公文处理制度

XXX公司

公文处理制度

第一章总则

第一条目的

为了适应公司工作需要，推进公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本制度。

第二条范围

本制度适用于集团公司及各下属子公司、关联单位的公文处理工作。

第三条职能

集团公司董事会办公室主管本公司的公文处理工作，并对下属子公司和关联单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各下属子公司或者关联单位则由行政管理部门主管各自的公文处理工作。

第二章定义和种类

第四条定义

公文是指：在公司在行政管理过程中，处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，包括公司布置和商洽工作，向各级政府部门报送需请示和答复问题，报告、通报和交流情况等内容。

公文处理工作是指：公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作，工作原则为坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。

第五条种类

（一）决议/决定。适用于会议讨论通过的重大决策事项。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员。

（二）公告。适用于集团公司或子公司宣布重要事项或者法定事项。

（三）通知。适用于发布、传达要求各子公司执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（五）报告。对外报告, 公司向政府相关职能部门汇报工作、反映情况，回复其询问。对内报告一定以职业部门为主拟部门,外部报告只能做为附件。

（六）请示。适用公司向政府相关职能部门请求指示、批准。

（七）批复。适用于答复子公司的请示事项,仅限于董事会办公室使用。

（八）议案。适用于各公司董事/理事提请董事会/理事会审议事项。

（九）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要:纪要约定事项一定要有责任人及完成时间节点，要有召开地点，要有决策人、起草人及跟踪落实人。

(十一)新闻。范围：对外所公布所有公众信息。类别：1.

文化类新闻。2.企业品牌类新闻。3.市场销售类新闻。4.温馨提示类（主要涉及对象物业公司用于服务对象）。

第三章密级和行文要求

第六条涉及公司机密的公文应标明密级和保密期限，紧急公文标明紧急程度。

（一）密级分为S、A、B、C、D、E。其中，“S级”、“A级”公文应当标注份号。原则如下：凡是工程项目类型（含营销）属E 级，限时开放；设计图纸、已签订的合同类文件属D级，限职能部门开放；投融资合同属C类，限管理责任开放；公司对外已发出的公文，人事档案、VIP资料（公关类）等属B类，限使用需求开放；重大法律文函、诉讼资料等（分级）属A类，为机密级文件，限有权限的使用人开放；所有董事会交董事会办公室存留的重大机要文件属S类，为绝密级文件，仅限董事长、总裁指定的对象开放。

（二）紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。凡属紧急付款、诉讼、重大危机事件等需24小时内做决定的，属加急类；特殊事件须在当天出件的，属特急类。紧急公文必须有收文签发的具体时间，具体到几点几分。

第七条公文经签发后，需由董事会办公室/行政管理部专员或兼职人员进行编号，并形成编号目录的电子文档，以作公文存档核对。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说

明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。集团公司及各子公司的董事会/理事会纪要或决议的行文内容、格式及编号，统一由集团公司董事会办公室负责，包括融资信贷、公司工商登记资料变更等银行或政府部门所需的格式董事会/理事会纪要或决议。未经集团公司董事会办公室审核董事会/理事会纪要或决议，任何部门不得私自外发董事会/理事会纪要或决议。部门内设机构除集团董事会办公室/子公司行政管理部外不得对外正式行文。

第八条公文应当经本单位主管副总级别以及的负责人审批签发。

第九条公文的版式及行文要求、规则按照《公文管理指导手册》（附件）标准执行。

第四章罚则

第十条若有违反本制度的情况出现，经查实确认，违规行为人承担直接责任，其主管领导承担管理责任，其它有过错的人员承担连带责任。

第十一条会议纪要及决议类的公文必须严格按照本制度规定的行文要求及流程要求完成，如有违反的，先由董事会办公室责令相关部门和管理人整改，整改不能达到要求的，可交集团风险管理部进行审计，审计查实后，按第十四条的处罚标准进行处罚。

第十二条在执行公文制度的过程中，执行人出现错误的，由执行人本人承担50%的直接责任，后续流程中负责审批的人员未发现错误而审批通过的，所有给予审批通过的人员共同承担50%的直接责任。多次出现同类审批错误的，管理人员要承担管理责任。

第十三条集团董事会办公室或者风险管理部发现错误或者违规现象严重，需要按制度进行处罚的，将处罚方案或者审计报告先提交给子公司总经理、主管副总或者关联机构负责人，要求子公司或者关联机构按处罚意见提交处罚方案，子公司或者关联机构可以在限时内，对处罚意见进行反馈或者申诉，子公司或者关联机构不提交处罚方案也不进行申诉反馈的，由集团人力资源部按照处罚意见直接处罚子公司总经理、主管副总或者关联机构的负责人。

第十四条经查实为直接责任人的，每发现一次，可视情节轻重，以通报批评、警告、记过等方式进行处罚，并在处罚通知下达后最近一次发放到的绩效工资中扣减该责任人500元；经查实为管理责任人的，每发现一次，可视情节轻重，以通报批评、警告、记过等方式进行处罚，并处以200元的罚款；经查实为连带责任人的，每发现一次，可视情节轻重，以通报批评、警告、记过等方式进行处罚。

第十五条多次出现同类错误（三次以上，含三次），经查实后视情节轻重，可建议对相关责任人员（包括直接责任、管理

责任和连带责任）处以降职降薪或者调岗处罚。

第五章附则

第十六条各公司公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法按流程操作指引的相关制度执行。

第十七条本制度由集团董事会办公室拟定，其解释权归集团董事会办公室。

第十八条本版本为试用版，试行期从下发之日起至2013年12月31日，届时董事会办公室再根据使用过程的实际情况调整相应内容，形成正式版再行下发。本规定自下发之日起执行。

第十九条《公文处理指导手册》为本制度附件，与本制度同时发布执行，与本制度具有同等效力。