煤炭企业档案信息化管理策略浅析

煤炭企业档案信息化管理策略浅析

发表时间：2019-07-08T16:48:55.963Z 来源：《基层建设》2019年第11期作者：裴萌

[导读] 摘要：煤矿档案管理作为矿山企业的基础工作和智能决策支持系统，必须为煤矿的生产经营服务，坚持管理创新以适应煤矿的其他各项工作。

国家能源集团神朔铁路分公司机务段检修设备车间陕西榆林 719000

摘要：煤矿档案管理作为矿山企业的基础工作和智能决策支持系统，必须为煤矿的生产经营服务，坚持管理创新以适应煤矿的其他各项工作。近年来，随着煤炭市场的平稳发展，煤炭企业在安全生产、经营管理、科技创新、设备投入等方面不断完善提升，大大促进了企业的快速发展。伴随着信息技术的迅猛发展，基于计算机网络技术、多媒体技术和远程传输等的现代信息技术的应用，煤炭企业办公自动化、信息资源利用网络化的进程加快，电子环境日益普遍。作为煤炭企业核心信息的接收者、持有者、提供利用者的档案机构，要利用现有资源，将档案管理与数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术有机整合，实现煤炭企业档案信息化管理，更好的为企业服务。

关键词：煤炭企业；档案管理；信息化；策略

一煤炭企业实施档案信息化管理的必要性

1档案信息化是满足煤炭企业生产经营，及时提供各种原生信息的需要。

随着经济的快速发展，煤炭企业技术改造及技术革新的速度突飞猛进，产品的更新换代可谓日新月异，人们逐渐认识到，加快煤炭企业信息化建设是提高煤炭企业生产、经营效率和产品质量的有效途径。

目前，煤炭企业许多单位正在积极推进煤炭企业信息化建设。档案部门作为煤炭企业信息收集、整理、保管和传递的中心，在煤炭企业信息化建设中发挥着积极的作用。档案部门保管的档案资料如：煤炭地质报告、产品设计图、生产工艺、材料定额等等，是煤炭企业的宝贵财富。它们在煤炭企业的发展中，具有很高的参考价值。在新产品的开发中，许多资料可以直接借鉴或套用，尤其是配套项目的招投标中，在时间短、人员少，任务急的情况下，档案资料对快速、准确地进行产品设计显得尤为重要。因此，充分发挥档案的信息作用，方便、快捷、高效地提供档案信息为煤炭企业服务，是煤炭企业档案信息化工作的必然要求。

2档案信息化是煤炭企业档案工作自身发展的需要

从煤炭企业档案管理现状来看，长期以来，受档案保管和利用环境的制约，煤炭档案管理基本处于封闭、半封闭的管理状态，检索手段的落后，使丰富的煤炭档案信息宝藏得不到充分发挥，巨大的档案馆藏信息与档案利用率之间存在着很大的落差，煤炭档案信息资源得不到有效的流通与共享，从而也阻碍了煤炭企业档案工作的发展。随着煤炭企业档案信息化工作的开展，将改变传统的煤炭档案管理与利用方式，建立起新型的煤炭档案工作体系。这种管理体系，将使煤炭档案信息不受时间和空间的限制，档案信息的传递速度大大提高，传递方式也将由单点单向传递转变为单点向全方位无限点的传递，从而，充分发挥煤炭档案资源的作用，使煤炭档案信息能够达到最大程度的共享，促进煤炭企业档案工作的整体发展。

另外，近年来，随着煤炭企业的快速发展，档案的数量急剧增加，造成了档案库房、档案装具的严重不足，也带来了档案归档、保管和利用的压力，传统的档案管理方式已经难以满足煤炭企业发展的要求。只有提高档案管理水平，实现档案管理信息化，才能有效地节省库房空间和档案装具，有效地保护馆藏历史档案，对节约人力、财力、物力，提高档案管理工作效率，创造更好的经济效益等方面都具有重要的意义。

二加强煤炭企业档案信息化管理的有效策略

1强化各级管理者对档案信息化的重视

1.1加强领导对档案信息化的重视

企业领导应该认识到档案信息化建设的重要性，其目的在于提高企业领导的决策和管理水平，并且应认识到建设一支档案信息化人才队伍是企业档案自动化的客观要求，同时，加大力度推广档案信息化建设，要求全体员工积极配合。

1.2强化法制意识

树立法制意识，是做好企业档案工作的基础。搞好企业档案工作要从“提高认识、强化制度”上下功夫，使依法治档深入人心。首先是提高执法认识，要大力宣传《档案法》等国家法律法规，做到知法、懂法，明确执法的严肃性，提高工作的自觉性，从而解决和杜绝档案工作可有可无等错误思想。其次要提高重要性的认识。企业领导和档案工作人员对档案工作重要性的正确认识是推进和搞好档案工作的重要基础。第三要加强档案工作的制度建设和管理网络建设，把档案工作列入企业发展规划和年度计划，保证档案工作专项经费，落实各级领导档案工作责任制，使依法治档工作落到实处。

2做好信息化建设管理布局

2.1依托企业单位局域网，构建本单位信息管理平台

在局域网上，档案管理信息系统与各业务信息应用系统（OA、PDM、ERP等）互相联通，资源共享。通过系统间的数据接口，可以解决电子文件及元数据的采集、加工、鉴定、归档、管理和维护问题，对各系统产生的电子文件实施前端控制和全程管理，实现文档一体化管理，可以保障档案信息资源类别的丰富和总量的增加，并保证数据真实、完整、有效；同时，整合各类档案信息资源，建设一批专题数据库，对其实施统一管理，既可避免出现信息孤岛，又方便信息管理和利用。

2.2以档案综合资源管理系统为平台，管理馆藏传统和各门类档案信息

档案综合资源管理平台建设以档案信息资源共享为目的，以现场技术资料控制为重点。其基本构成档案信息发布网页，档案管理系统、文档一体化系统，网上远程检索系统、电子文件和档案全过程管理系统。其上流转的文件资料信息以电子文件形式存在，设计、试验、制造各个环节的电子文件实现了有效传递交换和共享，突破了信息管理孤岛，形成了集成化的档案管理业务环境。在该平台上，可对档案数据实行动态管理，包括动态采集、动态更改、动态跟踪、动态发布。

2.3以综合办公系统（OA）为管理平台，对煤炭企业事务信息实施全电子化管理

综合办公系统对企业单位公文实施收发管理的同时，实现了全面、系统地记录企业单位各项事务活动。充分发挥综合办公系统效率高、权限分明、自动归档、检索准确、使用方便的优势，按照文档一体化原则，对政务工作中的电子文件实施全过程管理，即在文件形