【精选】档案管理基础第12章 特殊载体档案的管理
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（1）选题 选择合适的主题
（2）制定方案 包括：主题内容、目的和要求、选材范围、人员分工、时间安
排、工作步骤、质量保证措施等。 （3）选材
选材一定要围绕主题，并且鉴定所选照片的真实性和典型性， 尽量选择那些真实可靠、能鲜明反映主题思想的照片。 （4）加工和编排 （5）审校
第十二章 特殊载体档案的管理
本章概要
一、了解特殊载体档案的定义 特殊载体档案是指单位在工作中形成的照片、录音、录像、实物、
电子档案等的总称，它们与纸质档案相辅相成、共同记载了一个单位 工作活动的面貌，具有独特的价值。 二、了解特殊载体档案的组成内容
特殊载体档案主要包括：照片档案、录像档案、实物档案、电子 档案四种类型。 三、掌握特殊载体档案与纸质档案的区别 第一，载体类型不同，载体的制成材料不同。 第二，记录方式不同，是否能够直接记录档案信息，是否需要借助其 它先进的仪器设备的不同。 第三，读取方式不同，是否能够直接获取档案的内容信息不一样。
（二）整理 照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明词应一起整理和
存放。 1.照片档案的分类 （1）底片的分类
按尺寸大小分类； 按时间分类； 按问题分类； 对于底片数量较少的单位，也可以不分类，统一编一个流水号。 （2）照片的分类 照片档案一般是以全宗为单位，按照“年度——内容/专题”进 行分类 2.文字说明的编写 文字说明一般应包括：事由、时间、地点、人物、背景和摄影者六 个要素。 单张照片的文字说明置于照片的下方或左右两侧，大幅照片的文字
二、照片档案的构成 传统的照片档案主要由底片、照片、说明词构成。 1.底片 底片是照片档案最原始的材料和最重要的部分，分为原始底片和翻
拍底片两种。
2.照片 照片是通过底片洗印而成的图片，它直接再现被拍摄物体的形象， 是人们利用照片档案的主体。
3.文字说明 文字说明是对照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等情 况的简短介绍性文字，对于档案管理人员和利用者解读照片档案的内 容具有重要的作用。
说明可另纸书写，与照片一同保存。
成套的数码照片应该编写总说明词，简要介绍活动的情况，套内的 每幅照片也要编写说明文字。
3.照片档案的立卷编号 （1）照片档案较少的单位，可以一年成一卷；照片档案较多的单位 可以按照内容立卷。
卷内照片一般按照重要程度或者时间顺序排列。
（2）照片档案的编号规则 “2006——15——1”
第一节 照片档案的管理
一、照片的形成原理 1.照片的分类 从载体形态分，照片可以分为传统感光材质照片和数码照片两种。 从体裁分，照片可以分为新闻照片、单位活动照片、自然现象照片 及艺术照片等。 2.照片的成像原理 传统照片是将被拍摄物体成像于感光材料上获得的图像。 数码照片是运用计算机和数码影像技术拍摄物体获得的图像，是电 子文件。
“2006——15——2”
......
“2006——15——N”
年度号
类别号
照片顺 序号
4.照片档案的编目 （三）照片档案的鉴定
1.鉴定的主要途径和方法： 通过文字档案盒史料考证鉴别； 通过调查走访考证鉴别； 实地考察鉴别； 照片之间的对比鉴别。
2.保管期的划分 照片档案一wenku.baidu.com划分为永久和长期两个保管期限。
音像档案的适宜保管温度是15~25摄氏度，相对湿度是45%~60%。 （三）存放方式正确
正确的存放方式是竖立摆放。 （四）定期重绕和复制
第三节 实物档案和内部资料的管理
一、实物档案的管理 1.实物档案的定义： 实物档案是指单位在工作活动中形成的，有凭证和查考价值的印章、 证书、锦旗、奖杯、奖状、匾额等物品。 2.实物档案的分类 实物档案可以分为证书类实物档案、印章类实物档案和礼品类实物 档案三种类型。 证书类实物档案包括：证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗等， 主要反映单位在工作、生产、科研等领域的获奖情况。 印章是一个单位行使职权的象征，因为单位的名称、隶属关系的变 化而更换不同的印章，废弃的印章积累下来成为实物档案。 礼品类实物档案是指单位在社会活动中收到的其他单位或著名人士 赠送的具有纪念意义的物品。
审校需要经过初步审校、全面审校和最终审校三个步骤，才能 最后定稿。
第二节 音像档案的管理
一、音像档案的种类 音像档案分为录音档案和录像档案两部分。 录音档案是采用录音设备记录单位和个人现场工作活动的声音形成
的档案。 录像档案是采用音频/视频录制设备记录单位和个人现场工作活动的
声音图像等的档案。 音像档案都有磁质和电子两种形式。
案单独保存。 音像档案应装入特制的封套内，封套外面黏贴标签，标签的内容包
括：录音录像内容简介、主要人物、录制日期地点、盘数、编号、时 长等项目。 四、音像档案的保护
音像档案因为其载体形态的特殊性，对它的保管也有特别的要求： （一）防磁
