采购管理制度及报销细则

物品需求管理制度及报销细则

第一章：总章

第一条：目的

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。

第二条：物品需求管理

第一章：权限划分

1、需求部门：办公室及其他有关部门。

2、范围：

对外采购使用的办公用品、工具和物料等。

3、权责：

（1）需求部门：负责材料、设备及配件、工具、办公用品等申请及验收。

（2）PMC/行政总务：负责采购作业执行及物料采购费用的报销，负责数量点收及货品验收合格后办理入库手续。

（4）财务部：负责费用报销、原始凭证的审核和付款。

（5）总经理/副总经理：负责对物料采购计划、采购供应商及费用报销批准。

第二章：采购流程：

1、办公用品采购：由需求部门填写《物品/项目需求申请表》，汇总到行政部，由行政部统一交总经理/副总经理批准采购，由财务审核拨款后统计购买。

2.工具、材料采购：由需求部门填写《物品/项目需求申请表》，汇总到PMC

部，由PMC部统一交总经理/副总经理批准采购，由财务审核拨款后采购统一购买。

3.自购：由需求部门填写《物品/项目需求申请表》，汇总到PMC部行政部，由PMC部/行政部统一交总经理/副总经理批准，由财务审核后发款自购。

4、询价比价议价：

（1）询价前必须审阅采购单的品名、规格、数量，了解材料及设备的工程技术要求，遇到问题应及时的与需求部门沟通；

（2）属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中采购；

（3）寻找3家以上供应商进行询价，对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；

（4）在满足需求、保证质量的前提下，选择合适的供应商，进行谈判议价，最终确定成交价格。

5、采购价审批：

（1）零星采购：采购员将市场成交价格报总经理知晓，经批准后执行。

（2）大宗采购：采购员将商定合同价报总经理知晓，经批准后执行。

6、采购执行：由采购员制定采购合同，总经理在合同上签字确认。合同制定完毕后，采购人员应及时追踪合同执行情况，督促供应商及时发货，确保货物能够按时到达。

7、交货验收：采购物资抵库后，PMC/行政部要按照已核准的《物品/项目需求申请表》和《送货单》，仔细核对物资的品名、规格、型号、数量及外包装是否完好无损。

8、使用追踪：货物在使用过程中，相关人员进一步追踪，确认使用中的异常现象。

（1）差异及破损的处理：如发现单货不符、外包装破损或其他质量问题，要及时向上级反映，同时通知采购部门和厂家代表（如有），共同现场鉴定。

第三章:购买费用支付及报销：

1、自购：

（1）以市场确定价，采取提前现金支付，或提前垫付事后报销。

（2）报销凭证：《报销单》、《物品/项目需求申请表》、《订购合同》发票/付款凭证转交财务部办理报销。

2、报销签字流程：

需求人员部门经理财务财务申票总经理财务报销

第四章:相关记录/报表

WSH-QR-ADM-04《物品/项目需求申请表》