高效会议管理ppt课件

参会者的技能 参会者一定要具有倾听能力。
会议的准备工作 一定要提前做好具体的准备工作。
开会的原因、目 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果
的和结果
通知所有的参会者。
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实施有效会议的四个环节
4 记录
1 计划
2 准备
3
主持
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会议规范种类
1、时间安排方面的规范 2、固定的会议流程规范 3、会议本身要遵守的规则
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固定的会议流程规范
开始 •欢迎 •会议目的 •议程 •具体时间 •安排 •规章制度
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议程1 分享话题和目标 交换信息 产生生意/做决定/确认行 动 总结
结束会议 •总结 •安排下次会议
跟踪 •备忘录 •跟踪计划
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开会前的准备工作
是否要开会 准备工作的作用 1H5W 准备工作核对单 主持人的准备工作
•点明困难所在 •发现问题与找寻解决办法 •决定问题的轻重缓急 •引导众人集思广益发觉新 点子 •排除团体间的异议 •厘清解决步骤与划分责任 归属
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达成协议与解决问题
点明困 难所在
发现问 题并寻 找解决 方法
衡量问 题的轻 重缓急
想出新 点子
评议新 点子
确定行 动纲领
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会议的种类
按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类
•
1、优质高效会议的三大原则
•
－ 会议人数的8-18-180原则
•
－ 会议主题的单一明确原则
•
－ 会议时间的紧缩控制原则
•
2、哪些人应该参加会议
•
3、什么时间举行会议比较合适
•
4、在哪里举办会议最好
• 5 、主持人的技能和素质
•
6、会议桌的安排
•
7、会议用具和设备
•
8、编制会议议程表
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会议效率不高的原因及解决方案 1、会议效率不高的原因及预防性管理 2、高效会议的八大特征 3、会议规范
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珍惜今天的机缘
关闭或静音您的手机 减少离座外出的次数 坐定、积极 空杯&喜悦 与我共享两个小时 的美好时光
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据调查，经理级和专业人员每周 约花1/4的时间在开会上。美国权威机 构的统计表明，每年企业因不当的会议 管理导致的损失高达60亿美元。
另一项调查表明，企业80%的员 工提升来源于其在会议上的表现引起上 司的注意和赏识。
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会议准备的5W1H法
When What Why
How
Who Where
难因说：“你就像这个杯子，早已装满了你 自己的意见，判断，思索，如果你不把你的 杯子倒空，我又如何能告诉你禅的道理呢？”2
讲师简介-刘宁 讲师介绍
Lynn 毕业于美国Lesley
University 管理学硕士 美国麻省理工大学进
修金融、管理类课程 培训对象：南京大学
ＥＭＢＡ研修班、中 兴通讯、南京医药、 舜天国际、江苏宝华 房地产公司、江苏蒙 羽集团、江苏锦泰期 货、航天晨光等等
效率不高的原因
预防性管理措施
时间 地点 开会对象的选择 主持人的技能
会议一般应安排在周二至周四上午或者下午 两点半以后，避免安排在周一或周五。
地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且 最好围着圆桌进行。
事先通知必须出席会议的人，将出席会议的 人分为必须参加者、可以旁观着和可选择参 加者几类。
选择具有亲和力、影响力的人担当主持人一 职。
• 2、原因如下： 认识不到，重视不够 准备不足，组织不好 技巧不佳，落实不力
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企业会议沟通的现状
1、为什么开会时员工不说话？ 2、为什么会议让员工困乏了？ 3、为什么会议总是重申无效？
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会议沟通
职场会议四类
不 能 说 派
不 愿 说 派
不 敢 说 派
不 屑 说 派
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为什么要开会？
• 1、解决问题 • 2、作出决策 • 3、推进工作 • 4、达成共识 • 5、建立信任 • 6、鼓舞士气
高效会议管理
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禅宗心印
这是一个相传了几个世纪的关于生活的禅宗 故事
难因是日本一位有名的禅师，有一天，有一 位游方弟子来向他请教禅的真谛。难因与他 聊了一会儿后请他喝茶。他向那弟子的茶杯 里不断地倒水，水杯满了，他还是在倒，水 都溢了出来。弟子感到非常惊讶，问难因： “师傅，水已经满了，倒不进去了。”
如何开会，如何使会议有效益和 有效率，对于企业和企业人来说，都具 有重要的意义。
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这些动力激发了哪些转变
战略上的 程度 战术上的
迅速的 速度 逐步的
Hale Waihona Puke Baidu改进:
•改进流程 •新的管理软件
重新定位:
•综合成本管理 •综合质量管理
重组：
• 合并、分立 • 战略联盟
变革:
•价值链重新设计 •企业文化重新定 位
称“电梯演讲”。
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会议需要管理 吗？会议管理还需
要技巧吗？
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整个世界在某种程度上 说是一个时时处处充满会 议的世界。会议的正面作 用是解决问题，反面作用 则是带来难题，因此，会 议既需要管理，更不能缺
少技巧！
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PART 1 企业和部门会议中存在的问题及原因分析
• 1、企业会议常见的问题： 参而不议，议而不决， 决而不行，行而无果
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高效会议的八大特征
1、只在必要时召集 2、会前充分筹划 3、拟订和分发会议程表 4、遵守时间 5、一切按部就班 6、请最有经验的和有才能的人出席 7、作出评论和归纳 8、记录所有决定、建议和负责人
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会议的三大致命伤
1、主持人的技巧 2、会议的地点 3、会议的准备工作
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如何进行预防性管理
1.团队会议 1.面对面会议 2.一对一会议 2.电话会议
3.视频会议
1.宣布人事安排、讲解政策 的会议
2.当众表扬或批评别人的会 议
3.临时处理突发事件的会议
4.固定的团队会议（例会）
5.集思广益的会议
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会议成本的计算
1、会议的时间成本 2、直接的会议成本 3、效率损失成本
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Part 2 高效优质会议的策划、组织与管理
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麦肯锡30秒电梯理论
麦肯锡公司曾经为一家重要的大客户做咨询。 咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里 遇见了对方的董事长，该董事长问他能不能说一下 现在的结果。由于该项目负责人没有准备，而且即 使有准备．也无法在电梯从30层到l层运行的30秒 钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要 客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的 时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结 果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二 三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。 这就是如今在商界流传甚广的“30秒电梯理论”或