音像档案一般都是磁质载体，其对磁场的干扰比较敏感，所以一定 要做好防磁措施。 （二）防潮
二、音像档案的收集 1.收集途径 新闻媒体关于本单位的重大活动或情况的报道； 对本单位重大活动现场录音录像资料； 本单位领导人或著名人物工作活动的录音录像资料； 反映本单位历史面貌的录音录像资料； 其它对本单位工作有价值的录音录像资料。
三、音像档案的分类和编目 音像档案可以按照时间和内容分类。分类时，尤其要对机密音像档
（四）照片档案的保护 1.存放 照片档案的底片和照片分别存放保管； 底片存放入底片夹，适宜温度：13~15摄氏度，湿度35%~45%； 照片与说明词一起存放入照片档案盒，适宜温度：14~24摄氏度，
湿度40%~60%；
四、照片档案的提供利用 照片档案提供利用的方式包括：借阅、展览与宣传、咨询、编辑画
照片档案必须编写文字说明，两者相辅相成，不可分割。数码照片 同样需要编写说明文字。
三、照片档案的特点及作用
1.照片档案的特点 直观性、生动性、原始性、真实性。
2.照片档案的作用 对于掌握事实真相、了解历史面貌、提供法律证据等方面具有独
特的作用。
四、照片档案的管理 （一）收集
1.收集的法律依据：《照片档案管理规范》 2.照片档案的归档范围 （1）本单位在工作活动中形成的具有凭证和参考价值的照片； （2）领导人或著名人物参加本单位、本地区重大公务活动的照片； （3）反映本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片； （4）本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片； （5）与本单位其他载体档案有密切联系的照片； （6）外单位形成但经本单位选用的照片。 3.档案馆（室）接收照片档案的要求 （1）遵守接收制度：《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》 （2）严格验收。检查照片质量，着重检查底片，发现问题及时补救。 同时，注意对重要照片的社会征集或翻拍。
（1）选题 选择合适的主题
（2）制定方案 包括：主题内容、目的和要求、选材范围、人员分工、时间安
排、工作步骤、质量保证措施等。 （3）选材
选材一定要围绕主题，并且鉴定所选照片的真实性和典型性， 尽量选择那些真实可靠、能鲜明反映主题思想的照片。 （4）加工和编排 （5）审校
第十二章 特殊载体档案的管理
本章概要
一、了解特殊载体档案的定义 特殊载体档案是指单位在工作中形成的照片、录音、录像、实物、
电子档案等的总称，它们与纸质档案相辅相成、共同记载了一个单位 工作活动的面貌，具有独特的价值。 二、了解特殊载体档案的组成内容
特殊载体档案主要包括：照片档案、录像档案、实物档案、电子 档案四种类型。 三、掌握特殊载体档案与纸质档案的区别 第一，载体类型不同，载体的制成材料不同。 第二，记录方式不同，是否能够直接记录档案信息，是否需要借助其 它先进的仪器设备的不同。 第三，读取方式不同，是否能够直接获取档案的内容信息不一样。
（二）整理 照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明词应一起整理和
存放。 1.照片档案的分类 （1）底片的分类
按尺寸大小分类； 按时间分类； 按问题分类； 对于底片数量较少的单位，也可以不分类，统一编一个流水号。 （2）照片的分类 照片档案一般是以全宗为单位，按照“年度——内容/专题”进 行分类 2.文字说明的编写 文字说明一般应包括：事由、时间、地点、人物、背景和摄影者六 个要素。 单张照片的文字说明置于照片的下方或左右两侧，大幅照片的文字
二、照片档案的构成 传统的照片档案主要由底片、照片、说明词构成。 1.底片 底片是照片档案最原始的材料和最重要的部分，分为原始底片和翻
拍底片两种。
2.照片 照片是通过底片洗印而成的图片，它直接再现被拍摄物体的形象， 是人们利用照片档案的主体。
3.文字说明 文字说明是对照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等情 况的简短介绍性文字，对于档案管理人员和利用者解读照片档案的内 容具有重要的作用。
说明可另纸书写，与照片一同保存。
成套的数码照片应该编写总说明词，简要介绍活动的情况，套内的 每幅照片也要编写说明文字。
3.照片档案的立卷编号 （1）照片档案较少的单位，可以一年成一卷；照片档案较多的单位 可以按照内容立卷。
卷内照片一般按照重要程度或者时间顺序排列。
（2）照片档案的编号规则 “2006——15——1”
第一节 照片档案的管理
一、照片的形成原理 1.照片的分类 从载体形态分，照片可以分为传统感光材质照片和数码照片两种。 从体裁分，照片可以分为新闻照片、单位活动照片、自然现象照片 及艺术照片等。 2.照片的成像原理 传统照片是将被拍摄物体成像于感光材料上获得的图像。 数码照片是运用计算机和数码影像技术拍摄物体获得的图像，是电 子文件。
“2006——15——2”
......
