中国古代秘书工作的继承和发展

《秘书之友》年第期
2008337
古代秘书
李章程
中国古代秘书工作的继承和发展
从传说中的三皇五帝到奴隶制国家开端的夏、商、周，从乱悠悠的春秋战国到封建大一统的秦汉，从初创科举的隋唐到封建盛世的明清，中国古代的秘书工作经历了从发轫到初步形成、发展、逐步走向成熟的阶段。

这一发展历程印证了历史唯物主义和历史辩证法：任何国家、社会管理制度都是在原有基础上推陈出新，在继承和发展中扬弃的。

“秘书”一词最早见于《汉书·叙传》：“博学有俊材……与刘向校秘书。

”这里的“秘书”指宫禁里的藏书。

之后出现的与“秘书”有关的名称或职务如秘书寺、秘书省、秘书郎、秘书监、秘书丞等，均具有收藏图籍的官署或掌管书籍的官员的双重含义。

此前，从事秘书工作的并无“秘书”职务；之后，有“秘书”官职的却并不做秘书工作。

其间，“秘书”一词经历了从无名到物名再到官名的演进。

原始社会的秘书人员有三种：一是管理者，二是经验丰富的长老，三是承办专门活动的人员（秩宗、纳言）。

随后具代表性的有夏之遒人、史官，商之巫、史，周之太史、春秋战国之史官等，虽无秘书之名却有秘书之实。

春秋时期的秘书工作较之早期有了明显的变化：一是改变了原始社会末期秘书人员和社会组织管理者合而为一的状况，出现了专职秘书工作队伍。

二是秘书人员的知识化。

知识化是这一时期秘书人员的一个显著特点。

另外，秘书人员和秘书业务的层次、职能也更加健全。

汉时，出现了“秘书”词条和“秘书”职官。

汉桓帝延熹二年，“始置秘书监，掌典图书古今文字”。

这是中国历史上第一次以“秘书”
一、秘书人员和秘书业务
命名朝廷官职。

它虽仅指朝廷中掌管图书和机密文书这一类官职，含义与今日秘书之解不一样，但无疑已是一大进步。

这一时期的秘书人员有御史大夫、郎官、博士、尚书、主簿等。

与先秦相比，这一时期的秘书工作也有了新的变化：一是秘书机构和职官与中央权力机构联系紧密，扮演着过渡角色，起着过渡作用。

二是秘书机构和官职的设置比较齐全、系统，分工比较明确。

三是秘书和官职分行政性质与宫廷服务性质两种，二者既互相交叉又互相关联。

四是秘书官员一般待遇较低，但作用很大，一旦受到统治者的青睐升迁很快。

如《晋书·百官表》注曰：“博士秩卑，以其传先王之训，故尊而异之，令服大夫之冕。

”五是秘书官职名称变化频繁。

魏晋南北朝时期，“及魏武佐汉，初建魏国，置秘书令，典尚书奏事。

文帝受禅，改秘书为中书，有监有令，而亦不废尚书，然中书亲近，尚书疏外矣。

”
隋唐时期，三省渐成定制，其所属秘书人员分工更为精细。

始于魏晋时期的中书舍人业务扩大至五项。

唐玄宗初年，“置‘翰林院待诏’，以张说、陆竖、张九龄等为之，掌四方
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表疏批答，应和文章。

”两宋时，前朝的中
书舍人、翰林学士制，即“两制”（又称内外
制）得以沿袭。

其中，中书是宰相的办事机
构，相当于现在的办公厅（室），其下的舍人
院、制敕院则是专事文书起草工作的秘书机
构。

元朝创设首领官，总领中央和地方的秘书
工作，因其是集合概念，故具体工作仍由令
史、书吏、司吏、典史等完成。

元朝的首领官
是官非吏，这是一个显著特点。

明清时随着皇
权专制的加强，秘书人员的设置有了相应变
化。

明内阁的首辅、次辅相当于皇帝的正副秘
书长，清军机处的军机大臣实际上就是皇帝的
近侍秘书。

另外，清朝又出现了有清一代独特
的秘书人员——幕友。

中央及地方官僚从民间
“幕馆”中擢用幕友，一方面有利于征辟社会
闲散文人学士充实秘书队伍，在一定程度上改
变了官府秘书队伍被封建贵族世袭的局面；另
一方面从客观上推动了秘书工作的发展。

