车展活动执行手册

汽车活动的执行流程与人员分工

举办一个汽车品牌车展活动的最主要的目的就是让大众对此品牌了解多一点，让品牌形象深入人心，从而提升品牌新产品的销量。但是一个车展活动的成功举办离不开方方面面的通力合作，按照我之前工作过的项目，说一下整个项目的项目整体流程：步骤一：首先是各地的专营店根据当地的需要向厂家提出活动展具的在线申请；

步骤二：厂家确认活动站点信息；

步骤三：是专营店和活动执行方提交活动站点的执行确认函；

步骤四：专营店提交活动执行方案；

步骤五：执行方踩点人员在活动前十五天内进行场地踩点；

步骤六：在活动前五天活动执行人员及展具到达活动执行城市；

步骤七：活动前第三天专营店与活动执行人员开活动启动会议；

步骤八：活动前一天进行场搭建与场地布置；

步骤九：活动现场执行；

步骤十：场地撤场；

步骤十一：活动总结。

根据这个项目的活动执行方面的模式，我们团队固定的人员有10个人，分别是活动执行经理，执行助理1（踩点主管），执行助理2（跟车主管）、司机以及6个搭建技术工人。下面分别介绍一下每个人员的职能：

1、活动执行经理的职能：

1.1监督指导各城市的踩点工作，督促踩点人员及时对场地进行踩点以及与专营店开会，让专营店对其职责和我们的展具物料有一定了解，确保踩点工作按时完成；

1.2提前到达活动城市, 与专营店开启动会议，沟通活动细节、确认活动主题与形式，并且与线路人员、跟线技术人员、专营店一起，再次确认场地位置、展具物料摆放方式，为活动购齐损坏的物件以及所需物料。

1.3保障搭建顺利，按时、高质量的完成 ,也就是搭建前，与工头定下搭建计划，督促其找好所需物料、以及监控搭建进度、在搭建完成后，对展具进行验收

1.4、活动现场各岗位的安排与现场控制，包括现场设备控制、维护现场物料和监督技术人员做好展区清洁工作，当然还有配合专营店的活动进行

1.5、活动结束后提交每场活动的报告、专营店的销售数据及现场各环节的照片。

2、执行助理1（踩点主管）的职能：

2.1提前与专营店沟通，对于活动场地方面，要综合场地的人流、进车以及搭建的情况，给出场地选择的建议，并跟进专营店确认场地；询问专营店是否已经签定场地合同以及场地的审批情况，最好能看到场地协议和审批手续；要求专营店安排人到搭建现场协助搭建，解决可能与场地方出现问题或者是城管的干扰等问题；对于活动安排方面，要了解专营店活动内容与流程，明确我们需要配合的环节，还有了解在我们现有物料的基础上专营店还要摆放哪些物料并且要求专营店派保安人员看护他们的物料，尤其是在人流量大的场地做夜场活动时，必须安排足够的保安；

2.2对活动场地进行非常深入的了解，包括：活动场地是外场还是内场、展具对场地面积的要求、场地对平整度要求、场地高度要求、活动用电要求、可以进场及搭建时间，详细如下：

