办公基础知识

1.1办公机构概述
2.办公机构的特点

事务性 服务性 稳定性 保密性



再见！
1.2秘书工作概述
秘书是办公机构最主要的工作人员，秘书工作构成 了办公机构的主要工作内容。
小知识：历史上的小秘书（上官婉儿）
1.2秘书工作概述
1.秘书与秘书工作的含义 古代：保密者、史官、御史大夫、尚书
现代秘书是指在办公活动中，为领导提供辅助 管理，并完成特定的事务性工作的人。
制定会议流程
秘书人员泄密心理探悉
1.膨胀的虚荣心理
2.胆小懦弱
3.不善于约束自己的言论

再见！
2.2秘书日常工作的内容
案例2-1P21
某企业秘书招聘启事中的岗位职责描述

检查督促各部门对上级的指示 定期组织收集 负责组织总经理主持的工作会议 组织起草总经理办公室文件 组织做好总经理办公天之骄子印鉴、介绍信等 协调安排设计多部门主管参加的各种会议 及时编制办公室的方针目标







负责公司办公用房的分配调整及办公用品
2.2秘书日常工作的内容
一、管理办公室环境 办公环境是指组织机构内部工作人员所处的环境，它包 括自然环境和人文环境。 办公室自然环境包括办公室的位置、建筑设计、室内环 境、光线、颜色、办公设备和室内布置
2.2秘书日常工作的内容
1.空气

适宜的湿度

做好主叫准备

核定电话号码
自我介绍

2.被叫-----接电话

准备记录电话 适时答机 重复关键内容 特殊电话挡驾



小知识：常用电话用语集锦
2.2秘书日常工作的内容
2.邮件事务（纸质信函、报刊、包裹及电子邮件）

邮件的接收（履行告知及时清理） 邮件的撰写与发送 正确输入或选择收件人，并确定相关抄送人员 邮件标题应提纲挈领重点突出 正文内容要清楚完整，至少包含“5W1H”
理想的湿度

2.光线 3.色彩 4.声音
2.2秘书日常工作的内容
小知识：办公室空间概念新主张 蜂巢型：电话行销，资料输入和一般行业作业 密室型：会计师、律师 鸡窝型：互动性高，设计、保险处理和一些媒体工作 俱乐部型：广告公司、媒体、资讯公司和一总分管理顾问
2.2秘书日常工作的内容
二、通信联络 包括事务、邮件事务及收发传真事务。 1.电话事务 主叫----打电话

礼貌而不居高临下，诚实而不弄虚作假，参谋而不自以为是，谦虚而不傲上凌 下，谨慎而不唯唯喏喏，公正而不见风使舵，坚持原则而不论是道非，尊敬领 导而不阿谀奉承，自尊自重而不狂妄自大，坚守本分而不炫耀于人。 树立正确的苦乐观。 具备强烈的服务意识，要善于提供严谨周到的服务。要善于提供超前服务。要 善于提花创造性服务。要善于提供高层次服务。
办公基础知识
绪论
绪论
一、办公活动的起源与发展
古代：处理政务 现代：不但要处理政务，商务也属于办公
绪论
二、办公基础知识的内容体系 管物、办事和为人 管物：办事，指的是对办公机构财产、物品的管理。 办事：指的是日常公务事宜的处理。（邮件……） 为人：指的是办公人员在工作中的人际关系处理
绪论
三、办公活动的现实要求 1.认清形势，把握时代脉搏 2.勇于创新，做好办公室各项工作 3.加强学习，提高自身素质 4.充分利用信息技术，改进工作的方法
1.1办公机构概述
二、办公机构的类型及特点 （1）.办公机构的类型
办公机构 （依性质分）
党政机关办公机构
企事业单位办公机构
其他社会团体的 办公机构
1.1办公机构概述
二、办公机构的类型及特点 （ 2 ） . 根据办公机构功能划分的类 型
办公机构 （依功能分）
业务性办公机构
综合性办公机构
专门办公机构
2.1秘书日常工作的原则
三、团结协作的原则

秘书人员要与各职能部门建立良好的协作关系，在 工作上互相配合，互相支持。 秘书工作人员还要同上级、下级建立起良好的协作 关系，以保障上传下达 秘书工作人员之间也需要建立起良好的协作关系


四、保密的原则 （小知识：秘书人员泄密心理探悉 P20 ）
2.1秘书日常工作的原则
三、秘书工作人员的心理素质要求

乐观 自信（案例1-2P16） 冷静 平衡（案例与分析题）P17微软的女秘书---妈妈级的露宝



P18分析题
再见！
第二章秘书的日常工作
章节内容：
原则
内容
方法 关系
2.1秘书日常工作的原则
一、真实准确的原则
真实：实事求是 准确：校对、核实
二、顾全大局的原则
大局：大环境、大趋势

辅助作用 协调作用 参谋作用 信息传递作用 形象作用
小知识：不简单的秘书P9
1.2秘书工作概述
3.秘书工作的特点

从属性 被动性 事务性 综合性



4.秘书资格认证 国家秘书职业资格证书

报考条件 课程设置 考试形式 使用教材



LCCIEB职业文秘专业证书

课程特点 课程设置 考试时间

小知识：听听人事经理怎么说P14
1.3秘书工作人员的基本素质要求
二、秘书工作人员的知识和能力要求 1.完备的知识结构

具备专业理论知识基础 熟悉所在组织的专业知识和业务知识 掌握行业和业务方面的政策法规 掌握必备的社会和生活常识



2.必要的能力要求

基本技能 执行力和判断力

1.3秘书工作人员的基本素质要求
第一、秘书的产生以人们的办公活动为背景，它伴随着办公 活动而存 的。 第二、秘书的服务对象是领导，这里的领导指的是秘书的直 接上级、直接主管，而不是其他部门或机构的领导。
第三、秘书一定要完成一些事务性，即秘书工作，包括起草 公文、主持会务、管理文档、接待等一系列工作内容。
1.2秘书工作概述
案例1-1P8（会务工作） 秘书对于办公机构具有以下五个方面的作用



证书形式
剑桥秘书证书
再见！
1.3秘书工作人员的基本素质要求
秘书工作：上传下达 一、秘书工作人员的政治思想素质 1.秘书工作人员的政治素质要求：
在思想上、政治上同党中央保持高度一致；遵守工作纪律、全心全意为人民 服务；对立谦虚谨慎的优良作风，严守党和国家的机密。
2.秘书工作人员的思想道德素质
第一章办公机构与秘书工作人员
1.1办公机构概述
办公机构是指承担一定办公活动的组织单位。
包括三大要素：办公场所、办公设备以及办公人员 办公场所就是平时所说的办公室，区别于 教室、车间、实验室等。
1.1办公机构概述
小知识：办公室布置P5 办公室的设计和布置应遵循的原则： 1.与其相呼应。 2.创造舒适而又高效的环境 3.兼顾美观和形象。 4.保持一定的私密性

①
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2.2秘书日常工作的内容
文书与档案工作（房产所） 文书就是科学地、高效地处理公务文书Fra Baidu bibliotek以保证机构工作精 确、高速运转。 档案是机构历史活动的真实纪录。
四、会务工作
会议是指有组织、有领导地商议事情的集会。 会务工作是指有关会议诉具体筹备、组织和服务工作的总称。 会前准备 确定会议的议题和名称