“2006——15——N”
年度号
类别号
照片顺 序号
4.照片档案的编目 （三）照片档案的鉴定
1.鉴定的主要途径和方法： 通过文字档案盒史料考证鉴别； 通过调查走访考证鉴别； 实地考察鉴别； 照片之间的对比鉴别。
2.保管期的划分 照片档案一wenku.baidu.com划分为永久和长期两个保管期限。
音像档案的适宜保管温度是15~25摄氏度，相对湿度是45%~60%。 （三）存放方式正确
正确的存放方式是竖立摆放。 （四）定期重绕和复制
第三节 实物档案和内部资料的管理
一、实物档案的管理 1.实物档案的定义： 实物档案是指单位在工作活动中形成的，有凭证和查考价值的印章、 证书、锦旗、奖杯、奖状、匾额等物品。 2.实物档案的分类 实物档案可以分为证书类实物档案、印章类实物档案和礼品类实物 档案三种类型。 证书类实物档案包括：证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗等， 主要反映单位在工作、生产、科研等领域的获奖情况。 印章是一个单位行使职权的象征，因为单位的名称、隶属关系的变 化而更换不同的印章，废弃的印章积累下来成为实物档案。 礼品类实物档案是指单位在社会活动中收到的其他单位或著名人士 赠送的具有纪念意义的物品。
审校需要经过初步审校、全面审校和最终审校三个步骤，才能 最后定稿。
第二节 音像档案的管理
一、音像档案的种类 音像档案分为录音档案和录像档案两部分。 录音档案是采用录音设备记录单位和个人现场工作活动的声音形成
的档案。 录像档案是采用音频/视频录制设备记录单位和个人现场工作活动的
声音图像等的档案。 音像档案都有磁质和电子两种形式。
案单独保存。 音像档案应装入特制的封套内，封套外面黏贴标签，标签的内容包
括：录音录像内容简介、主要人物、录制日期地点、盘数、编号、时 长等项目。 四、音像档案的保护
音像档案因为其载体形态的特殊性，对它的保管也有特别的要求： （一）防磁
音像档案一般都是磁质载体，其对磁场的干扰比较敏感，所以一定 要做好防磁措施。 （二）防潮
二、音像档案的收集 1.收集途径 新闻媒体关于本单位的重大活动或情况的报道； 对本单位重大活动现场录音录像资料； 本单位领导人或著名人物工作活动的录音录像资料； 反映本单位历史面貌的录音录像资料； 其它对本单位工作有价值的录音录像资料。
三、音像档案的分类和编目 音像档案可以按照时间和内容分类。分类时，尤其要对机密音像档
（四）照片档案的保护 1.存放 照片档案的底片和照片分别存放保管； 底片存放入底片夹，适宜温度：13~15摄氏度，湿度35%~45%； 照片与说明词一起存放入照片档案盒，适宜温度：14~24摄氏度，
湿度40%~60%；
四、照片档案的提供利用 照片档案提供利用的方式包括：借阅、展览与宣传、咨询、编辑画
照片档案必须编写文字说明，两者相辅相成，不可分割。数码照片 同样需要编写说明文字。
三、照片档案的特点及作用
1.照片档案的特点 直观性、生动性、原始性、真实性。
2.照片档案的作用 对于掌握事实真相、了解历史面貌、提供法律证据等方面具有独
特的作用。
四、照片档案的管理 （一）收集
1.收集的法律依据：《照片档案管理规范》 2.照片档案的归档范围 （1）本单位在工作活动中形成的具有凭证和参考价值的照片； （2）领导人或著名人物参加本单位、本地区重大公务活动的照片； （3）反映本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片； （4）本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片； （5）与本单位其他载体档案有密切联系的照片； （6）外单位形成但经本单位选用的照片。 3.档案馆（室）接收照片档案的要求 （1）遵守接收制度：《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》 （2）严格验收。检查照片质量，着重检查底片，发现问题及时补救。 同时，注意对重要照片的社会征集或翻拍。