档案整理工作的原则

浅析档案整理工作的原则

【摘要】档案整理工作，就是按照一定的原则和方法，把处于相对零乱的档案系统起来，以便于保管和利用。档案整理工作应当遵循的基本原则是：在原有的整理基础上，充分利用档案资源，保持档案文件之间的历史联系，以便于档案的保管和档案的利用。

【关键词】档案整理；档案分类；立卷；编制案卷；整理；原则

档案整理工作，就是按照一定的原则和方法，把处于相对零乱的档案系统起来，以便于保管和利用。档案整理工作的内容主要有：区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列和编制案卷目录。

一、档案整理编排

由于原来档案状况有所不同，所以整理工作内容也会出现差异。在保管档案的档案馆和档案室，档案的整理工作基本上按其整理工作内容和范围来划分可以划分成三种基本的类型。（一）档案整理中系统的排列及其编目

一般而论，档案室接收的全部是文书部门和业务部门按照档案归档的基本要求而建立好的档案案卷，而档案馆在接收档案时都是根据档案入馆的要求而进行整理后进行移交的案卷，档案整理工作主要是在更大范围内，根据档案存放和档案保管的客观需要，对档案全宗和档案相关的案卷进行系统的排列整合，同时对档案的案卷相关目录进行加工处理。

（二）局部调整

对于整理入档案馆、档案室保存的档案，对于那些不符合相关要求，又不便于档案保管的部分档案，应当进行文字加工以便于提高档案的质量。对于档案自身或档案整理体系，则会随着时间的变化而发生相应的变化，这就需要对档案相关内容进行必要的调整。

（三）对于档案整理的全过程进行调整

档案馆和档案室有时也可以接收或者收集一些比较零散的文件，或者当档案馆的馆藏体系遭到外界破坏时，就必须及时地对档案进行全过程的整理工作。

总而言之，档案整理工作应当遵循的基本原则是：在原有的整理基础上，充分利用档案资源，保持档案文件之间的历史联系，以便于档案的保管和档案的利用。

二、充分利用原有的档案整理基础

档案是有历史活动的记载，它不仅记录了一定时期的社会活动，而且也能够反映出档案整理和保存的状况。整理档案时，要尊重历史和前人的劳动成果，充分利用原有的整理基础，提高整理工作的质量。充分利用原有的整理基础，应该做到以下几点：（一）提高对原来整理工作的认识

对于过去的整理方法，应该采取实事求是的态度，对原有基础予以充分的重视，认真分析研究其利弊，合理部分，应该继承保持下来。

（二）不要轻易打乱档案

只要不是零散的档案文件，就具有一定的吞吐量基础，所以应该尽力档案保持原有的整理体系，通过必要的加工整理或者其他补救措施，提高整理体系的水平。如果轻易把档案打乱，返工重整，费时费力，并且也很难满足利用档案的需求。

总之，原整理基础是一定时期档案整理工作水平的反映，不要轻易全盘否定，除原来基础太差外，不要随意改变。

三、尽量保持档案文件之间的历史联系

所谓档案文件之间的历史联系也被称之为“内在联系”或“有机联系”。档案文件虽然是以单件的个体形式陆续产生的，却是以组合的群体形式存在和运动的，因此整理档案时，必须保持文件的固有联系，才能把文件组成科学的有机体系，反映历史活动的原貌和文件的系统内容。

（一）档案来源方面的联系

文件在来源方面的联系主要指文件是以机关及其内部组织机构或一定的个人为单位有机形成的，不容许随意脱离形成单位。文件之间的历史联系是多方面的，而来源方面的联系是首要的，只有在保持文件之间来源方面联系的前提下，才能更深刻地反映文件形成单位的活动面貌，体现档案作为历史记录的属性。

（二）档案时间方面的联系

这方面的联系主要是指形成文件的机关、组织或个人进行工作

活动时，都有一定的过程和阶段性，从而文件之间具有一定的时间联系。

（三）档案内容方面的联系

档案文件在内容方面的联系主要指文件是机关、社会组织行使职权过程中形成的，是在解决一定问题过程中产生的。一件工作、一起案件、一项运动、一次会议形成的文件，内容上有密切联系，整理档案时必须考虑到这种密不可分的联系。

（四）档案形式之间的相关联系

档案文件在形式之间的联系是指文件的形式标志着文件的特定作用，这些内容在一定程度上反映了档案文件的来源、档案的时间和档案的内容性质，因此，文件的形式也构成文件之间一定的联系。文件的形式，包括内部形式和外部形式两方面。保持文件之间的历史联系，应从以下两个方面去辩证地看待和处理。

一方面，要善于找出和保持文件之间最紧密的联系，并尽量从多方面全面保持联系。文件之间具有错综复杂的多种多样的联系，其中一些联系反映了文件最密切的联系，因而应该根据文件情况，找出和保持文件之间最紧密的联系，不能只看到文件之间的某种联系，就随意整理。

另一方面，不能离开实际整理的文件材料，简单地确定某种整理方法和评说优劣。应该根据一定的条件，如不同档案的特点，形成不同的情况等等，采取保持文件联系的不同方法。另外，要从整

理工作的各个环节和各个方面，全面考虑是否保持了文件的联系，不能只从某一个方面，孤立地看待是否保持了文件的历史联系，不要把某种联系理想化和把某种整理方法绝对化。

四、便于保管和利用

在工作人员进行整理档案时，一定要充分注意利用原有的档案基础，使档案整理之间保持一定的历史联系，这样以便于档案的保管和档案利用。但是有时保持文件的联系和便于保管利用又不一致。例如一次会议的文件，有纸质的，也有胶片、磁带的；有机密性的，也有可以公开的；有永久保存的，也有长期、短期保管的等等。如果单纯强调保持文件之间的历史联系，全部混同起来进行整理，显然不便于保管和利用。因此，当整理档案时，如果保持档案之中文件的联系和就能免避免发生矛盾，就不至于机械地运用保持档案文件联系的档案和档案的记录方式、档案的载体材料以及档案的机密程度和保管价值等等来进行整理，显然对于不同的档案文件，要根据档案的不同情况进行分别整理，在恰当的时机进行恰当的组合，在相应的档案管理范围内保持档案文件能够进行最优化的联系。