需要
指出的是，幕友非官非吏。

清末庚子改制后，
晚清政府在部分衙门始设秘书官，掌管公牍的
起草和会计、记录等庶务，近代秘书才正式产
生。

这是“秘书”概念内涵在中国历次变异中
最根本性的一次，变异后的秘书概念一直沿用
至今。

历代的秘书业务大体来说包括以下几个方面：图书典籍工作，文书工作，印信工作，信
访工作，政策研究工作，会务工作，接待工
作，谏议、咨询工作等。

虽然各个时期或阶段
所涉业务范围或广或狭，但在专业的广度和深
度上是不断地继承创新、开创拓展的。

试以文
书工作和信访工作为例。

文书的撰拟和处理一直是古代秘书人员的一项主要职能。

文书撰写和档案保管则是其中
的重中之重。

文书的名称从最初的典、诰、
誓、命发展到后来的表、章、诏、书、奏等，
格式不断完善，内容日臻成熟和贴近实际。

虽然历朝历代的档案保管方法多种多样，但保管的手段和技术是越来越先进，总的趋势是更有利于珍贵文书的留存。

信访工作则从最初的有
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固定信访机构但不重视信访工作、看不到平民百姓推动历史的巨大作用，到后来较重视信访工作，广开言路、四处纳谏，逐渐认识到民心向背对于政权巩固的重大意义。

如魏晋南北朝时期，除在皇宫门口设置司马令专门受理状子外，统治者为了解民间风俗情况，还在尚书六曹中设有民曹，专门受理臣民辞讼事。

唐时设立了匦专事收集信访材料。

宋朝在因袭唐制的基础上改匦为检，并设有登闻鼓院和登闻检院两个受理机构。

明朝时又增设了通政使司。

总之，随着朝代的更替和行政管理活动的加强，秘书业务分工愈加细化，如礼仪、文书、天文历法、修史等逐渐从秘书工作中分离出来，成为独立的工作部门。

秘书业务建设日趋制度化、法制化，形成了一套比较系统的制度，且以法律形式固定下来，从而增强了秘书工作的稳定性和权威性。

秘书的选拔和考核对古代秘书工作起着极其重要的作用，选拔考核得当，则秘书工作兴，反之则衰。

（一）选拔制度
春秋战国时期，各国统治者及权臣为争权夺利之需、巩固政治地位之要，纷纷延纳幕僚，组建秘书和智囊班子。

选拔秘书的条件一般包括“文理明通”、“熟于律例”、“工于计算”等。

秦朝选用秘书的一大特点是史官世代相袭。

秦朝规定，史官后代自幼就应送入专门学校研习秘书技能；非史官之子和犯罪之人不得渗透其中，违者将被治罪。

随着中央集权的封建王朝趋于巩固，两汉则通过征召、辟除等制度选拔官吏，对秘书人员更侧重业务能力的考核。

一些中央机构如尚书台和御史府所任用的秘书需经过严格的考核，如年龄须在岁以上，能背诵籀书九千字以上，要熟悉大篆、小篆、刻符、虫书、摹印、隶书等八种字体。

对为朝廷起草公文的尚书台之侍郎要求更高，除注重文采外，还重视
二、秘书的选拔和考核
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6834122126实际工作的锻炼。

