电子公文系统使用常见问题解答

电子文件系统常见问题解答
第二步：其它的操作流程步骤与发文一样。 第三步：文件发送后，文件并不会真正的发送到外 单位，这时需要把文件打印出来，把纸制的文件 送到外单位。 注意：发送文件，是拟稿人的最后一步， 点击 其它出口，选择发送，发文流程才能结束。 否则会影响电子公文归档。
电子文件系统常见问题解答
电子文件系统常见问题解答
签名人和盖章人在做委托授权时，应该注意些什 么？ 签名人在授权委托时请注意选择的委托人也 一定要有签发文件的权限，否则文件到了委托人
却因为没有电子签名而无法签名；盖章人在授权
委托时请注意需要告知公司机要文书（公章管理 员），为委托人授上公章权限，否则委托人不能 盖章，同时还要注意，盖章人收回权限时，一定 记得告知公章管理员把委托人的公章权限去掉。
如何查询已发送的文件，收文单位办理的详细信 息？ 可以通过查询功能来实现，具体步骤如下： 第一步：登录OA系统后，首先在“公文查询”下找 到“个人查询”或者“综合查询”，点击“个人 查询（综合查询）”，进入查询状态。 第二步：找到已发送的文件标题。 第三步：点击文件标题后面的图标“ ”。 第四步：点击“收文单位”名称，即可查看到收文 单位办理的详细信息。 第五步：查看完后，点击“返回”。
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用户调离后，该用户帐号是否可以删除？ 用户调离本单位后，如果该用户还有未处理 完的文件则不可以删除或调离该用户的邮件，因 为一旦删除邮件后，该用户所有未办理完的文件 都无法处理，应提醒调离本单位人员将待办公文 处理完，或将该用户所有的待办和即将返回的待 办任务完全转给其他人后，才可以申请删除、调 离该用户的邮件。
的文件，例如：EXCLE、PPT、PDF等格式的文件， 建议大家正文里最好不要放表格之类的文件，否 则盖章时影响正文的格式。上级部门呈文严格要 求不允许正文内添加表格。
电子文件系统常见问题解答
附件箱中每个附件的大小超过了5M，该如何处理？
可以先对附件作一定的处理后，再上传到附件箱中， 具体的操作步骤如下： 第一步：查看附件的内容中是否含有较大的图片，如果 有试着把图片转化为较小格式的图片。 第二步：如果转化后的文件还超过5M，则可以将文件压 缩。
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如何设置任务表单页面的全屏显示？
可以通过删除Cookies来实现是否全屏显示，具体步骤如下： 第一步：打开IE浏览器，在工具菜单中选择“Internet选项”。
电子文件系统常见问题解答
第二步：点击“删除Cookies”。 第三步：点击“确定”按钮。
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如何定义用户的个人常用语？
用户可以在“个人助理”的菜单下面选择“个 人常用语”功能菜单，在其功能页面的文本框中 输入常用语，点击“添加”按钮，完成个人常用 语的定义，如下图：
电子文Baidu Nhomakorabea系统常见问题解答
如何在系统中发外单位的文件？ 在电子文件系统中发外单位的文件可以按以下 的操作方式实现，具体的操作步骤如下： 第一步：用户在拟稿时，主送/抄送单位选择其他 （不隶属于中油股份）。
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如何查询已发送的文件，收文单位是否已经签收？ 可以通过查询功能来实现，具体步骤如下： 第一步：登录OA系统后，首先在“公文查询”下找 到“个人查询”或者“综合查询”，点击“个人 查询（综合查询）”，进入查询状态。 第二步：进入查询状态。 第三步：找到需要查看回执信息的文件标题。 第四步：点击文件标题后面的图标“ ”。
电子文件系统常见问题解答
任务表单中主送单位选择框内的填写： 主送单位选择框内的字符超过30个，就要填写 选择框下的正文用语，例如“公司所属各单位， 公司机关各部门。”； 部门发文可选本单位为主 送单位，由部门文书 收文，再发部门 领导和部门人员 查看和下载。
电子文件系统常见问题解答
如何规范正文格式： 1、文件标题字号是方正小标宋简体二号；正文字 号是方正仿宋简体三号。 2、不要移动或者删除系统自动生成的文件标题的 文本框，但可以在标题的文本框内修改标题。如 修改标题需要既修改正文又修改任务表单。
电子公文系统使用培训
内容：
1、电子公文系统常见问题解答 2、系统证书的申请及安装 3、签发文件注意事项 4、电子公章排版
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登陆OA系统时,误点了保存密码,如何删除该用户?
进入控制面版中的“用户账户”，选中当前用户， 点击“管理我的网络密码”，把里面的 “oa.petrochina”这个网址删除即可。
第三步：如果压缩后的文件仍然超过5M，则可以用压缩 软件将文件分割压缩为多个小于5M的文件，然后将各 个分割后的压缩文件全部上传到附件箱中。
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电子文件系统常见问题解答
发错的文件是否可以删除？ 根据业务的规定发错了的文件可以进行修改， 但不可以删除，每一个文件，每一操作步骤都需 要在系统中留下历史记录。所以各单位、部门在 发文前,一定要核实发文文号，避免发文流程启动 错误。
电子文件系统常见问题解答
第四步：登录OA系统，单击文件标题，系统会提示是否全屏显示， 如果用户想全屏显示可以点击“确定”，反之点击“取消”。
电子文件系统常见问题解答
放在正文后面的附件和附件箱中的附件，有何区 别？
放在正文后面的附件一般是WORD格式的纯文
本文件，而放到附件箱中的附件可以是任何格式
电子文件系统常见问题解答
如何查询已发送的文件，收文单位办理的详细信 息？ 如何打印发文稿纸？ 如何查询已发送的文件，收文单位是否已经签收？
电子文件系统常见问题解答
如何收回出差前委托给别人的文件处理权限？
可以通过取消委托授权来实现，具体步骤如下： 第一步：进入到个人授权中。 第二步：在当前状态选择“正常上班”。 第三步：然后点击“取消委托”。 第四步：点击“确定”。
3、正文里主送单位必须手工添加。
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如何规范正文格式： 4、不要在正文的后面加多余的回车键，否则盖章 时公章和正文之间会有大量的空白。 5、不要在正文里放表格内容，否则盖章时影响 公章的位置，可以将表格内容作为附件放在附件 箱里。
6、不要在正文里添加印发日期、发文单位署名， 盖章时系统会自动生成 。