荣盛房地产发展股份有限公司-《公文处理办法》

荣盛房地产发展股份有限公司

公文处理办法

第一节 总 则

第一条 为提高公司的公文质量和办结效率，实现公文处理工作的规范化、制度化及标准化，综合管理办公室结合公司实际，特制定《公文处理办法》（以下简称《办法》）。

第二条 本《办法》适用于荣盛房地产发展股份有限公司（以下简称公司）及下属各分子公司（以下简称各公司）公文处理工作。

第三条 公文是指公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司精神与政策，发布规章制度，实行管理措施，请示、答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况及交流经验的重要工具。使用OA等办公软件行文的，审批流程及办文要求等均遵循本《办法》规定。

第四条 公文处理包括公文的拟发、收文、办理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文必须坚持实事求是、精简高效、保守秘密的原则，做到及时、准确、安全。

第六条 各级办公室（以下简称办公室）是公司公文处理的管理机构，并负责对下级公司公文处理的指导和督导。

第七条 公文中公司对外、内的简称均按以下规范执行。

对外简称：公司对外简称为“荣盛发展”；下属公司以所属地或经营类型加“公司”两字作为简称，如“荣盛发展徐州公司”、“荣盛发展酒店公司”；多级公司按隶属关系逐次排序，如“荣盛发展沧州物业公司”。

对内简称：公司对内简称为“房地产公司”；下属公司同对外简称，即“徐州公司”、“酒店公司”；统指所有公司使用“各公司”字样。

第八条 公文处理必须严格执行国家的保密法规及公司的有关规定，确保公司秘密安全和公司利益不受损害。

第二节 公文种类

第九条 公司的公文种类主要有：提案；决定；指示；公告；通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要；简报；意见等。

一、提案：又称议案，是有提案权的组织或个人提交会议讨论的方案、建议。适用于各级部门按照程序向同级办公会、专项委员会、专题会或者各公司向上一级办公会、专题会提请审议事项；适用于有提案权的人员按程序向同级董事会提请审议事项。

二、决定：适用于颁布重要规章、制度和管理办法；对重要事项或重大行动做出安排；任免、奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

三、公告：适用于向公司内外宣布重要事项。

四、通告：适用于在公司所辖范围内公布应当遵守或者周知的事项，通告主要用于有关单位开展业务工作需要。

五、通知：适用于转发政府机关及公司股东大会、董事会的公文，批转各部门、各公司的公文；发布规章；传达要求各部门、各公司办理和有关单位需要周知或共同执行的事项。

六、通报：适用于公司内部表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重要情况。

七、报告：适用于向上级公司或相关组织机构汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级公司或相关组织机构的询问。

八、请示：适用于向上级公司或相关组织机构就有关事项请求指示、批准。

九、批复：适用于答复下级单位或人员的请示事项。

十、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题。

十一、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

十二、简报：适用于上下级、平级之间互通情况、反映问题、交流经验、传递信息。

十三、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

第十条 发文机关根据工作实际确定公文文种，不确定的可向办公室咨询。

第三节 组成及格式

第十一条公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位及人员、正文、附注、附件、发文机关署名和日期、印章、抄送单位及人员等部分组成（参见附件一：公文模板）。此处主要以红头文件为阐述对象，其他种类公文参照红头文件。

一、版头:由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，并用套红大字居中，印在公文首页上中部，字体为方正小标宋体55号，行间距为60磅；联合行文，主办单位应当排列在前，字体为方正小标宋体50号。可根据单位名称字数适当调整字体宽度和字间距。

二、秘密等级：公文须设秘密等级。秘密等级分为机密、秘密，未标注秘密等级即常规公文。秘密等级标注在文件版头右上方顶格位置。文件秘密等级由发文单位根据文件内容确定。采用OA行文时，秘密等级须在系统送文单中标明。

（一）机密：指所涉内容只能由收文者本人知晓的公文。

（二）秘密：指所涉内容不能向无关人员透露的公文。

（三）常规公文：指所涉内容可在公司内传达的公文，但不可擅自对公司以外公布。

三、紧急程度：对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明特急、加急。

特急公文，是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的公文。

加急公文，是指涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文。

常规公文，是指可以按正常速度形成、运转和办理的公文。但常规公文也要及时办结。

紧急程度标注在版头右侧秘密等级垂直下方位置。收文部门收到特急文件后，须立即转呈收文人，不可延误。非特急、加急文件，此处标示可省略，收文部门按正常要求时限传递。OA行文，紧急程度须在系统送文单中标明。

四、发文字号：包括单位代字、部门代字、年份、序号，标注于版头下方居中或者左下方；联合行文只需标明主办单位发文字号。字号为三号，仿宋_GB2312字体。

发文字号排序原则上所属单位简称位于年份前，部门代字、文种依次位于年份后。部门代字原则上以第一个字作为简称，会议纪要以“会”字作为简称。如：公司北区工程系统印发项目会会议纪要，发文字号为“荣盛发展北工[2015]会字第01号”。单位代字使用按本《办法》第七条对外简称去掉“公司”字样执行，发文字号编号排序以区域划分，同一地区隶属同一签发人的不同公司发文编号顺次排列。如：沈阳公司印发公司级会议纪要，发文字号为“荣盛发展沈阳[2015]会字第01号”，沈阳荣盛中天或沈阳其他公司发会议纪要时，编号顺次排列。

五、签发人：公司（或部门）下发带有版头的正式公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，字号为三号，仿宋_GB2312字体。“签发人”后面标注签发人姓名，字号为三号，楷体字体。

六、公文标题：由发文机关名称、公文主题和文种组成，应当准确简要地概括公文的主要内容。标题中除制度、规章名称加书名号外,一般不用标点符号，一律用二号字，方正小标宋体，间距为自动、固定值28磅。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。