采购及供应商管理程序

1、目的

为范供应商的管理和采购作业，确保所采购原材料符合规定要求。

2、适用范围

适用于本公司采购产品（包括原材料、包装材料等）和委托服务（包括OEM、ODM）的控

制保证所采购的产品和委托服务符合质量要求和生产需要。

3、定义

特殊产品：非日化类外协加工成品。

4、职责

4.1 采购部负责原材料、委外加工成品及与产品相关的助销品的采购及供应商的管理。

4.2 销售计划部负责制订《物料请购单》；

4.3 技术部/设计部负责原材料技术标准的制定，负责对新技术的样品评审、新样板签样，并

参与现场供应商评审；

4.4 品质管理部负责制定来料检验标准，负责采购原材料、包装材料、外协成品的检验，试验；负责对供应商物料样板进行检验及参与现场评审；

4.5 生产运营中心负责原料的收发、储存及防护等仓储的管理。

4.6 市场部负责参与特殊产品的供应商评，负责新样板签样。

4.7 财务部负责供应商证件资料的审核和采购订单的审批工作。

5、工作流程

5.1采购信息与过程

5.1.1 销售计划部根据市场需求、库存情况及采购周期在ERP系统编制《物料请购单》；

5.1.2 采购人员根据《物料请购单》要求，制定《采购订单》，经采购经理审核后交财务部经

理审批，完成审批后传真给供应商下单采购；

5.1.3 采购人员随时跟进采购订单的实施情况，对有异常的采购订单，及时与采购经理和销售

计划部反映并处理；

5.1.4 供应商按供货合同/加工协议或我公司的原材料采购标准生产和供货；

5.1.5 货到达后，供应商按指定仓库/区域摆放；仓管员根据《采购订单》，核实物资名称、

数量、外包装及出厂合格证等符合要求后，在ERP系统生成到货单，并通知品质管理部进行

检验。

5.2 采购物资检验或验证

5.2.1 采购物资到厂后由品质管理部进行进货检验或验证，具体按《原材料检验标准》及《包

装材料检验标准》执行；

5.2.2 当需要由公司派出代表到供应商处对采购物资进行验货时，由采购部组织相关人员按合

同或协议规定的标准前往验货；

5.2.3 经检验、验证和试验被判定为不合格的采购物资，由品质管理部按《不合格品控制程序》规定执行，并由仓库作好标识。

5.3 供应商评定

5.3.1 供应商分类

根据采购产品对随后的产品实现或最终产品的质量影响、及可能存在的安全性风险进行评估，将所有采购物料的供应商进行分类，分为A、B、C、D四类。

A类:所有化工原料、成品、半成品的供应商；

B类:包装容器(包括包装瓶\盖、软管)、卷膜、复合包装袋、彩盒、与产品相关的彩印、展示

类的供应商；

C类：纸箱、透明PE袋、助销印刷品的供应商；

D类：打包带、封箱胶、其它助销品等生产辅料的供应商。

5.3.2 供应商评定流程

A 类：送样进行样品评审—> 供应商资料审查—>供应商现场审核—>

小批量试产—> 首批试用合格—> 列入合格供应商名录

B 类：供应商资料审查—>供应商现场评审或样板评审—>小批量试产或设计现场跟色—> 首批试用合格—> 列入合格供应商名录

C 类：送样进行样品评审—> 供应商资料审查—>小批量试产或设计现场跟色—>列入合格

供应商名录

D 类：送样进行样品评审—> 直接采购

5.3.3 样品评审

（1）新开发样品由技术部或设计部负责评审、确认；必要时可委托品质管理部协助检测，

技术部或设计部应提供具体检测要求，品质管理部按要求进行检测，并作好相应记录；

（2）样品评审后，技术部或设计部出具《新样板评审报告》（不论合格与否），品质管理

部会签，由技术部或是设计部负责人审批后分发给采购部；样板评审时间最长不超7天。（3）旧物料更换供应商打样样品，由品质管理部按技术部或设计部下发的标准进行检测评审，并出具《新样板订审报告》给采购部；由采购部发起，按《打样、送样处理流程》进行