初入台时只能任尚书郎中，为见习官员，满一年后升为尚书郎，协助侍郎办理文书事务，三年后才能任尚书侍郎。

魏晋南北朝时则要求秘书人员精于业务，具体来说有以下几条：一是有较高的文化水平。

如郎中，虽只是五品官员，却号称清要，相当尊贵，且须上太学～年、学通～经。

二是德才兼备。

三是有专业技能和实际工作经历。

曹丕就赞誉陈琳、阮路等人“章表书记，
令之隽也”。

唐代选用秘书的要求则趋于全面，不但要求他们文化水平高，工于书法，擅长写作，娴于辞令，擅长公牍，而且有外貌的要求。

如吏部主持的释褐试就包括身（身材相貌）、言（口才）、书（书法文理）、判（判理政事的能力）四个方面内容，先考书、判，看其是否“楷美道美”、“文理优长”，即书法工整、文理通顺、断事能力强，再看其是否“体貌丰伟”、“言辞辨正”，即相貌端正、口齿清楚，四项全通过者始授官，多为九品小官，日后逐步提升。

宋代则直接通过考核应用文写作能力来选用秘书。

南宋时，考试规则十分严格，考试内容针对性很强，规定“以制、诏、书、表、露布、檄、箴、铭、记、赞、颂、序十二件为题”，凡报考者须依这种文体各作应用公文篇，于报名时递交礼部，由学士院中的学官审阅，合格者才准予考试。

京城外的应试者若为现任官，须将所作公文交上司审阅，合格者方可离任赴京应试。

考试时从种文体中取种命题，答卷要求准确、通顺、简练。

被录取者分上、中、下三等授职，并可减少磨勘（升迁的考授期）年数。

元代时秘书的选拔制度已趋于成熟。

元朝规定各官衙秘书须从“年深通晓刑名、练达公事、廉慎引止、不作过犯”的吏员中挑选，其要求为“首论行止，次取吏能，又计月日多者为优”。

即首先看业务能力，再看是否担
任过公职、有无实际工作经验。

根据这些条件
3636挑选出来的秘书，还须身份清白、有可靠的人担保具结，最后经监察官审查合格方可任用。

明清时则通过层层考试，将最优秀的秘书人才选拔出来，安排到朝廷各部门。

清代军机处的军机章京仅人，由军机大臣从内阁、六部、理藩院等部门的中书、郎中、员外郎、主事、笔帐式等职官中初选，考试合格者被引见皇帝，由皇帝亲自决定是否任用。

其任用的条件有四：“人品端方”、“年富力强”、“字画端指”、“庶官之傲慎”，即品德良好、相貌端正、年富力强、字迹端正。

由于军机处办事素以迅速、缜密为准则，所以特别要求从业者“敏”，即处理事务敏捷，拟写公文迅捷；“慎”，是因为军机处为掌管国家核心机密所在，所以军机章京须办事谨慎、守口如瓶。

同时，为防止结党营私、泄漏机密，清代还规定：凡跟随过三品以上官员者，不得任此职；如现任者原跟随主官已升为从三品，则要退出军机处。

清代这样精选出来的军机章京，虽区区人，却协助皇帝处理着庞大的封建王朝的军政事务，其精干程度、效率之高，实为历代皇帝机要秘书处之最。

综上所述，古代的秘书选拔制度是由低级至高级、由简单至复杂逐步完善的。

就其选拔方式而论，有学校培养、科举考试、聘用、从有实际经验的职官中精选和从下级机关秘书中提拔等；就其选拔标准而论，有政治可靠、文化水平高、博学多才、工于书法、业务能力强、实际工作经验丰富、年富力强、敏捷、保守机密等要求。

（二）秘书考核制度
秦统一天下后，在“明主治吏，而后治民”思想的指导下，按照“凡为吏之道，必精洁正直，谨慎坚固，审悉无私，微密纠察，安静毋苛，审当赏罚”的原则最早制订了对秘书官吏的考核标准，并将之具体为“五善”和“五失”，在全国施行。

凡能遵守“五善”而无一失的秘书官吏就予以升迁、授爵，如有“犯上弗知害”之失者，处以死刑，有其他一
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失或多失者，分别处以罚款、降职、创爵直至
罢职、治罪。

