浅谈电子公文系统的特点及应用

浅谈电子公文系统的特点及应用

摘要：随着计算机技术和信息技术、网络技术的广泛应用与发展，公文处理电子化、网络化已经成为现实。本文介绍了电子公文处理系统的特点及作者在具体使用这一系统的体会。

关键词：计算机电子公文应用

电子公文也称数字化公文，是运用计算机系统和现代信息管理技术制发的全数字化形式的公文。目前，中国石油天然气股份有限公司使用的电子公文系统是办公自动化系统（OA系统）的子系统。该系统引入了工作流和协同办公等新概念，实现了从公文起草、审核、签发到公文签收、批办、承办、催办、传阅、存储等工作环节的无纸化流转。简而言之，电子公文处理系统就是通过网络进行公文收发管理。

一、电子公文处理系统主要特点

电子公文处理和纸质公文处理同样包含公文的办理、传输交换、安全保障、归档管理等主要过程，其工作原理与原来的纸质公文处理过程理论上是一致的，但由于现代信息技术所固有的特征，电子公文处理系统显现出许多纸质公文所不具有的特点：

1.系统与网络支撑

电子公文采用数字代码记录，需要借助计算机及其程序才可能完成。电子公文的传输、查询和共享，也要依靠计算机通信网络及其硬件平台作支撑。

2.大容量与智能化

电子公文实现了高密度、大容量和文字、图形、数据、图像、语音等各种信息的有机组合和一体化处理，便于存放、检索、复制和传输。同时具备材料采集、文字图像输入、版式生成、要素标识、审核流程、数字印章、传递发送、整理归档、限时办理、来文提示、退文警示多节点、全过程的智能化自动处理。

3.便捷式与高效率

电子公文处理界面的一道程序、一次点击就能够完成纸质公文多道程序、多个人次才能完成的工作量。秘书部门通过计算机能对多个工作环节自动进行显示、排序、查询和流程跟踪；办文部门通过计算机可以完成多道程序，实现方位、远距离高速传送，并对办文过程进行流程跟踪监控；文档管理部门可以采用数据库和检索技术，实现归档公文的自动编号和查询，在档案信息库中多条件高速检索，迅捷、准确地获取归档公文信息。

4.集成与互联共享

系统有效地把文字、数据、图表、图像和语音等图文信息、音频信息和视频信息等集成在同一个电子文档中，实现多种信息在同一公文中的数字化处理。同时，可以对公文的全过程进行自动化、日常化管理，机关内部，人员、单位、上下级之间，收文、办文、核稿、送审、签发、发文、归档等各个环节同处一个系统。文秘人员能够在同一时间、同一地点或不同时间、不同地点共同检索、阅读和使用电子公文信息，办文时的征求意见、会签公文和联合行文变得简便易行。

二、电子公文处理系统的操作应用

目前集团公司机关及其下属地区分公司使用的电子公文系统包括公文管理和档案管理两个部分，而公文管理又分为收文管理、发文管理和公文查询等环节。

1.收文管理

电子收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、分发、归档等环节，并与办文环节相衔接，实行文档一体化管理。

1.1 收文签收、登记环节

文件到达，系统会自动设置成收文的待办事宜。二级单位接收上级来文，由办公室文秘人员进入电子公文系统中“待处理公文”中的待收公文任务，启动流程，填写收文办理意见，完成来文经登记后点击“待处理公文”中的“科室拟办”任务传送至办公室主任。

1.2 收文拟办环节

办公室主任在公文处理单中填写拟办意见后，提请总经理对拟办意见审示。收到领导审示意见后，再由办公室文书分送相关科室办理。

2.发文管理

电子发文包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、发送等环节，并能自动与收文、归档环节相衔接，实行文档一体化管理。

2.1发文草拟环节

发文单位拟稿人以自有的权限进入“待处理公文”中的“拟稿”任务项，完成拟稿并送本单位领导审核。领导在对正文审核后，交拟稿人完成发文单位审核任务。拟稿人发送主管副总经理审签并根据领导签署的办理意见，进行公文处理。发文单位领导审核时，可以进行修改、会签、退办、催办、作废、收回、撤办等操作。

2.2办公室初核环节

拟稿人将文件发送到“办公室初核”任务项，由办公室人员完成文件的初核任务后，办公室主任查看拟稿信息、历史审核信息，对正文进行审核，并启动自有权限的签名流程。办公室主任将审核签名后的文件点击传送到文书处，再由文书查看审核信息，按照主任的意见选择点击“经理签发” 或“退回拟稿” 任务。

2.3签发、复核、盖章环节

总经理打开“待处理公文”中的总经理签发任务项，审核文稿有无问题，启动领导签名或退回流程。办公室进行编号、加盖电子印章、确定发放范围和打印份数完成整个发文流程并自动归档。系统根据预先确定的分发范围，自动分发到相关单位，并自动记录下发时间、操作人员和接收单位签收的时间、操作人员等信息，自动显示各单位的签收情况。

三、电子归档

电子文件基本信息的登记采取自动录入、扫描技术，由办文或档案员根据职责分工操作完成。进入办公流程的电子公文系统，经过办公平台各个系统的流转后，在文件办结时，对所生成的电子文件，点击归档自动导入档案管理系统的待归档文件数据库中。档案员将各档案形成部门移交的纸质文件进行分类、装订、装盒，并与系统自动归档的电子公文相衔接。用户可以利用待检索文件的年度和文号，直接点击数据目录树查找该文件，可以输入检索关键字，对档案数据进行全文检索。

四、结论

1.规范运行流程。在过去的公文处理过程中，公文传送或者通过邮寄，或者是由人亲自送到，文件接收过程也通过了多个部门（如收发室等）转接，有时会出现文件丢失现象。文件下发时，常会出现上下级、部门之间越级行文错误等不规范现象。通过电子收发文件的实现，统一了文件收发出入口，如上行文只能由下级单位办公室统一出口，各科室没有发文权限。

2.办公效率提高。电子公文处理系统将公文处理与档案管理连成一个有机整体，电子电子信息可重复利用、查询和统计起来非常方便。同时，在纵向上，中石油领导、各业务部门可以和各基层单位之间方便、快速地进行公文的传送和共享；横向上，它密切了中石油各基层单位办公人员之间的协调、协同工作，极大地提高了办文和办事的效率。

3.经济效益显著。实现电子公文流转后，节省了大量的办公用纸。其次，以往大量使用传真及邮寄业务的改用电子邮件及mns，这种转变改进了办公模式，大大地节省了人力资源和设备费用。

参考文献