签样；

（4）旧物料更换供应商不能提供样板需批量试产的，由技术部或设计部现场跟进确认样板；（5）技术部或设计部已出物料标准的原材料，因供应商原因连续3次送样评审不合格，将终止评审（没有确定标准前的打样不计算在内），包装瓶试模除外。

（6）评审的样品，内部的由品质管理部负责保留；签回给供应商的样板由采购部转发给供

应商。

5.3.4 供方资料审查

（1）由供应商提供以下证件复印件：营业执照、税务登记证（国税与地税）等。OEM供应

商还需提供相关产品生产许可证或卫生许可证；

（2）证件审查符合后，在合作前，与供应商签订“采购合同”；企业如有获得任何第三方认证证书，也要提供我司存档。如：ISO9001认证、GMPC认证等；

（3）资料收齐后，由采购员将以上资料和《样品评审报告》、《原料供方技术信息表》提

交部门经理审核。

5.3.5 供应商现场审核

（1）供应商现场审核由采购部组织技术/设计部、品质管理部，按《供应商现场评审表》的

要求逐项进行审核；

（2）以下几种情况可免除现场审核：

a、海外供应商、贸易公司、代理商；

b、A类物质供方已获得GMPC认证资格的（需提供GMPC认证证书存档）；

c、路途遥远的供方（需填写《供应商调查表》寄回公司，由相关部门评价）。

5.3.6 小批量试用

（1）成品试产：收到销售计划部请购单，按《新产品试产试制流程》进行试产；

（2）原材料试产：A类物料以技术部提供实验室小样测试评审报告作为首批订购依据；B类物料由设计部到供应商工厂现场跟进首批生产，现场确认样板后批量生产；

（3）小批量试产或首批生产合格后，采购部将其录入《合格供应商名录》进行管理。

5.3.7 所有对供应商的审核，最终由采购经理评定该供应商是否为合格供应商；

5.3.8 采购部根据对供应商的评定结果，及时更新《合格供应商名录》，其他部门有需要的可向采购部申请；采购部保存所有供应商评定记录及相应措施记录。

5.4 合格供应商的控制

5.4.1 品质管理部负责在进货检验、生产过程活动中对供应商的产品质量进行监控，因供应商产品质量问题造成我公司损失的，由品质管理部进行调查处理并统计所产生的质量损失，由采购部提出处罚意见后交供应商确认，财务执行。

5.4.2 采购部和品质管理部每月对供应商的供货交期和质量状况进行统计，填写《供应商月统计表》作为每季供应商评鉴的依据；供应商评鉴标准按《供应商绩效评鉴表》要求执行。5.4.3 如出现以下情况的，须按本标准的要求重新进行评定：

（1）供应商生产地址变更；

（2）连续两年无供货的供应商，如需恢复供货资格的；

（3）供应商增加或更换供应物料种类。`

供应商名称变更，但生产地址未变，只需提供变更后的法规性文件及第三方资料给相关部门审核即可。

5.4.4 如有以下情况出现时，则报采购部负责人批准，取消合格供应商资格：

（1）因供应商产品质量，导致出现人身、安全事故，造成本公司经济和声誉重大损失；（2）经查实供方存在严重的弄虚作假、偷工减料、损害组织利益的情况；

（3）因供应商原因，一年内出现两次暂停供货的；

（4）年度评级为D级的供应商。

5.4.5 如有以下情况出现时，报采购部负责人批准，暂停合格供方资格：

（1）供方连续多次因质量低劣而退货，我公司发出两次以上纠正预防措施单，没有明显改进的；

（2）供应商现场审核不通过的。

5.4.6 被取消供货/服务资格的供应商，如要恢复资格，应观察其整改的有效性，并按本规定重新评定。

5.4.7 物料在使用过程中或在市场销售时发现属于供应商物料问题导致的损失由品质管理部填写《供应商考核表》，采购部将处理结果通知品质管理部，与供应商确认后由采购部提交给财务部。

6、管理要求

6.1 A、B、C 类供应商的物料的采购时需在合格供应商中进行；D类供应商的物料由采购人员根据具体情况进行采购。

6.2 对特殊物料的采购需经总经理特许。