汉朝规定朝廷百司中的秘书官吏由主官每年考核一次，称为“常课”或“小考”，每三
年大考一次，称为“大课”。

“常课”是对秘
书官吏一年中的德行、勤懒，是否忠顺朝廷、
服从主官、忠于职守等情况的书面鉴定，好的
评定为“最”等，差的评为“殿”等。

“大
课”是对三次“常课”评定等第的综合，分出
好、差等第，分别予以赏罚。

郡、国及县的秘
书人员则由主官负责考核。

唐朝秘书人员的考核标准为：“献可替否，拾遗补阙，为近侍之最”，“承昌敷奏，
吐纳明敏，为宣纳之最”，“详录典正，词理
并举，为文史之最”。

每年一小考，五年一大
考。

小考时先由本人写出一年中德、行表现，
称“书考”，然后由主官当众宣读，大家评
议，定出等级，再于官署门口张榜公布三日，
如有不当本人可以申诉，别人也可以补正，供
主官参考后最后划定等第，将考核结果报送吏
部。

大考则综合各次小考的等第，决定奖罚：
凡四次小考总评为中中以上者，升官一级，总
评为上下以上者升官二级；凡总评中下及以下
者，则降官或扣发数月俸禄以示贬斥。

宋朝时朝廷专门设立了审官院、考课院，按照“四善”、“四最”标准负责对包括秘书
官吏在内的全国官吏进行考核。

宋朝规定每年
考核一次，每一任为三年，考核三次。

先由朝
廷百司、地方官衙的主官对下属秘书官吏的
德、绩予以记录，称为“历纸”，再据此评定
等第，然后将考核结果报送朝廷，由审官院、考课院审定，称“磨勘”，最后据此予以奖惩。

整个过程采取下对上层层汇报、上对下层层审核的方式，比之唐朝的考核制度又进了一步。

明朝对秘书官吏的考核采用考课和考察两种方式。

考课是以传统的形式对秘书官吏德、能诸方面进行的考核，每三年一次，九年中考课三次，然后决定奖罚升降。

考课时先由主官
[M]
501986.
[M]
1975.
.[M]
461986.
[M]
[M].
对官吏的表现进行评估，然后送上级审阅，再由吏部复核，鉴定优劣，评定称职、平常、不称职各个等级。

九年中考课三次后，总评也分三等：称职——两次称职、一次平常；平常——两次称职、一次不称职，或二次平常、一次称职，或称职、平常、不称职各一次；不称职——二次平常、一次不称职。

后来，凡九年三次考课后，吏部等部门还要对官吏进行书面考试，再参照考课情况定出等第。

考试有三个方面的基本要求：一为文理通晓，即公文写作能力基本过关；二为行移得当，即行文、发文合乎规章；三为书札不谬，即草拟文书内容真实，不浮夸、溢美。

三方面都合格为第一等，两方面合格为第二等，其余为第三等。

考察是由吏部会同都察院，派员对京城百司和地方官衙中的秘书官吏的考核，看其是否犯有“八条”罪过（贪、酷、浮躁、不及、老、病、罢软、不谨），凡犯有“八条”之一者予以淘汰。

清朝对秘书官吏的考核基本上承袭了明朝的制度，只是在具体做法上稍有改进。

如犯了“八条”中的“贪”条，只要贪赃十两银子以上者就处以死刑。

虽然今日的秘书和秘书工作与历史上的秘书和秘书工作在性质、深度、广度和要求上均存在差异，但我们同样可从中获得启迪，这对于在新形势下如何搞好秘书工作仍有重大的参考和借鉴意义。

注释：
①马端临．文献通考·职官四．中华书局，第卷，
②刘煦．旧唐书·职官志二．中华书局，
③欧阳修新唐书·百官一．中华书局，第卷，
④曹丕．典论·论文
⑤⑥元典章·卷十二·吏部
（作者单位：湖州师范学院人文学院）
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