外场：1.展具对面积的要求：（在以下尺寸的基础上要预留1-2米的搭建操作空间和3米以上的人流通道）

2. 场地平整度要求：

A、大部分广场都会有一定的坡度：不超过5公分；

B、中间高、两边低的场地不能用；

C、是否有台阶，如果有，有多少级台阶，是否有其他通道上叉车；

D、地面平整，没有大面积破损；

3. 高度要求：场地限高不低于6米，能进入9.6米长货车；

4. 用电要求：

A、接电距离在100米以内，如果太远，要求场地方提供电缆线或者专营店租赁又或者我们代租费用由专营店出。

B、电压要求：要380V电源。用灯，最大功率要在23千瓦以上；不用灯，最大功率要在10千瓦以上；

5. 搭建时间：活动前1天的早上能进场搭建，搭建时间不少于10小时；

6. 进车时间：活动城市对货车进城的时间限制以及场地周边道路对货车的限制；

7. 卸货区：距离搭建场地不超过20米，能容纳大货车停放以及小叉车卸货的位置；如果不能上大货车，要有小叉车运

货的通道；

8. 场地支持：能否提供电工帮忙接电；能否提供负责人电话；能否提供保安维护搭建现场；

9. 场地中是否有障碍物：花坛、灯柱、雕塑等其他障碍物；

如果有以上障碍物，要弄清楚障碍物的尺寸和位置，是否会影响搭建；

10.工人进场要求：

A、是否办理施工证，要明确办理的部门和我们提交的材料，（一般是工人的身份证复印件）

B、大型车展进场手续办理：

从业资格证（营业执照复印件）、搭建效果图、展具施工图（标明尺寸）、配电图、搭建安全

责任书、工人身份证复印件（办理施工证）等；

内场：面积要求和场地平整度要求和外场的要求相同

1. 高度要求：卸货区限高不低于6米，能进入9.6米长货车；

2. 用电要求：同外场

3. 搭建时间：活动前1天的早上能进场搭建，搭建时间不少于12小时；

4. 进车时间：活动城市对货车进城的时间限制以及场地周边道路对货车的限制；

5. 卸货区：能容纳大货车停放以及小叉车卸货的位置；如果不能上大货车，要有小叉车运货的通道；

5. 进货要求:

A、是否有地毯或者地面材质以及承受力，如果有地毯，在进货时是否可以使用人力小退车，如果地面材质为光滑材料，

要防止进货和搭建过程中刮花损坏地板，因为损坏场地东西是要赔偿的；

B、进货通道的长宽高；

C、通道中是否有障碍物；如果有，要提醒工人在搬运过程中小心；

D、如果场地在2层以上或者负1层以上，要明确是否有货梯，如果有，要明确货梯的位置和长宽高；

6. 场地支持：能否提供电工帮忙接电；能否提供负责人电话；能否提供保安维护搭建现场；

7.场地中是否有障碍物：吊灯、柱子、门槛等其他障碍物；

如果有以上障碍物，要弄清楚障碍物的尺寸，是否会影响搭建及进货；

8.工人进场要求

A、是否办理施工证，要明确办理的部门和我们提交的材料，（一般是工人的身份证复印件）

B、大型车展进场手续办理：

从业资格证（营业执照复印件）、搭建效果图、展具施工图（标明尺寸）、配电图、搭建安全责任书、工人身份证复印件（办理施工证）等；

2.3招聘临时人员（搭建临时工及叉车）以及收集对团队有用的相关信息，包括活动执行团队住的酒店、物料车停放的停车场、物料货车进城路线、物料制作公司等。详细如下：

1、酒店：

A、就近原则，在活动场地周遍寻找合适的酒店；如果附近没有，要找交通方便的酒店，比如有地铁、公交车搭乘的酒店；

B、价格控制在费用标准之内，找方便便宜的酒店；

C、有正规发票；

D、帮忙工人寻找合适的酒店，要求同上A-C；

2、停车场：

A、找有围墙、有保安看管的正规停车场；

B、找距离活动场地近的、进车方便的停车场；

C、价格控制在费用标准之内，找便宜的停车场；

D、最好有正规发票；

3、进车路线：

A、向专营店打听货车进城的路线，比如：在哪个高速路口下、走哪条路到达停车场

B、从停车场到活动场地的路线，并做出车辆行驶路线图；

2.4反馈踩点信息给给执行经理，就是把踩点所有的信息按照踩点模板填写后发给执行经理；

2.5活动执行时，协助执行助理2（跟车主管）把控现场。

3、执行助理2（跟车主管）的职能：

3.1物料的运输，包括监督司机的作息及行车安全、制定行车计划、支付路桥费及油费；

3.2兼职人员，礼仪招聘，负责联系在当地找兼职人员和礼仪，明确工作时间地点及工作性质以及进行统一的培训。

3.3展具搭建：包括搭建前做好搭建计划，补充缺少物料、指导搭建技术人员工作、控制搭建进度和质量，在搭建完后督促技术人员做好场地及展具清洁工作，而且应对搭建现场的突发事件并及时向执行经理汇报；其中，在搭建时应该注意：搭建施工

保证施工期间的用电及保安

保证施工用料的摆放位置

检查施工单位用料摆放是否合理

搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间

务必进行最大负荷电量测试

施工完毕后应清理一切施工痕迹

确保用电线路安全隐秘

舞台布置

保障上场及下场通道畅通

后台有方便快捷且安全的物品存放处

来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可能

舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线

确保来宾无法进入后台

来宾区域

贵宾席如何布置（座位安排图）？是否需要名签或椅背签？

来宾的通道是否畅通？

预留摄影摄像位置，是否需要架高？

来宾取用饮料位置是否方便？

当来宾退场时是否可能发生拥挤？

后勤安排

安排专门工作人员负责用餐预订及送达

指定工作人员用车和司机

文件打印

资料装袋、运输和存放

物品领取登记

视频、图片资料

媒体接待基础文件

媒体接待基础文件

邀请媒体名单

新闻夹内容

班车时刻表（接、送车辆安排）

媒介分工（活动现场位置）

接待物料

专访安排（名单、Q&A、陪同媒介、速录）