办公设备使用管理规定

办公设备管理规定

一、目的：

为加强对办公设备的使用与管理，使之有效发挥其功用，服务于生产经营和日常办公，本着节约为主的原则，制定本规定。

二、适用范围：

公司办公设备包括：电脑、电脑网络、电话、传真机、复印机、打印机等。

三、管理办法：

1、办公设备由各职能部门根据办公需要提出采购申请，报部门主管、公司办公室、主管副总及总经理批准后，由公司办公室负责采购。

2、办公设备采购到位，由公司办公室进行资产登记后，由申请部门主管或部门资产管理人进行签收。

3、各部门对本部门领用的办公设备负责，在设备正常使用寿命内，对设备进行使用和日常保养。

4、当办公设备出现故障时，应及时报公司办公室进行维修，不得擅自拆装或修理。由人为原因造成的故障，造成损失的，根据损失大小，由当事人按50—500元的标准进行赔偿。如为故意破坏，则由当事人全额赔偿，并视情节轻重，给予100—500元罚款。

5、办公设备超过使用寿命不能再使用时，须由使用部门报公司办公室备案，报主管副总和总经理批准后予以报废处理，并购置新设备。

6、公司办公室对办公设备的使用负监督责任，设备使用部门对设备的使用负直接管理责任。

四、电脑使用管理规定

1、电脑应当做到专人使用、专人管理。未经许可，严禁他人擅自操作使用。

2、非专业管理人员严禁私自随意拆装、移动计算机设备，以保证计算机设备正常运行。

3、电脑设备老化、性能落后或故障严重，不能应用于实际工作的，应报公司办公室审核后，报公司领导处理并申请更新。

4、电脑的摆放应当合理有序，保持周围环境整洁，必须做好电脑的防尘保

护，使用人电脑应当定期进行保养。

5、办公室电脑为工作服务，严禁利用办公室电脑在工作时间玩游戏、炒股、观看电影、聊天及其他与工作无关的事情。

6、正确开机和关机。开机时，先开外设（显示器、打印机等），再开主机；关机时，应先退出应用系统和关闭操作系统，再关主机和外设。

7、电脑出现故障或异常情况（包括气味、冒烟与过烫）时，应立即关闭电源开关，拔掉电源插头，及时请相关管理人员检查或维修。

8、电脑在操作过程中严禁晃动和搬移。

9、严格执行电脑防火、防电、防雷规定，预防火电侵害，确保人身和电脑的安全。

10、遇到雷雨天气或长时间不用电脑，应关闭电脑电源。

11、针对系统应用的不同用户，应当设置口令和权限，电脑操作人员对操作口令应严格保密，并经常修改。

12、为防止电脑病毒感染，防病毒软件要及时升级，外带光盘、软盘、U盘等工具时，必须先执行杀毒程序。

13、未经允许，不得查看他人电脑资料、不得删除他人资料（包括共享文件）。

14、未经公司领导同意，任何人不得将系统软件、应用软件和有关数据复制拷贝给外单位及个人。

15、应经常备份电脑资料和重要文件，防止发生故障时进行恢复。

五、网络使用管理规定

1、严格禁止上网浏览有关反动、色情、暴力等各种不健康网站。

2、因电子邮件或其它网络信息传递方式所造成的公司商业机密泄密，由当事人负直接责任，事件发生部门的主管负管理责任。在公司网络上共享的文件、资料应当设立密码，并定期清理。对已经不需要再共享的文件、资料应当及时取消共享，防止资料泄露。

3、对需要保密的重要数据，必须采取有效的加密、认证、数据签名等措施。需要共享时，只能通过U盘传递，不得在网络上进行共享。

4、未经公司管理人员批准，不得更换、修理网络设备；不得擅自操作服务器和网络设备。

5、网络用户应遵守网络使用公德，不得随意更改网络配置，由于不正当使用网络所造成的后果由相关责任人承担。

6、未经公司管理人员批准，任何人不得改变网络拓扑机构，网络设备布置，服务器、路由器配置和网络参数。公司规定无外网访问权限的电脑，电脑使用人不得自行利用各种方法，擅自接入外网。

7、任何人不得进入未经许可的计算机系统更改系统信息和用户数据。

8、企业局域网上任何人不得利用计算机技术侵占他人合法权益，不得制作、复制和传播不健康的信息。

9、不得向无访问权限的人员提供网络的有关技术配置等信息（例如IP地址、网络安全配置等）。

10、任何人不得在公司的局域网上制造、传播任何计算机病毒，不得故意引入病毒。网络使用者发现病毒应立即向公司管理人员报告以便获得及时处理。

六、电话使用管理规定

1、公司电话是用于员工工作需要的设备，严禁用电话与他人闲聊或谈论与工作无关之事。

2、使用电话时注意节省通话时间，尽量做到言简意赅。

3、使用电话时要注意轻拿、轻放，不要损坏电话。

4、使用电话谈话时，尽量声音适中，不可大声喧哗、吵闹，避免影响其它人员正常工作。

5、严禁员工用公司电话打私人电话。

6、下班后不可逗留在公司内打、接私人电话。

7、严禁使用公司电话拨打收费声讯服务电话。

8、公司办公室对各部门电话费进行每月统计与监控，对于出现异常情况时应及时报告公司管理部门进行相应处理。

七、传真机使用管理规定

1、传真机由公司办公室负责日常的管理和维护。

2、公司办公室负责定期对传真机进行检查、维护和保养；了解机器运转是否正常、传真纸是否充足；遇到故障时，及时处理，以保证传真机能够正常使用。

3、使用传真机时应注意节约纸张，严禁浪费。

4、要保持传真机外部清洁，负责人需定期进行擦拭。

5、除客户打来的电话外，一切打到传真机上的电话都要挂断，不允许占用传真机线路。

6、严禁利用传真机接发私人材料及打非业务电话。

7、未经许可，禁止利用传真机复印材料。

8、任何人发送完传真，必须将发送的资料带走，不得遗留、丢弃在传真机周围，造成信息泄漏和破坏传真机周围环境。

9、任何人未经许可，不得将传真机上的纸张挪作他用。

10、不会使用传真机的人员，不得擅自传真机，必须在会使用的人员的教授下，正确使用，避免损坏传真机。

八、复印机使用管理规定

1、复印机由公司办公室负责日常的管理和维护。

2、公司办公室定期对复印机进行检查、维护和保养；了解机器运转是否正常，遇到故障时，及时处理，以保证复印机能够正常使用。

3、在使用过程中，必须严格遵守复印机操作规程，严禁违规操作使用。不会使用复印机的人员，不得擅自操作复印机，必须在会使用的人员的教授下，正确使用，避免损坏复印机。

4、使用复印机时应注意节约纸张，严禁浪费。对于因可以预见到的错误，一次浪费纸张超过20张的，由公司办公室给予20—100元的处罚。对于未最终定稿的设计、方案等，不得大批量复印，由此造成的浪费，由相关部门负责。

5、对于能够使用废纸复印的非正式文件，应尽是废纸复印；除非明确不能进行双面复印的文件，其余文件必须进行双面复印。

6、要保持复印机外部和周围环境清洁，公司办公室负责定期进行擦拭。复印机使用人使用完成后，必须将复印机周围环境清理干净。在复印过程中产生的垃圾，必须处理完成后方可离开复印机。

7、严禁利用复印机复印私人材料。

8、复印保密文件后，必须检查是否有资料遗漏在复印机里或周围，并清理作废的纸张；严禁在复印过程中丢失，遗漏保密文件。

9、复印完成后，必须将复印机的设置调回原样，以避免他人复印时产生错