单据管理流程(doc 9页)

单据管理流程(doc 9页)

单据管理流程

为明细各部门职责，保障作为业务处理依据的单据能有序及时流动，特制定此单据管理流程！

采购业务

送货到工厂

1、常规供应商送货到工厂，保安通知仓管签收，签收单一式四联，仓管负责整理。

2、非正常时间收货，保安负责签收，供应商在记录本上登记厂家、物料等详细信息，移交时仓管补签确认。

3、快递送料由仓管进行签收、核查，对签收单进行复印，确保联数。

4、财务、采购每天三次收单，并在仓管记录本上进行单号登记，签名确认。

5、财务凭借签收送货单及时进行帐务处理，阶段性与采购、仓管确认信息。

送货到加工厂

1、供应商直接送货加工厂，由加工厂进行签收收货，需有驻厂仓管签字方可结帐。

2、公司驻厂仓管负责与加工厂协调，整理归属公司的送货单据，及时回传到财务。

3、财务对单据进行录入、核对，不详信息与采购、物控确认。

电子料送货到工厂

1、仓管依据电子料到料通知单检查电子料到料情况，按实收数制单，详细记录货物编码、订单等信息。

2、财务每天按时进行收单，系统录入，检查核对。

电子料直接送货到加工厂

1、电子料直接送货加工厂，由驻厂仓管进行签收、发放，依据特殊物料单进行制单。

2、驻厂仓管整理单据，传送到公司财务进行核查、录入，财务分单到电子料仓。

3、财务依据电子料整体信息与采购进行核对。

供应商退货

1、公司IQC与售后每周去加工厂清理退料，将状态处理清晰，核对数量。

2、仓管员根据加工厂退货单清点实物，分状态办理入库手续，将退货单传送财务。

3、制单员依据退货单进行系统制生产退货单，由仓管确认，传送至采购、IQC、仓管。

4、对于结构/包装物料IQC及时通知对应供应商进行确认，电子料售后进行返厂/报废处理。

5、对于供应商确认来料不良信息，仓库通知制单员详细信息制五联单。

6、仓管负责当天回单，一式四联，传送至、采购、IQC、财务、仓管。注意事项

1、对于缺乏单据，由直接接触人员进行复印，确保相关部门人手一份。

2、对于不符合规定送货单据，采购与供应商协商进行更改，屡次沟通不更改者罚款。

3、对于打印单据，制单员依据紧急程度排序，记账员可协助进行单据信息录入。

4、各环节对自己经手的单据负责，保留与下一环节交接的签字信息，以便查询。

5、工程师直接工厂领用物料/工具/手板，需第一时间返单财务。

6、任何异常信息需要经手人及时反映给责任人。

生产业务

正常生产

1、物控依据销售、采购状况进行制定生产计划。

2、制单员依据物控指令根据完善的BOM进行系统制套料单/补发料单，完善代工厂、机型、颜色等信息。

3、物控审核生产发料单，对重点物料的特征与数量进行审核确认。

4、仓管依据审核后的单据备料、发放，检查相关信息。

5、司机需要负责物料与单据的工厂与加工厂的传送，保障驻厂仓管收到收全单据。单据与实收物料如出现差异第一时间反映给物控处理。

6、驻厂仓管每天清理单据，将当天整理好的单据由司机传送至财务，

4、对于仓库出库物料，两天内需驻厂仓管返单回公司，驻厂仓管请假可交由生产主管/助理负责，公司工厂由生产主管负责单据跟踪。

客供业务

1、供应商送客供物料，由仓管进行签单收料，单据分类整理由财务、采购收单。

2、采购通知物控进行客供物料生产安排。

3、制单员依据物控指令进行制单，物控审核。

4、仓管备料，司机发料到加工厂。

5、一般情况下单据需当天由司机返回，记账员收集、分单和帐务处理。

注意事项

1、仓管可依据经验对客供物料到料状况对物控提供对应信息。

2、制单员应了解客供料生产流程，避免制单错误。

其他

1、单据丢失一份（按照流转签名）五次以内每次对责任人罚款十元，司机丢失罚款五十元，五次以上按照五次为阶梯加倍，延期一天罚款十元。如果责任人改善情况良好，一个月以内无单据丢失现象，可补发罚款。规则是保障业务运行依据，以便形成良好的工作习惯与责任心。

2、如出现特殊状况，如停电、系统故障等，制单员可手工制单，特

殊情况排除后系统内补单。

3、其他未尽业务，按照相近业务流程进行操作，可咨询财务、物控。

4、以上业务由行政监督执行，任何事宜可第一时间向责任部门反映，得不到解决可向行政部门投诉，由其协调解决。

物料单据操作规范（生产类）

单据作为公司业务进行的凭据，通过计划、执行、监控、核算、分析等环环相扣的流转进行信息流与业务流的传递，单据信息的相关性、准确性与及时性决定了公司的运营效率与质量，因此，规范单据的各环节操作！

一、单据格式

从格式上单据分为顶端辅助信息段、表体物料段与底端经手人信息段！

1、顶端辅助信息分为单据日期、审核日期、出/入库类别、部门、仓库、生产批号、出库单号、备注八项信息栏，其中审核日期、出库单号自动生成，其他信息除生产批号、备注为手工填写外则为手工选择！

2、表体物料段为物料编码、名称、打单数量、发料/收货数量与单价、金额栏，全部为手工输入或系统内bom引入，打单数量为计划数，以经手人实际发货为依据。

3、底端经手人信息段为打单、审核、发料（收货）、领用（入库单无）四栏，除打单系统自动生成外其他则为经手人手签。

二、单据类型

按不同的信息主体单据可分为不同的类型，如按部门、按类别、按仓库等区分，按数据的正负可分为蓝单（正数）红单（负数），信息越完全所产生的信息误差越小，相应准确度就越高！

1、部门分为公司内部部门和外部部门，外部部门则为组件加工厂与生产代工厂和部分有生产业务往来的供应商，制单时根据申请人的部门以及业务类别进行选择。

2、出库类别按现有的业务分为生产出库、试产出库、销售出库、返工出库、赠送出库、物料编码变更出库、售后维修出库、签样出库、初始数据变更出库与其他出库十种类型；入库分为采购入库（单独规范处理）、生产退料入库、赠品入库、物料编码入库、售后维修入库、（单）机头入库、包装入库（机头包装）、成品机入库（组装包装一体）、返工入库、初始数据变更入库与其他入库十一种类型，；不同出库类型对应不同的业务，按照不同的核算科目进行核算与考核；

3、仓库按物料的种类、状态进行大类区分与小类明细的区别，主要分为电子料、结构料、包装料、贵重包装料、半成品、成品仓，按状态分为良品与不良品并再次细分为来料不良和生产不良！

三、制单规范

制单原则上将所有信息全部选择、填充！

1、备注栏为信息的辅助信息提供，如套料出库则需写成品颜色与数量，销售出库需写商家名称等！

2、生产批号作为生产套料管理的核心信息需要进行维护，同一生产任务单不同批次的发放按照固定生产任务单号进行统一管理以核算