秘书三级技能与基础知识讲义全

第一章会议管理

第一节会前筹备

学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。

学习容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。

一、会议筹备方案的拟订

(一) 、会议筹备方案的容

1、确定会议的主题与议题

2、确定会议的名称

3、确定会议的议程

4、确定会议的时间和地点

5、确定会议所需设备和工具能满足会议的需要

6、确定会议文件的围并做好文件的印制或复印工作

7、确定会议与会代表的组成

8、确定会议经费预算

9、确定会议住宿和餐饮安排 10、确定会议的筹备机构

(二) 、会议筹备方案的作用

1、确保会议的周密组织

2、确保会议服务质量和沟通协调到位

3、确保领导的意图得以贯彻执行

(三) 、会议及视频会议的知识

1、会议

1) 会议交流信息的特点

A. 方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的

B. 缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息

C. 可以搭配使用其它通信方式

D. 适用于分公司不远、规模不大的企业

2) 会议信息工作的要求

A. 准确发出开会信息

B. 认真分发会议书面信息材料

C. 合理安排会场信息传输设备

D. 按时接通

E. 通报出席情况

F. 做好会议记录

2、视频会议

1) 视频会议的特点

A. 实现声音和图像同时传送

B. 打破空间的限制

C. 节省时间、费用

D. 交流效果较好

E. 局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛

2) 视频会议信息工作的要求

A. 发出开会信息

B. 分发文件信息资料

C. 布置会场

D. 设置与检查会场信息传输设备

E. 做好会议信息准备

F. 采用先集中后分散的形式

G. 汇总情况信息

(四) 、远程会议筹备方案的特点

1、节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短

2、筹备会议方案时与先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等

3、会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论

4、专人负责远程会议设备

(五) 、会务机构分工的要求

1、根据会议的规模和类型组织人员队伍

2、会务机构要分工明确、责任到人

3、加强协调、定期沟通

(六) 、工作程序

1、组建会议筹备委员会

2、分成筹备小组

3、形成筹备方案

4、领导审核方案

二、检查会务的筹备情况

(一) 、会务筹备情况检查的主要容

1、会议准备是否充分

2、会议期间能否排除各种干扰

3、环境条件与用品准备

4、文件材料的准备情况

5、会场布置情况的检查

6、会议保卫工作的检查

1) 确保会场所有设备线路、运转及操作规的安全可靠

2) 确保会场消防设施齐全有效

3) 确保会场的防窃听装置灵敏高效

4) 确保会场的防盗设施处于运行状态

5) 检查进出会场人员的身份，尽量不须与会议无关人士进入会场

7、检查的其他容

1) 颁奖大会——奖品、颁奖顺序

2) 选举会议——票箱、投票、计票

3) 现场会——参观现场、参观顺序、线路

4) 摄影座次

(二) 、会务筹备情况检查结果的形式

1、书面形式

2、口头形式

3、协调会形式

(三) 、会务筹备情况检查的方法

1、听取会议筹备人员的汇报

2、会前现场检查

1) 确保所有事项都条理清晰2) 注意气味3) 设立入场登记台4) 佩戴徽章、名牌5) 准备接待休息室6) 安排接待、服务人员

(四) 、工作程序

1、开会检查的程序

1) 自我检查，将检查结果上报领导小组

2) 领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知

3) 召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题

4) 汇报会后以、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实

2、现场检查的程序

1) 制定现场检查路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门

2) 将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总

3) 按既定的检查路线和项目注意现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录

4) 对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，以、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正

(五) 、注意事项

1、会务筹备情况检查的汇报材料

1) 汇报材料实现要认真核实，根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查

2) 突出问题，提出对策，注重实效

3) 有量化检查的数据，不能过于笼统

2、对检查所发现问题的纠正

1) 先对问题的性质和围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度

2) 找出问题产生的原因，寻找解决问题的方法

3) 在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备

4) 责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏的结果进行通报

三、审核会议文件

(一) 、会议文件的类型

1、有关会议立项方面的文件

2、有关会议筹备工作的文件

3、有关会议容的文件

4、有关会议宣传报道的文件

5、有关会议管理与服务方面的文件