的日期和时间以及应交付的产品。

每次会议后,你要立刻写一份简短(1页)的报告,包括:会上提出的事项,一份更新的项目时间表,和一份下次会议要交付产品的列表。记住给你的项目主管拷贝一份。

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